加強(qiáng)檔案收發(fā)與整編規(guī)范化的相關(guān)問(wèn)題研究

摘 要：當(dāng)前檔案管理部門(mén)在對(duì)干部人事的檔案管理以及重大工程項(xiàng)目的檔案管理是其主要管理內(nèi)容，檔案管理對(duì)有關(guān)干部人事的任用以及工程建設(shè)的運(yùn)行及指導(dǎo)都具有重要的意義。筆者根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)，在本文中主要結(jié)合干部人事檔案管理中收發(fā)與整編工作環(huán)節(jié)的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀以及檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性進(jìn)行了簡(jiǎn)要的概述，重點(diǎn)對(duì)如何加強(qiáng)檔案收發(fā)與整編規(guī)范化進(jìn)行了制度上和具體措施上的分析，旨在通過(guò)本文的研究為檔案管理工作提供有益的借鑒，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；收發(fā)；整編；規(guī)范化

1 檔案管理現(xiàn)狀與檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

（一）檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作在我國(guó)的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位長(zhǎng)期占有著一席之地，檔案管理工作中檔案的收發(fā)與整編是重要的環(huán)節(jié)，也關(guān)系著檔案管理的質(zhì)量水平，但是由于缺乏重視程度、相關(guān)的制度不完善以及檔案管理人員素質(zhì)能力等因素的影響，檔案管理水平一直處于停滯不前的狀況，與當(dāng)前我國(guó)社會(huì)的發(fā)展以及機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的管理差距也越來(lái)越大，其中檔案收發(fā)與整編也一直延續(xù)著傳統(tǒng)的方式，缺乏規(guī)范化，不但影響檔案管理的效率，也在當(dāng)前越來(lái)越繁重的工作量下增加了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（二）檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案管理工作中最主要的業(yè)務(wù)就是對(duì)人事檔案的管理，人事檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位來(lái)說(shuō)具有人力資源保證的作用，利用檔案可以實(shí)現(xiàn)人事安排的優(yōu)化配置，檔案管理功能的發(fā)揮也對(duì)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。因此為了更好的發(fā)揮人力資源的價(jià)值，做好檔案管理工作是十分必要的，檔案管理工作又是由若干工作環(huán)節(jié)共同構(gòu)成的，其中包括從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，只有保證每一環(huán)節(jié)的規(guī)范化才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的整體優(yōu)化，本文主要對(duì)檔案收發(fā)與整編的規(guī)范化進(jìn)行研究探討。

2 加強(qiáng)檔案收發(fā)與整編管理制度的規(guī)范化

在大多數(shù)的檔案管理單位或部門(mén)都有相應(yīng)的檔案管理制度，但是在制度內(nèi)容的規(guī)范化方面卻存在著不足，尤其是對(duì)檔案收發(fā)到整編等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化要求不夠具體，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的控制不到位，都會(huì)影響到整個(gè)檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量，因此制度的規(guī)范化建設(shè)是基礎(chǔ)也是保證。以下筆者就對(duì)檔案收發(fā)與整編制度的規(guī)范化進(jìn)行詳細(xì)的分析：

（一）檔案收發(fā)與整編的規(guī)范化的職責(zé)要求

檔案收發(fā)主要是負(fù)責(zé)檔案資料的收集、管理、查詢與借閱，作為檔案收發(fā)管理工作人員要保證檔案的完整性、安全性，因此一定要在日常工作中按照制度的要求進(jìn)行規(guī)范化操作，這就需要制度既要對(duì)檔案收發(fā)工作進(jìn)行規(guī)范。檔案整編主要是負(fù)責(zé)檔案資料的整理和編目，具體包括立卷、對(duì)案卷進(jìn)行分類、案卷排列、案卷裝封等，在整編的過(guò)程中必須要按照一定的原則進(jìn)行系統(tǒng)的分類、組合、排列、編號(hào)和編目，這樣才能形成規(guī)范有序的檔案。

（二）檔案收發(fā)與整編制度規(guī)范化的具體內(nèi)容

從檔案收發(fā)與整編工作的職責(zé)角度，在制度的規(guī)范化方面應(yīng)當(dāng)包含以下幾個(gè)方面：

一是檔案材料歸檔的規(guī)范化，檔案收發(fā)的前期基礎(chǔ)性工作就是檔案材料的歸檔，歸檔過(guò)程中要對(duì)相關(guān)的材料進(jìn)行控制，避免給整編造成困擾和失誤，因此材料歸檔過(guò)程實(shí)際上也是對(duì)材料進(jìn)行鑒別的過(guò)程，制度中應(yīng)當(dāng)明確可歸檔的要求，管理人員根據(jù)檔案材料的屬性及內(nèi)容進(jìn)行對(duì)應(yīng)處理，需要注意的是對(duì)已形成檔案的補(bǔ)充材料處理上，還要做好相應(yīng)的目錄補(bǔ)充。

二是檔案材料核對(duì)的規(guī)范化，由于檔案收集來(lái)自不同的單位和部門(mén)，所以形式各樣，但是對(duì)檔案材料內(nèi)容的核對(duì)要求是相同的，因此制度中應(yīng)當(dāng)明確檔案核對(duì)的具體標(biāo)準(zhǔn)，尤其是不同機(jī)關(guān)、單位出具的檔案在內(nèi)容表達(dá)上也有著差異，在核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)當(dāng)以具體關(guān)鍵詞等來(lái)細(xì)化核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)，這也是做好整編最基礎(chǔ)也是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

三是轉(zhuǎn)遞檔案整編的規(guī)范化，在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的人員調(diào)動(dòng)中必然會(huì)產(chǎn)生檔案的轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞的檔案要及時(shí)的調(diào)整才能確保檔案資料的完整，因此作為接收新職員的單位檔案管理部門(mén)，一定要對(duì)檔案進(jìn)行重新的審查及整編，在制度中要進(jìn)行明確，例如對(duì)本單位的檔案轉(zhuǎn)遞要取出檔案，對(duì)原來(lái)的檔案信息進(jìn)行注銷、填寫(xiě)通知單、重新進(jìn)行包裝和密封。

四是檔案統(tǒng)計(jì)規(guī)范化，對(duì)于整編完成的檔案，還要進(jìn)行相關(guān)資料的統(tǒng)計(jì)，對(duì)其中的一些內(nèi)容也要進(jìn)行再次審查，這樣才能更加保證檔案的完整和準(zhǔn)確。檔案的統(tǒng)計(jì)是對(duì)所有檔案的數(shù)量、是否有檔案需要補(bǔ)充材料等情況進(jìn)行總體的統(tǒng)計(jì)，只有這樣按照規(guī)范化的步驟和程序進(jìn)行管理，才能發(fā)現(xiàn)各種問(wèn)題并及時(shí)的處理。

3 加強(qiáng)檔案利用與實(shí)施基礎(chǔ)上收發(fā)與整編規(guī)范化

檔案收發(fā)與整編的目的是為了檔案發(fā)揮參考依據(jù)作用，因此在檔案的收錄與整編中要充分考慮到利用，制定并在整編中執(zhí)行科學(xué)合理的檔案材料分配與使用方案。

（一）檔案查閱場(chǎng)所的規(guī)范化

檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案的不同分配需求，設(shè)立專門(mén)的查閱室以供查閱，不但保證了檔案利用的高效性，同時(shí)也便于檔案收發(fā)與整編工作的進(jìn)行，檔案管理部門(mén)存放大量的檔案，尤其是人事檔案有經(jīng)常性的查閱要求，因此在靠近檔案庫(kù)房設(shè)立專門(mén)的查閱室，不但有利于利用，也為有關(guān)檔案的收發(fā)與整編提供了專門(mén)的場(chǎng)所和平臺(tái)，在查閱室懸掛查閱制度要求以及相關(guān)類型檔案收發(fā)與整編的流程，有利于保證檔案收發(fā)與整編的規(guī)范化進(jìn)行。

（二）檔案借出的規(guī)范化

檔案借出是檔案整編中經(jīng)常遇到的問(wèn)題，在包括機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及企業(yè)等在內(nèi)的檔案管理部門(mén)都會(huì)遇到本單位或者職工因各種需要而借出檔案的情況。作為整編檔案的管理人員，要審查借出的目的，一般包括本單位領(lǐng)導(dǎo)要查閱個(gè)別的人事檔案、公安機(jī)關(guān)等因公需要借用檔案等，對(duì)于必須要借出的要按照規(guī)范化的流程進(jìn)行借出，只有滿足了借出的條件才能允許借出。

（三）檔案證明的規(guī)范化

檔案部門(mén)對(duì)檔案的借出有著十分嚴(yán)格的要求，因此實(shí)踐中為了減少流程，也經(jīng)常在需要查閱而不便時(shí)采用檔案證明的方式來(lái)核實(shí)有關(guān)信息，檔案管理部門(mén)也經(jīng)常會(huì)對(duì)單位或個(gè)人出具證明材料，這也構(gòu)成了檔案收發(fā)與整編的工作內(nèi)容之一。但是在出具檔案證明時(shí)也要執(zhí)行規(guī)范要求，當(dāng)前檔案管理準(zhǔn)則中對(duì)檔案證明有明確的規(guī)范，包括在出示證明材料時(shí)必須經(jīng)過(guò)管理人員批準(zhǔn)等。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案部門(mén)的人事檔案的收發(fā)與整編管理對(duì)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)安排具有基礎(chǔ)保障性作用，最終影響著機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的辦事效率，因此加強(qiáng)檔案收發(fā)與整編來(lái)強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但是當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀，存在著一些不規(guī)范之處，因此本文從現(xiàn)狀及重要性出發(fā)，對(duì)檔案管理制度以及檔案利用制度規(guī)范化建設(shè)進(jìn)行了詳細(xì)的分析，希望對(duì)有關(guān)檔案管理部門(mén)的檔案收發(fā)與整編規(guī)范化提供切實(shí)有效的幫助。

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作者簡(jiǎn)介

李琳（1981-），天津市，天津水務(wù)集團(tuán)有限公司引江市南分公司。