企業檔案信息化管理存在的問題及對策研究

郭巧云

摘 要：檔案管理是企業管理工作中的重要基礎性內容，檔案管理質量對于企業的發展與進步有著重要作用。實現信息化管理是當前管理工作的重要方向，有助于管理效率管理質量的提升。本文簡要地就當前企業檔案信息化管理工作中存在的問題進行分析，并在這基礎上就實現信息化管理優化的相關對策進行探討，以期為各個企業實現企業檔案管理工作的不斷優化提供參考。

關鍵詞：企業檔案信息化管理；問題；相關對策

檔案是企業重要的信息資源內容，檔案管理工作對于保證檔案的憑證價值具有十分重要的作用，是就企業的生產活動、科研活動以及經營活動等進行全面記錄的資料庫，也屬于企業的重要資產內容之一。檔案信息化管理是當前重要的科學管理方式，該管理模式在實際運用中能有效的避免商業機密泄露，實現管理工作效率的提升。

1 當前檔案信息化管理工作開展中面臨的困境

1.1 網絡安全質量難以得到保證

現代信息技術與網絡技術都在不斷的發展，在實現利用范圍擴大的同時也缺乏防護措施。網絡開放狀態的存在直接造成了網絡安全就難以保障，在利用該技術實現檔案信息化管理時容易發生漏洞，存在較大的網絡應用風險。其次，由于當前網絡分布較廣，網絡資源共享性較高，導致存在網絡中的企業檔案信息容易被竊取或篡改。

1.2 檔案資源的實際利用率有待提升

就當前的企業檔案管理工作來說，相關管理人員還沒有實現管理觀念的轉變，難以適應當前的企業管理需求。在管理工作中難以就檔案的開放性和機密性進行正確處理，難以實現管理質量的保證。同時，由于當前大多數企業對檔案管理的資金投入較少，缺乏相關的配套設施的建立，企業檔案的利用率有待提升，對管理系統的發展也造成限制。

1.3 缺乏完善的信息化建設制度的制定

檔案信息化建設與企業信息化建設有著重要的聯系，存在相互依存與發展的關系。但是就當前的企業檔案信息化管理建設工作來說，其較為孤立，導致該系統難以集成于企業信息化管理中，難以實現發展。另外，管理人員沒有建設和其他子系統的相互接口與交互關系，以至于系統拓展難以實現。

1.4 當前參與管理工作的相關人員素質有待提升

檔案管理人員是實現檔案信息化管理建設的重要執行人，所以，建立專業的管理人才隊伍是十分重要的。但是就當前的管理工作而言，管理人才水平與當前的信息化建設要求存在著差距。其主要表現在以下幾方面，首先，當前的管理工作者大多并非管理專業，所以管理技術不足，管理創新能力也有待提升。其次，企業忽略了管理人才培養的重要性，缺乏專門的資金投入。最后，當前的檔案管理素質水平較低，存在著人才供需的矛盾。

2 檔案信息化管理工作不斷優化的相關對策

2.1 完善相關管理工作的安全保障系統

信息化技術與網絡技術在企業檔案管理工作中的應用推廣為管理工作質量提升提供了保障，但同時也造成了檔案管理安全性的降低。所以，企業應當積極根據自身情況進行分析，并在這基礎上完善檔案信息化安全保障體系，實現檔案管理安全性的提升。其次，為避免檔案丟失或遭到破壞，管理人員應當積極在管理系統中進行防火墻與殺毒軟件的安裝。同時，管理人員還應當就檔案信息的訪問權限進行嚴格設定與劃分，保證檔案系統的安全性。除此之外，企業還應當注重對相關管理人員的管理技能與管理意識的培訓，只有這樣才能進一步提升信息化管理工作的質量優化。

2.2 實現當前管理工作實際效率的不斷優化

為實現檔案信息化管理工作效率的提升，相關企業應當積極加強對管理人員的培訓，轉變管理觀念，切實提升檔案信息管理水平與質量。首先，為實現檔案資源的有效利用，企業應當加強檔案數據庫的建立優化。其次，相關企業還應當就當前信息建設中的問題進行分析，積極從其他企業進行管理優化措施的引進與學習，同時在進行檔案編排時嚴格按照相關標準進行。這樣有利于實現檔案信息化管理和與其自身的企業管理相互匹配，更有利于企業對檔案信息的充分利用，提高信息化管理的整體工作效率。

2.3 明確該管理工作信息化發展的必要性，提高重視程度

檔案管理對于企業來說是十分重要的管理內容，實現信息化管理，優化對于保證檔案管理的不斷精細化發展以及高效利用有著重要意義。所以，各個企業應當明確檔案信息化管理工作的重要性，并提高對該管理工作的重視程度。尤其是個企業的領導階層更應當做好帶頭作用，不斷加強對管理信息化發展的人才投入以及資金成本的投入，制定全面的檔案管理計劃。并就當前的管理技術以及相關管理知識進行積極地學習與引進，完善信息管理系統建設，實現工作長效機制的建立。同時，企業還應當不斷加強對相關管理人員的檔案管理意識的教育，以及對檔案管理信息化發展意識與能力進行培養。

2.4 加強對相關管理工作者的培訓與教育

只有切實提高檔案信息管理人才的管理技術，才能確保檔案信息管理工作質量的不斷優化。所以，相關企業應當注重檔案信息管理人才的培養，這主要通過加強對相關人員的培訓教育工作的開展來實現。首先，企業應當積極開展講座等活動，就管理人員的管理技術以及管理方法進行專門的培養。其次，企業也應當從人員招聘環節開始，就管理人員的水平進行嚴格要求，積極引進高素質人才參與工作。此外，針對當前管理人才老齡化現象，企業還應當實現人員編制的年輕化發展，切實提高相關管理人員的創新意識。并以提高工資待遇以及建立工作獎懲制度的方式來就工作人員的行為進行限制。

3 結語

企業檔案信息化管理是當前檔案管理的重要發展和研究方向，本身較為復雜，且管理要求較高。所以，相關企業應當明確信息化管理發展的重要性，并就當前檔案信息化管理工作中存在的問題進行分析，并在這基礎上就實現相關問題解決的具體措施進行探討。只有這樣，才能不斷提高企業檔案管理中的信息化程度，提高檔案管理質量。

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