關于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點思考

摘 要：事業(yè)單位主要是為社會服務的非營利性組織，而在具體的服務過程中需要由相關的人員進行管理和服務，這就要求高度重視人力資源管理，在人力資源管理方面人事檔案管理發(fā)揮著舉足輕重的作用，尤其是在事業(yè)單位人員調動較為頻繁的情況下，檔案管理對于提高工作效率、保證事業(yè)單位工作質量意義重大。本文分析的是做好事業(yè)單位人事檔案管理的相關策略，全文從事業(yè)單位人事檔案管理、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀以及強化事業(yè)單位人事檔案管理的相關策略等方面進行分析。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；思考分析

人力資源在事業(yè)單位日常管理以及服務過程中發(fā)揮著重要作用，依靠人力資源管理實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配制，確保事業(yè)單位中所有工作人員能夠發(fā)揮最大作用。在事業(yè)單位管理中人事檔案是工作人員成長過程中主要經歷等相關信息的文字記錄，也是工作人員工作過程的證明。人事檔案的科學管理對于保證事業(yè)單位正常的運行均有重要意義，本文結合相關文獻資料，就關于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點思考策略分析如下：

1 事業(yè)單位人事檔案管理分析

事業(yè)單位屬于國家一個重要機構分支，現(xiàn)階段的事業(yè)單位主要職責是為社會公眾服務，促進社會各項福利的實施，確保當前社會下文化、教育、科學、衛(wèi)生等多方面的需求，從這個角度分析，事業(yè)單位主要是為社會提供多種社會服務的。隨著《事業(yè)單位人事管理條例》的頒布和實施，事業(yè)單位中的工作人員不再是終身制，工作人員可根據自身的情況選擇離開事業(yè)單位。

事業(yè)單位中工作人員參與工作的相關記錄都存在于人事檔案中，人事檔案管理主要是對各種檔案的收集、整理、保管、鑒定以及使用等過程，具體的需要有專人負責管理，對于事業(yè)單位而言，人事檔案管理發(fā)揮著重要作用，首先通過人事檔案管理有助于全面的了解工作人員，從而充分的發(fā)揮工作人員的主觀能動性，保證事業(yè)單位工作效率；其次人事檔案是事業(yè)單位進行技術人才、科研人才選拔、晉升、任免等重要參考，也是人力資源管理的依據，依靠人事檔案保證各部門工作人員可以充分發(fā)揮自身的價值，為社會提供更好的服務，也就是人事檔案管理在事業(yè)單位中十分重要[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 輕視人事檔案管理工作

事業(yè)單位主要領導者在日常工作中將大量的工作放在了事業(yè)單位業(yè)績方面，對于人事檔案管理工作不是很重視，狹義的認為人事檔案管理就是將所有工作人員的檔案進行集中管理，卻沒有重視人事檔案管理的應用，由于事業(yè)單位領導對人事檔案管理的不重視，從事檔案管理的工作人員沒有充分發(fā)揮自身的職能，尤其是在人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理改革發(fā)展過程中，沒有足夠的資金用于信息化檔案管理系統(tǒng)建設，降低了人事檔案管理工作效率，影響到事業(yè)單位中工作人員升遷的公平性和合理性。

2.2 檔案管理人員綜合素質不高

事業(yè)單位中涉及到的人事檔案較多，而具體的管理過程都是由事業(yè)單位檔案管理員完成的，實際參與檔案管理的工作人員對于《檔案法》、《保密法》等相關內容缺乏認識，在檔案管理過程中缺少保密意識以及對檔案管理工作的主動性；在人事檔案管理中沒有落實檔案管理崗位職責，缺少對各類人事檔案的監(jiān)督和檢查；部分事業(yè)單位檔案管理員還存在泄密、丟失或者是損毀檔案的事件，影響到事業(yè)單位人事檔案管理的完整性，而這些都和檔案管理人員的綜合素質有著直接關系[2]。

2.3 人事檔案管理規(guī)章制度的不完善

事業(yè)單位人事檔案管理過程中需要以檔案管理制度為參考，但是現(xiàn)階段，大多數(shù)人事檔案管理規(guī)章制度主要來源于國家相關法律法規(guī)，不同事業(yè)單位沒有根據自身的實際情況對檔案管理制度進行完善，這樣就造成了大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理制度存在大范圍的相似性。不具有特色的檔案管理制度必然會讓檔案管理人員忽視，影響到實際的人事檔案管理。

2.4 檔案管理信息化程度低

隨著計算機技術以及網絡技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案逐漸向信息化管理方向發(fā)展，但是總體而言，人事檔案管理的信息化程度依然很低，這是由多方面原因造成的，比如在檔案管理人員方面，由于長期受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，無法快速的適應信息化人事檔案管理，部分從事檔案管理工作時間較長的人員在計算機操作以及計算機技術運用方面上存在著一定的不足；而現(xiàn)階段人事檔案管理信息化系統(tǒng)還不是很完善，這是因為人事檔案信息中涉及到較多的個人因素，對于國家而言，屬于重要的數(shù)據資料，但是在網絡環(huán)境下，系統(tǒng)容易遭受各類病毒、黑客的攻擊，從而使得事業(yè)單位人事檔案管理信息泄露，除此之外，信息化檔案管理的推廣必須要有配套的法律法規(guī)用以規(guī)范和約束管理人員的日常行為，但是現(xiàn)有條件下，大多數(shù)法律法規(guī)的服務對象仍然為傳統(tǒng)的人事檔案管理，對于信息化條件下的檔案管理不能發(fā)揮作用或者是發(fā)揮作用不明顯。

3 強化事業(yè)單位人事檔案管理的相關策略

3.1 提高對人事檔案管理重要性的認識

事業(yè)單位主要領導者應認識到人事檔案管理的重要性，督促檔案管理人員做好人事檔案管理工作，定期對人事檔案管理情況進行詢問。了解事業(yè)單位人事檔案管理變動情況，除此之外，事業(yè)單位負責人還需要根據檔案室管理需求，留置一定的資金用于檔案管理，根據實際情況增加檔案管理中所需要的各類硬件設施以及軟件設施，不斷提高檔案管理水平，保證事業(yè)單位人力資源管理工作的順利進行。

3.2 重視檔案管理人員綜合素質的提升

作為一名事業(yè)單位檔案管理人員，在日常工作中需要具備較高的政治素質、高尚的職業(yè)道德、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L、過硬的業(yè)務能力以及大膽的創(chuàng)新精神。對此需要對檔案管理人員進行各項業(yè)務的學習，強化繼續(xù)教育，定期對檔案管理人員進行全方位、多角度的培訓學習，組織事業(yè)單位檔案管理人員與其他事業(yè)單位檔案管理人員之間的交流溝通，促進檔案管理人員獲得新的檔案管理觀念、管理方法以及新型理論等。尤其是對于人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理改革過程中，需要進行專項業(yè)務技能培訓，不斷提高檔案管理人員對信息化檔案管理的認識以及檔案管理系統(tǒng)的基本操作等，當然在檔案管理人員具體培訓中，檔案管理方面的法律法規(guī)也是必不可少的一部分[3]。

3.3 完善檔案管理制度

在人事檔案管理過程中需要不斷地完善原有規(guī)章制度，根據時代發(fā)展特點，對現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度進行修改和調整，并具體到檔案管理中的歸檔管理制度、統(tǒng)計管理制度、保密管理制度、檔案分類編號管理制度、檔案使用管理制度以及人事檔案轉移管理制度等，確保檔案管理中任何一個管理環(huán)節(jié)都有法可依、有據可循。通過逐步的完善使得各項管理規(guī)章制度可以最大程度的指導事業(yè)單位人事檔案管理工作，促進檔案管理水平的提升。

3.4 充分利用現(xiàn)代科學技術，提高檔案管理信息化程度

人事檔案在管理過程中不僅要重視保存、分類等管理過程，還需要全面的提高人事檔案的應用水平，比如使用計算機和網絡技術實現(xiàn)人事檔案管理的統(tǒng)一化，尤其是在人事檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理的信息保護方面，信息化技術可提供極大的便利，逐步實現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理的改革和發(fā)展，促進檔案管理的信息化程度。

4 結束語

人事檔案管理在事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用，不過現(xiàn)階段事業(yè)單位中的人事檔案管理尚存在著一定的不足之處，還需要根據人事檔案管理現(xiàn)狀，及時采取措施保證人事檔案管理的正常進行。

參考文獻

[1]顧瑋璞. 淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 人力資源管理，2016（06）.

[2]程力. 淺談新時期如何做好機關事業(yè)單位人事檔案管理工作[J]. 才智，2016（13）.

[3]李雪海. 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 黑龍江科學，2016（13）.

作者簡介

程鷹（1969-），女，漢，山東省棗莊市人，大學本科，職稱：館員，中共山東省棗莊市委《棗莊通訊》編輯部。