辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

曾笑寒+張竹君

摘 要：當今科學技術發展迅速，其中的信息技術得到快速發展，被廣泛使用到各個領域中，而且還取得了顯著的成就，其使用價值和使用前景不可估計。在這樣的背景下，醫院的檔案管理也走向了辦公的自動化，為醫院檔案管理提供一個可以存放大量數據的平臺，使得醫院檔案管理工作的進行信息數據管理時，可以及時有效地開展整合和搜集以及分析工作，提高檔案管理的水平，提升信息處理的能力，可以幫助醫院檔案管理工作有效進行。本文就簡單分析辦公自動化環境下醫院檔案管理。

關鍵詞：辦公自動化；醫院；檔案管理

醫院中的檔案管理是一個系統性工程，涉及的內容非常復雜。醫院的運營工作中和管理工作中都會產出大量的資料信息，比如說各種病例、臨床治療方法、醫療器械檔案資料，他們的表現形式為書面文字或者影響資料以及圖片等形式，這些都是醫院檔案管理工作要管理的內容。信息技術的及時出現，使得醫院檔案管理走向了辦公的自動化，信息技術先進性的特點，促進了檔案資料能夠快速和高效管理的實現，管理工作的質量得到了提升，正是當今社會中醫院管理方面工作逐步革新的體現之一。

1 辦公自動化環境下，醫院檔案管理的工作的特點

1.1 辦公高效率

新時代，自動化的辦公系統被不同領域單位使用，其中企業事業單位和國家組織單位也有開始采用，這其中就包括的醫院。傳統模式下的醫院檔案管理，其工作模式都是人工使用紙質材質記錄資料信息，然后對材料進行收集分析和整理，這樣的工作過程任務量非常大，工作效率非常低，想要達到理想的管理效果是需要投入大量人力和物力的。并且醫院中的科室也是非常多的，每個科室的設備和信息也是各不相同，程多元化的信息狀態。辦公的自動化系統就可以更加有效的解決這些問題，提高管理工作的效率，紙質的信息變成電子樣式的信息，在辦公系統中可以調取想要的信息，系統自己也會對信息進行分類和整理，提高信息管理工作的效率。

1.2 信息存取更加安全

醫院傳統管理中，存放的那些檔案有一定的使用壽命，尤其是紙質的信息資料，如果時間過長，紙質檔案資料的質量就被影響，它的字跡變得模糊，紙質就會變得脆弱、容易損壞，還有就是影像資料，先期的影像制品制作水平有限，使得經過長時間存放的醫院檔案影像資料在畫質上，就會有變得模糊不清晰，信息的存儲質量沒有那么高。但是在辦公的自動化系出現后，檔案的存儲工作變得簡單，各種資料由紙質變成了電子版本，從而實現了醫院檔案管理工作的信息化，使整理信息的時間得到縮減，還可以使信息的存放時間得到延長，僅僅使用一個電子的存儲裝置，就可以存放大量的信息，不在會因為材質的問題致使信息受到損壞或者流失。

1.3 信息資源可以共享

自動化辦公的環境下，醫院中的檔案管理工作變得更加的完善，檔案的管理工作就更加的簡單，醫院信息資源在各個部門的之間的共享可以實現，使用辦公軟件或者使用微信、微博等去實現了信息有效地傳輸，不僅僅可以讓信息資源可以在各個部門中被使用，更加使得檔案管理更有規范性和技術性，提升檔案管理工作效率。在自動化下的檔案管理工作，工作人員可以快速找到想要查找的目標文件，其中的檢索功能可使得不同部門的醫院工作人員，在進行會診或者其他合作工作中可以快速獲得相關的信息資料，實現了信息的實時共享。醫院資料不在受到時間和空間的限制，改變了查找資料需要人為進行的繁瑣，節省了人力資源，更加提高了其他醫院工作的效率。

2 辦公的自動化環境下對醫院檔案管理開展價值分析

醫院檔案的管理工作是極其復雜的，內容涉及的范圍就比較廣泛，各個科室的資料都要進行管理，還有運行中的人力資源信息和設備設施信息，這些都是醫院檔案管理工作的內容。在當今社會進步的背景下，醫院面對的病人更多，使用的設備更加的先進，人事資源工作更為的復雜，所以說傳統的檔案管理模式不能達到現行醫院管理工作的要求，自動化的辦公系統是必然趨勢。辦公的自動化使得醫院管理工作中檔案管理工作變得信息化，使得這方面的工作所面對的壓力和負擔得到緩解。在這樣的環境下，醫院檔案管理提升了工作的效率，傳統模式的紙質檔案和影視資料以及錄音資料都轉換成了電子形式檔案資料。工作中需要什么樣的資料，資料搜索就可以簡單實現其要求，進而提升了檔案管理的質量和成效。辦公的自動化實現是醫院在檔案管理中必然的要求，更加是時代發展趨勢，更是在醫院工作中對信息技術應用的體現。

3 辦公自動化的環境下，提升檔案管理工作策略

3.1 提高檔案管理的工作人員素質

辦公的自動化是高科技的工作方式，想要更好的滿足辦公自動化的要求，就要提高工作人員的綜合素質。提升檔案管理人員綜合素質，先要提升工作人員的在管理工作意識上的認識程度，認識到醫院的檔案管理工作必須是具有實效性和規范性的，管理體系的制定要更加的科學和有效，才能滿足醫院這樣特殊單位在檔案管理上要求。檔案管理人員的選擇要慎重，嚴格要求檔案管理工作人員必須具有一定專業素質，同時還能夠熟練計算機技術，在有了專業的知識和計算機技術操作熟練的前提下，才能更好地開展管理工作，進而實現實效的檔案管理。醫院單位要重視檔案的管理工作，建立專業的管理團隊，用更加良好的狀態去應對檔案管理的工作。開展專業技術和計算機技術培訓的課程，使得在職人員的技能可以提高，適應自動化的辦公系統，轉變原有管理人員的舊的思想意識，重新認識檔案管理，辦公的自動化操作起來更加的流暢，工作起來也得心應手。培養更專業的管理人才，提高管理工作人員的綜合素質，推進辦公的自動化進步。

3.2 構建檔案信息化的設備體系要加強

基于辦公的自動化要求，檔案資料具有信息化的特點是時代發展趨勢，信息技術使用到檔案管理中是必要選擇。加強構建檔案信息化設備體系是關鍵的工作之一，這項工作可以更好支持自動化辦公的實施，也更好的體現了自動化辦公在信息化特點下，在檔案管理中的價值和作用，也是檔案管理工作的前提。建設一個辦公的自動化和管理一體化相結合的管理體系后，醫院資料信息可以輸入到后臺的管理系統中，避免了文件和資料信息遺忘和沒有統計問題的出現，這樣的系統會對那些重要的文件和信息進行識別，還會把資料共享到檔案管理部門，專職管理資料的人員就會接收和管理資料，更加方便了各個工作的開展。所以，醫院就要提供一些資金上的支持去保證信息化體系能夠得到加強。

3.3 檔案管理制度要嚴格

沒有規矩不成方園，檔案管理雖然有了自動化辦公的支持，但是在制度上也要嚴格和健全，尤其是醫院中的檔案管理，它涉及了很多方面重要的信息，是醫院發展進步重要的見證，檔案的管理工作就要更加嚴格和規范。檔案管理的相關制度還要完善，強化管理工作的權責，設置統一化和標準化的制度。制度的內容要規范檔案管理工作的業務流程，規范管理技術的操作。

4 結束語

辦公的自動化環境下，使得醫院的檔案管理工作成為醫院工作重要的一部分，醫院的檔案管理工作也更加的具有實效性，檔案管理工作的效率也得到了提升，與醫院其他部門的協同合作也更協調。使用醫院有關的資料時，查找工作也變得簡單，不會在那么的費時費力，更加高效和簡便，所以更要在這樣的環境下，做好檔案管理的工作。

參考文獻

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[3]卜照鋒，劉亞男. 辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J]. 中國衛生產業，2016，19：21-23.

作者簡介

曾笑寒（1985-），女，湖北省黃石市人，漢，助理館員，在職研究生。

張竹君（1987-），女，湖北省黃石市人，漢，助理館員，全日制本科。