新形勢下做好人事檔案管理工作的思考

摘 要：新形勢下人事檔案管理工作是黨和國家工作不可缺少的一個重要部分。人事檔案記錄了一個人才成長的歷程，為人才蓄備和發展提供重要的信息資源，是借鑒材料的重要源泉。

關鍵詞：新形勢；人事；檔案管理；思考

人事檔案管理是新形勢下人事工作的重要組成部分，是一項系統性、專業性、技術性比較強的工作。人事檔案記錄了一個人的培訓、選拔、任用等工作中形成的記載員工經歷、政治、思想、品德、作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有很強的法律效力。人事檔案的管理直接影響到職工的切身利益。隨著社會主義市場經濟體制和干部人事制度改革的深化，傳統的人事檔案管理工作已不能適應新的形勢要求，那么，如何做好新形勢下的人事管理工作呢？

1 人事檔案管理現存在的主要問題

現階段，人事檔案的管理體制隨著社會的改革突顯出著多方面的問題。一是管理分散，多頭參與。對 事業單位人事管理有組織、人事、勞務、行政、教育、社會保障等部門。二是管理體系化分為干部檔案、專業技術人員檔案、工勤人員檔案、學生檔案等幾類。三是管理簡單僵化，從維護個人檔案真實性、準確性、嚴謹性上出發，人事檔案不對個人開發，個人無法真正接觸到個的檔案，人事檔案管理的過于僵化，利用效益及低?？蒲惺聵I單位的人事檔案是一種信息資源，在對人才的管理中具有特殊作用?？蒲惺聵I單位人事檔案管理由于受國家檔案管理制度的制約，管理模式存在以下幾個方面的問題：

（一）檔案內容信息量少

人事檔案包括履歷表、各種鑒定材料、考核材料、政審證明、入黨團、各中獎勵、職務晉升、職稱評審等材料，信息量相對較小，在工作中的實用性不高，難以全面地評價和衡量個人的德才表現、政績才能、綜合的管理能力，對個的專業技能、人才類型、心理素質等個性方面的特點沒有提現出來，能利用的東西更是微乎其微，因此，人事檔案在利用時，只能提供比較淺顯的個人信息情況，不能綜合地提供全面信息。

（二）事業單位人事檔案管理比較分散

現科研事業單位在對人才信息的管理上沒有行成一套綜合的管理體制，各個部門各自為戰。如：科研部門負責人員的專利申請、課題的申報、論文的發表、科研立項等檔案材料；人事部門負責人員的職務晉升，專業技術職務評審，立功受獎、工資薪酬等情況方面的檔案；行政后勤部門負責房產、物業方面的檔案。人事檔案的管理分散，易造成檔案材料的損壞，并且易破壞人事檔案的完整性。

（三）事業單位人事檔案管理方法落后、技術落后

目前科研單位人事檔案的管理工作還僅限于對紙質材料的建立和歸檔上。還沒有完全地形成電子信息檔案，檔案室的電腦僅限于局部的打印檔案目錄，無法全面地對人才信息進行查詢、檢索、篩選、排序、分類、匯總等，信息化水平比較低，只能靠人工工作，造成人力資源的浪費。

（四）人事檔案管理經費少

檔案室所用庫房多為辦公用房的邊緣用房，多為一個單位的邊和角落位置，單位人員平時也看不到，不能引起領導注意。雖然現在檔案室已安裝上防盜裝置和報警系統但內部設置還是相對陳舊，有好多單位的放置檔案的柜子還是七十、八十年代的購買的，主要原因是領導平時不光顧，上級領導也檢查不到。沒有固定的活動經費，對檔案室投入不足。大單位一般配置專業的檔案室管理員，而小單位一般沒有專業的檔案管理員，往往從其它部門抽調人員進行兼職，人員流動性比較大，對檔案管理業務不是很熟，且不是自己的主要工作，只是了解收集而不清楚怎么整理。往往導致人事檔案在低水平層面上運作。

2 加強人事檔案管理探索

（一）人事檔案管理社會化

隨著社會主義市場經濟地位的建立，市場經濟形勢發生了巨大改變，經濟形式的發展促進了人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新的人事制度的建立是隨著社會制度的發展而發展的，人事管理也隨著社會的發展而出現了一些問題。人事管理過于僵化，制度過于嚴，對人才的管理過于條條框框，不利于人才的流動和發展，沒有形成整體社會的人才用人模式，沒有形成社會整體效應。

（二）人事檔案管理技術的應用

檔案管理追求實現社會網絡化是促進檔案管理的最有效方式，檔案管理要有創新手段，施行檔案管理的網絡模式軟件，對人才檔案管理信息進行動態化管理和運作，用現代手段建立人才業績跟蹤系統，對人才進行日常的信息維護，及時對人才的信息進行更新和基本資料的儲存。

3 新形勢下檔案管理工作

從檔案管理的個性化入手，加大檔案管理的經費投入力度，建立一只相對穩定素質高的檔案管理人員隊伍。針對現代社會信息化的特點，建立統一的人事檔案管理模式，由分頭管理改為統一管理模式，加快信息化檔案建設，提高檔案的利用率，為人才的開發提供價值平臺，讓人事檔案更好地服務于社會的發展。

（一）對人事檔案個性化管理

針對人事檔案管理過于籠統的局面，有針對性地對每個的檔案建立個性化。（1）科研人員重點反映科研水平，在某個科研領域有所突破。（2）科學研究和重點學術活動，對所從事的科研領域有所貢獻。（3）業務開展情況，所從事的科研領域在國際或國內同行業所處水平，主要取得那些成果以及獲獎情況。

（二）進一步加強人事檔案管理的電子化

指通過計算機網絡技術的運用，將原始的紙質檔案轉型為電子檔案材料，以計算機系統作為存儲載體，通過人工錄入的方式準確、完整的將檔案信息輸入人事信息數據庫中，以辦辦信息自動化作為平臺，實現人才信息的綜合查詢和利用，加速了信息傳遞和資源的共享。

利用電腦建立人事檔案的信息系統，有針對性地對科研人員建立修改化的信息檔案。在同區域建立利用、查詢平臺，利用互聯網在同區劃進行信息共享。這樣不僅有利于從事檔案工作的人員從繁瑣的檔案收集、整理、查詢、甄別等中解放出來，還能對每個科研人員進行準確的定位，讓同領域或不同領域的人員進行信息溝通交流。

（三）對人事檔案信息實現網絡化

在實現人才信息化的基礎上，充分利用網絡平臺，實現人才資源信息的共享，利用綜合管理平臺可以查閱人才情況，為充分利用資源提供信息量。

（四）進一步加大對科研事業單位檔案管理經費的投入力度

現單位都設置了每個環節的科研經費，但對人事檔案的經費投入微乎其微。在檔案室的選配、溫濕控制、防蟲蛀鼠咬、復印幻燈、計算機網絡配制等方面進行傾斜。在人員配制上，進一步加強對專業領域畢業生的招聘力度，提高從業人員的培訓力度，確保檔案工作人員有充足的時間、精力。對從事檔案工作人員在職務晉升、職稱評審、獎勵等方面進行傾斜，檔案工作人員平時都是默默無聞的工作，難以做明顯的成績來，領導平時又注意不到，所以必須對從事檔案管理工作的人員進行政策方面的傾斜。

科研事業單位是高級專業技術人才聚集的地方，人才資源豐富，科技水平高，我們應立足于現狀采取更加有效的措施以適應經濟社會發展的步伐，提高科研事業單位人才檔案的利用率，為社會發展提供更好的人才保障。

參考文獻：

[1]江東.新形勢下檔案工作的特點，齊魯檔案論2015.08-255.