淺議事業單位檔案管理信息化建設問題

董妹

摘 要：隨著科學技術水平的穩定提升，事業單位的檔案管理工作也發生較大變化。實現檔案管理工作的信息化發展，為現代化發展進程中一種新潮流，因此，在本文中，針對事業單位檔案管理工作中產生的問題，為其提出有效的實施對策，保證在信息化、現代化發展趨勢下，實現事業單位檔案管理工作的順利實施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

事業單位檔案管理工作主要是對原有文件進行管理，利用現代信息手段，能夠實現信息與資源之間的有效轉換，在對其保存過程中，實現良好的服務工作，對現代化社會進步與發展具有十分重要的作用。

1 事業單位檔案管理信息化建設問題

其一，沒有對檔案信息資源合理開發。事業單位采集的檔案信息比較少，存在的重復性比較嚴重，整體的質量需要提高。目前，我國雖然已經構建了多個信息化數據庫，但是，這些數據庫都沒有獲得良好的使用效果，還需要對其進一步開發[1]。

其二，沒有促進檔案信息的安全性。事業單位中存在的檔案信息與普通的檔案都是一致的，其中包括國家的機密文件，在管理工作中需要保證其安全。但是，在信息化建設工作中，有些事業單位沒有重視到檔案信息的安全性，導致信息自身存在就較大威脅性，影響其安全。甚至有些事業單位將信息進行公開，沒有按照相關規定進行管理，制約檔案信息的安全管理。

其三，檔案管理人員素質較低。事業單位檔案管理工作中的人員缺少實踐經驗，人員流動大，無法實現人員的長期工作。該形式下，導致檔案管理工作產生較大混亂現象，甚至丟失一些重要文件。

其四，檔案檢索效率較低。一般的檢索工作為計算機和手工檢索，與工作效率和設施存在較大關系。在現代化社會發展中，計算機檢索能夠促進工作效率的提升，但是，有些事業單位還停留在手工檢索中，該工作需要投入大量的人力、物力，不僅影響了整體的實施效率，還導致檔案信息重疊信息的產生[2]。

2 事業單位檔案管理信息化建設問題的解決對策

2.1 制度規范的規范性

基于我國的基本國情，事業單位為特殊部門，其中的檔案管理部門為邊緣化機構。基于相關法律法規的分析，給檔案管理工作建立了明確的規定，所以，要實現事業單位檔案管理工作的信息化，一定要遵循法律法規建設，使其在期間對其制約，這樣才能使事業單位的檔案管理工作有效執行。同時，事業單位還需要根據實際發展情況，為自身制定科學、合理的管理制度，保證基于制度能夠對各個人員進行有效的培訓與約束。

2.2 規劃工作的合理性

對事業單位檔案管理工作的信息化進行合理規劃。期間，需要事業單位根據自身的發展情況，了解事業單位檔案信息化管理進程。在新時期發展下，雖然信息化建設為檔案管理工作提供較大便利條件，但執行過程中不能太過隨意。在實現事業單位檔案信息化管理工作前期，需要為其提出科學、合理的規劃。在實際規劃工作中，還需要根據實際發展情況，為其制定出信息化建設目標，這樣不僅能為檔案信息化管理工作的執行提供便利條件，還能促進該工作的順利實施與有效進步[3]。

2.3 監督制度的完善性

監督制度能夠為事業單位檔案管理信息化發展提供監督與制約條件，保證工作執行過程都能在合理范圍內。一個完善的監督制度需要增強工作人員的積極性、主動性，并為檔案信息與檔案資料提供安全保障。同時，事業單位還需要充分發揮內部與外部的監督工作，實現兩者的有效結合和發展，在該情況下，不僅能認識到檔案管理工作中存在的隱患，還能為其提供有效的實施方法，從而促進檔案信息化管理系統的高效構建[54]。

2.4 人員素質的全面提升

在現代社會不斷進步與發展下，事業單位的檔案管理工作實現的信息化，為了促進管理工作的有效執行，檔案管理人員需要具備信息化管理方法和相關技能。基于該工作要點，需要促進工作人員綜合素質與自身能力的提升，并在檔案管理工作中，將服務作為主要的實施要素，掌握事業單位檔案管理工作的相關內容，對管理人員進行全方位培訓，保證能夠提高他們的綜合素質與自身能力。不僅如此，在實際培訓工作中，還需要對傳統的檔案管理方式、知識結構進行優化，這樣才能在整體上促進工作人員綜合素質的提升。

2.5 信息化網站的建設

檔案管理信息化網站的建立是將網頁作為主要形式，為工作人員的檔案工作提供良好的服務工作，保證工作人員在網絡上能夠查詢到相關信息。實現網絡化服務，還能為檔案管理工作提供新的方式，從而保證信息資源的有效傳遞。所以說，在事業單位檔案管理工作中，信息化網站為建設工作中的主要方式，該方式不僅促進更新能力、開發能力的獲取，適應當代社會的發展需要，還能為其提供大量的信息資源[5]。

2.6 管理工作的信息化增強

在信息化發展進程中，還需要將先進的科學技術與現代手段應用到事業單位檔案管理工作中，保證檔案管理工作效率與質量的穩步提升。事業單位檔案管理人員將計算機軟件作為輔助，促進檔案內容與信息的更新化，保證各個檔案信息更準確。使用計算機軟件，還能利用圖片、聲像等展現檔案資料，在該情況下，不僅能實現檔案無紙化保存，還能減少資金與空間的使用。

2.7 管理工作的數字化實現

數字化管理工作為現代化進程中的主要部分，事業單位在檔案管理工作中，需要利用現代信息手段與相關信息，促進信息資源的數字化發展，保證能形成合理數據庫，促進服務工作的完好發展。同時，數字化管理工作的執行還能優化傳統的工作方法，實現傳統工作與現代工作的相互融合，從而實現共同進步與發展。

3 總結

在現代化社會經濟水平不斷提升下，事業單位檔案管理工作產生一系列問題，為了對其有效解決，提出了信息化發展模式。該方式的執行不僅能符合現代化發展需要，還能促進事業單位的穩定發展。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）：128-128，129.

[2]項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2013（30）：214，216.

[3]程巧玲.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理，2011（4）：86.

[4]楊立.事業單位檔案管理信息化建設初探[J].卷宗，2016（7）：182-182.

[5]董晶晶.基于事業單位檔案管理信息化建設的“五個基礎”的相關探討[J].卷宗，2014（12）：71.