專利檔案管理的研究與探討

隨著我國科學技術的日益發展和管理水平的日益提高，我們在檔案方面的管理水平還需要進一步的發展和完善，特別是針對專利檔案的管理更要引起檔案管理人員的關注。為了剛好的管理好專利檔案，檔案管理人員首先就要熟悉《中華人民共和國專利法》，因為這部法律對專利權有了明確的規定，是專利檔案管理的法律基礎和法律依據，檔案管理人員只有學習和熟悉這部法律才能合理合法、有理有據的開展專利檔案的管理工作，這不僅能有效的保護專利權人的權益，還能更好的開展專利檔案的保護、管理和利用的工作。

1 專利檔案及其特點。

專利檔案是明確清晰的記錄了各項專利的內容以及專利在發明過程中的原始數據的重要的原始文件。專利檔案除了記錄專利本身的各項信息，還包含了專利在保護及管理過程中產生的各種有效的重要的文件。所以專利檔案是有關專利的所有原始信息被收集、整理、歸檔后形成的文件。根據專利檔案產生的過程，歸納出專利檔案有以下幾個特點：

1、專利檔案具有法律效用性。

我們知道，某項發明創造一旦被授予專利權后，專利權人便享有受專利法保護的對該項發明創造的獨占實施權、許可權、轉讓權、標記權、放棄專利權、請求保護權等各項權利。專利權實施過程中反映專利權人各項權利的法律關系及法律狀態的各種類型的文件是構成專利檔案的主體部分。所以，專利檔案是保護專利權的最可靠的憑證和依據，它與專利同樣具有很強的法律效用性。

2、專利檔案具有技術實用性。

因為獲取專利的前提條件是某項技術必須具備其新穎性、先進性以及可以直接利用的實用性，所以，專利檔案的成分中除具備與科技檔案相同的特點如技術上的新穎性與先進性以外，還體現出很強的可操作性，即技術實用性。

3、專利檔案具有時效性。

《中華人民共和國專利法》規定了專利的時效性，發明專利的有效期是20年，設計型的專利有效期是10年。由于專利存在時效性，那專利檔案也存在一定的時效性，但是這并不影響專利檔案的保存和管理。因為即使專利超過了有效期，這個專利的檔案還是有歷史保存的價值，而且也可以作為專利資料為后期的專利認定作為參考憑據。

4、專利檔案具有保密性與獨占性。

和專利權一樣，專利檔案也具有保密性和獨占性。一旦專利權形成了，那專利檔案就自然的歸屬專利權所有人，任何組織和個人如果沒有得到有效的授權是不能隨便獲取和利用專利檔案的，則就可能是一種不合法的行為。

5、專利檔案的數量大、記錄的信息范圍廣。

現在各行各業都可以進行專利的申請，從科技領域到我們日常的生活領域都能進行專利的申請，所以，專利文件不僅數量大，而且涉及信息范圍廣，這一特點當然也體現在專利檔案中。

6、文件格式及類型規范化。

根據有關規定，構成專利檔案的各類文件如專利申請書、專利說明書、合同書、協議書等都有統一的書寫格式，這一特點對專利檔案的管理向現代化方向發展有著很重要的現實意義。

2 專利檔案的管理。

專利檔案的管理就在專利檔案的內容和特點的基礎上認真貫徹好檔案管理的原則和方法，具體應注意以下幾點：

1、專利檔案的歸檔范圍。

依據專利活動自身的特點，專利檔案的歸檔范圍一般應包括2個方面的文件材料：（1）與專利相關的或與專利檔案管理相關的法律、法規、條例以及暫行辦法等說明材料；（2）在專利從研發、申請直到鑒定為專利的過程中產生的原始數據和相關的記錄材料以及具有保存價值的各類相關材料。

2、專利檔案的整理原則。

在整理分類時，我們可以將專利檔案總的分為4類：綜述類專利檔案、發明類專利檔案、創新實用型專利檔案、外觀創新設計專利檔案。其中綜述類專利檔案的整理可按其文件的產生單位、時間順序進行；發明類專利檔案、創新實用型專利檔案、外觀創新設計專利檔案則需要根據《國際專利分類法》中規定的分類體系對這些專利檔案進行整理，即按不同的專利項目所涉及的技術行業作為整理的類目進行分類整理；如果恰好屬于同類專利項目那再根據專利權所有人、專利形成的時間進行分類整理；其中每個專利項目中還包含很多的文件，這些文件就按照文件間的自然聯系來進行分類整理。對大部分的情況來說，專利檔案的管理是通過單個的專利項目來設立一個獨立完整的保管單位，然后各個專利項目內的文件還要進行分類整理，這部分文件的整理就按照文件形成的過程及整理后方便利用的整理原則來進行操作的。具體即按上述歸檔范圍中所述發明類專利檔案、創新實用型專利檔案應該分為相應兩大類。其中，反映專利技術成果的研制發明過程的有關記錄材料應按其自然形成過程進行整理，這部分材料一般在該項成果獲取專利前已經歸檔到相應的科技檔案類或產品檔案類，所以只需轉過來即可；反映各項專利申請和管理活動過程的各類相關文件就要按專利性質的不同進行分類整理，相同類目下的文件則按其文件自身自然形成過程及形成的時間順序進行分類整理。

3、專利檔案的利用工作。

關于專利檔案的利用工作，必須由負責保管該專利檔案的單位組織進行，一方面管理單位要根據專利本身的特點制定出科利用檔案的對象、利用檔案的程度、范圍和利用的原則。專利檔案的利用工作并不是一味的開放，而是要考慮到專利檔案的保密性合理的設定一定的限制。為了能合理的高效的進行專利檔案的利用工作，保管檔案的單位主要是進行如圖的內容：

4.建立專利檔案信息中心。

專利檔案除具備前述各項特點外，另外存在一個形成單位及保管分散的弱點。為了真正促進科學技術合理推廣、利用以及各部門經濟建設的共同進步、共同發展，有必要在全國范圍內建立一個專利檔案信息中心，該中心可由中國專利局檔案部門來承擔。該“中心”的主要任務是建立一個全國性的開放型的專利檔案信息網絡，并保證網絡內成員及有關用戶，能依專利法有限制地但很方便地獲取有關專利信息。該職能可以通過以下幾方面來實現：（1）制訂全國專利檔案目錄報送制度，規定各地相關部門定期或不定期地及時報送新增專利檔案目錄，包括案卷級目錄和文件級目錄；（2）應用現代通訊及管理設施來管理專利檔案二次信息，并通過計算機用戶終端和其它途徑有效地提供專利信息咨詢及利用服務；（3）在前兩方面工作的基礎上，盡快實現全國專利及專利檔案管理系統的信息高速公路。

參考文獻

[1]沈堯曾等著：《工業產權淺論》，專利文獻出版社2007年10月版.

[2]《中華人民共和國專利法》

[3]《中華人民共和國檔案法實施辦法》

作者簡介

焉保祥（1967-），男，山東省乳山人，大專，畢業于解放軍軍械工程學院；研究方向：檔案管理。