如何做好事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作

袁燕瑜

摘 要：事業(yè)單位需要利用有效的方法對財務(wù)檔案進(jìn)行管理，才能提高事業(yè)單位的資金利用率，進(jìn)而充分發(fā)揮出財務(wù)檔案管理的功能。本文主要對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的重要性進(jìn)行分析，對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理過程中存在的問題和解決措施進(jìn)行研究探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財務(wù)檔案；管理工作

隨著城市化進(jìn)程的日益加快，我國的市場經(jīng)濟(jì)體制也在不斷進(jìn)行深入發(fā)展，在這種情況下，就要對事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作提出更高的要求，而事業(yè)單位具體就是指不以生產(chǎn)經(jīng)營為目的的社會群體組織，其主要是由政府投資興辦，也承擔(dān)著政府所賦予的專項職能。然而事業(yè)單位在進(jìn)行財務(wù)檔案管理工作存在的一系列問題阻礙了事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此就要及時制定針對性的解決措施將其有效處理。

1 關(guān)于事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的重要性分析

通常事業(yè)單位的財務(wù)檔案就是對該單位所產(chǎn)生的所有經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行客觀真實的記錄，進(jìn)而總結(jié)以往的經(jīng)驗和教訓(xùn)，對該單位的日后發(fā)展規(guī)律和趨勢進(jìn)行真實反映。由此可知財務(wù)檔案對事業(yè)單位的順利展開有著非常重要的作用。

財務(wù)檔案又是事業(yè)單位展開一切活動的基礎(chǔ)，因此提高事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理力度就顯得尤為重要，從而保證事業(yè)單位的正常秩序，具體如下：第一，財務(wù)檔案管理人員不但要對實際的收入和支出進(jìn)行詳細(xì)記錄，還要對其進(jìn)行整理分類歸檔，這樣一來便于為日后的財務(wù)工作或是預(yù)算編制提供切實可行的參考依據(jù)。充分發(fā)揮出財務(wù)檔案管理的作用，充分履行國家政府的職能，防止出現(xiàn)財政資源浪費(fèi)的情況。第二，加強(qiáng)事業(yè)單位的會計檔案管理水平。根據(jù)我國最新頒布的《會計檔案管理辦法》、《檔案法》可知，對于一些歸檔的相關(guān)材料數(shù)據(jù)應(yīng)定期交由事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)人員進(jìn)行集中型管理。相關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行財務(wù)管理工作時一定要以相關(guān)會計檔案管理制度為基礎(chǔ)，嚴(yán)格遵守各項規(guī)定，進(jìn)而有利于提高財務(wù)檔案法制水平。

2 事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理過程中存在的問題

2.1 管理人員意識較為薄弱，責(zé)任心較低

一般來說，財務(wù)檔案管理工作存在的主要目的就是為該單位日后的全面發(fā)展提供幫助和服務(wù)，因此無論是什么企業(yè)均需要建立財務(wù)檔案管理這個環(huán)節(jié)，進(jìn)而充分保證事業(yè)單位的正常運(yùn)行。然而目前卻是在管理過程中問題頻發(fā)，其中最普遍的問題便是一部分工作人員不能認(rèn)識到自身工作的重要性，忽視了主觀因素對財務(wù)檔案管理帶來的負(fù)面影響，進(jìn)而導(dǎo)致大多數(shù)工作形式只是流于表面，無法實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的真正效果。除此之外其他部分的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員其自身認(rèn)識不足，片面的認(rèn)為自己是國家事業(yè)單位，任何消費(fèi)都是公款報銷便不去擔(dān)心財務(wù)檔案管理方面的工作，不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展，嚴(yán)重威脅到我國政府的財務(wù)發(fā)展?fàn)顩r。

2.2 不能做到與時俱進(jìn)，缺乏嚴(yán)格規(guī)范的管理流程

我國在事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理方面明確規(guī)定：“作為國家的行政事業(yè)單位更應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)落實”，但許多事業(yè)單位卻不能擁有較強(qiáng)的自覺性，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作只停留在表面，不具備具體規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，其中大多數(shù)的管理人員只是根據(jù)自己以往的工作經(jīng)驗進(jìn)行，缺少一定的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，從而容易導(dǎo)致事業(yè)單位的財務(wù)檔案出現(xiàn)混亂局面，致使一系列經(jīng)濟(jì)活動都無法有效進(jìn)行。除此之外，還有一些較為落后的地區(qū)財務(wù)檔案管理相關(guān)設(shè)施得不到及時有效的更新淘汰，設(shè)備全部出現(xiàn)嚴(yán)重老齡化問題，這樣一來會大大降低事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，對事業(yè)單位的全面穩(wěn)定發(fā)展會帶來一些不利影響。

2.3 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)較低

事業(yè)單位若想得到全面發(fā)展，就要對其財務(wù)檔案管理工作嚴(yán)格約束，避免出現(xiàn)任何的失誤現(xiàn)象。但根據(jù)財務(wù)檔案管理的實際現(xiàn)狀來看，大多數(shù)事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理人員都不是財務(wù)方面的專業(yè)，甚至還有少數(shù)事業(yè)單位安排一些老人和內(nèi)部關(guān)系的人負(fù)責(zé)這項工作，導(dǎo)致其根據(jù)無法勝任，發(fā)揮不出財務(wù)管理工作的最佳效果。同時事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)也較差，其中大部分是兼任的，具有一定的流動性，因而其自身不具備較為專業(yè)的知識素養(yǎng)和文化水平，從而容易致使事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重失真的情況。

3 如何有效提高事業(yè)單位財務(wù)檔案的管理水平

在社會經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展和人們生活水平不斷提高的前提下，事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作也逐漸引起了人們的關(guān)注，而財務(wù)檔案作為事業(yè)單位展開經(jīng)濟(jì)活動、制定一系列財務(wù)計劃方案的重要參考依據(jù)，其具有著非常重要的作用。

3.1 提高事業(yè)單位財務(wù)管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)

根據(jù)目前的調(diào)查現(xiàn)狀來看，我國事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理方面的成效并不理想。為有效改變這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位應(yīng)該不斷地加強(qiáng)宣傳教育，可以以互聯(lián)網(wǎng)、演講及座談會的形式展開，進(jìn)而幫助財務(wù)檔案管理的工作人員樹立良好的工作意識。同時事業(yè)單位還應(yīng)定期組織舉辦一些團(tuán)體活動，借此來增加工作人員彼此的了解和溝通，進(jìn)一步增強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作人員的團(tuán)隊合作意識，提高其綜合素質(zhì)，從而為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好的條件。

3.2 事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提高自身的重視程度，制定合理的獎懲制度

事業(yè)單位若想有效保證財務(wù)檔案管理工作的順利展開，就要從單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)人員做起，提高其對財務(wù)檔案管理工作的重視，進(jìn)而起到以身作則的作用，而不是只依靠工作人員的自覺性，并且事業(yè)單位還要制定與之相配的獎懲制度，針對日常表現(xiàn)優(yōu)異和表現(xiàn)較差的員工給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛻土P，可以以月末排名和表彰大會的形式展開，從而充分激發(fā)工作人員的主動性和積極性，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

3.3 不斷完善財務(wù)檔案管理制度，將實踐與其有效結(jié)合

事業(yè)單位在進(jìn)行內(nèi)部的財務(wù)檔案管理時，要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)章制度，并根據(jù)該單位的實際情況制定相應(yīng)的財務(wù)檔案管理流程，及時準(zhǔn)確的做好分類歸檔工作，尤其需要注意的一點就是要對之前財務(wù)檔案進(jìn)行存檔，避免出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，進(jìn)而讓財務(wù)檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并將其記錄在案，防止日后出現(xiàn)逃避責(zé)任現(xiàn)象。除此之外，為了實現(xiàn)事業(yè)單位財務(wù)管理工作的最佳效果，相關(guān)工作人員還應(yīng)不斷細(xì)化檔案的歸檔資料，并且要對會計憑證進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化的訂制，保證其內(nèi)容的完整性和外觀的美觀性。尤其需要注意的一點就是對于事業(yè)單位沒有清算的債權(quán)債務(wù)憑證，財務(wù)管理人員要另行立卷保存。

3.4 提高事業(yè)單位財務(wù)管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位對內(nèi)部工作人員的標(biāo)準(zhǔn)要求也就更為嚴(yán)格。因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)對財務(wù)檔案管理人員的整體技能和素質(zhì)進(jìn)行考核，如對于一些專業(yè)技能較差的可以將其調(diào)換崗位或是開除，然后挑選一些專業(yè)技能強(qiáng)并且擁有財務(wù)檔案管理經(jīng)驗的管理人員，以此來提高事業(yè)單位財務(wù)檔案管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)水平。除此之外，在日常的工作中事業(yè)單位還可以引導(dǎo)工作人員之間展開互相學(xué)習(xí)借鑒，進(jìn)而營造良好的工作氛圍，不但能提高事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的工作效率，還能促使事業(yè)單位朝向健康方向不斷發(fā)展。

4 結(jié)束語

總而言之，若想實現(xiàn)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的最佳效果，就要充分認(rèn)識到財務(wù)檔案管理存在的重要意義，進(jìn)而對其中可能存在的問題進(jìn)行針對性的分析探討，不斷完善財務(wù)檔案管理制度，提高管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，并且還要提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理的重視，制定合理的獎懲制度，提高財務(wù)檔案管理總體水平，進(jìn)而充分做到與時俱進(jìn)，推動事業(yè)單位朝向更遠(yuǎn)的方向發(fā)展。

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