檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化問題探討

宋群

摘 要：工作實(shí)踐表明，公文規(guī)范的制發(fā)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提。在此基礎(chǔ)上，檔案管理要實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。一是要改變傳統(tǒng)的立卷方法；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是推進(jìn)以計(jì)算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門的有效利用，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

我國檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差，尤其是基層檔案管理存在種種不足，很難達(dá)到運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個(gè)單位的歷史沿革，它能真實(shí)地反映一個(gè)單位職能活動(dòng)的整體面貌，同時(shí)也方便日后的查找和利用。因此，做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，規(guī)范地做好會(huì)計(jì)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。多年的工作實(shí)踐表明，雖然會(huì)計(jì)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，它們具有相對的獨(dú)立性，但由于會(huì)計(jì)資料是檔案的來源，因此，要強(qiáng)化會(huì)計(jì)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識和指導(dǎo)思想，在實(shí)際操作中，嚴(yán)格把住會(huì)計(jì)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1 全面普查案卷

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價(jià)值的案卷充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的案卷，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2 重新組合案卷

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的案卷組合在一起。應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率。

3 注意有效的維護(hù)全宗的完整性

在堅(jiān)持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的案卷要以本單位形成的案卷為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔案卷不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔案卷的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的案卷材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

4 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑿彰⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，既大大提高著錄速度，又便于迅速查尋。

5 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或案卷主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

6 實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的完整化、利用價(jià)值的最大化和檢索利用的便捷化，而“以我為主”的歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的案卷要以本單位形成的案卷為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長期堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔案卷銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握案卷歸檔的時(shí)機(jī)，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的案卷才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確案卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的分工，即要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立案卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中注意區(qū)分案卷與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的案卷資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的案卷不致混入，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔案卷的散失。

7 提高人員素質(zhì)

檔案管理人員對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進(jìn)了檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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