現代企業檔案信息化管理探析

熊卉

摘 要：現階段，傳統紙質檔案管理方法已經難以滿足企業發展的需求，所以現代企業采用信息化管理方式刻不容緩。本文首先研究了現代企業檔案信息化管理的重要性，然后分析了管理現狀。最后從制度樹立、技術運用和安全性管理這幾個方面，研究了現代企業檔案信息化管理方法，以供參考。

關鍵詞：現代企業；檔案管理；信息化

最近幾年來，我國關于檔案管理的理念在逐步革新。在現代企業中，采用信息化管理模式取代傳統的紙質管理方式，已經成為了發展的必然趨勢。信息化管理方法可以實現檔案的高效、準確與安全管理，所以必須要加強對相關措施的研究，促進檔案管理信息化發展。因此，針對現代企業檔案信息化管理方法展開研究分析，具有十分重要的現實意義。

1 現代企業檔案信息化管理的重要性研究

1.1 能夠提升檔案管理效率

以往的檔案管理模式較為復雜，并且速度受限。這是由于輸入和管理檔案信息等工作都需要人力進行，并且難免會出現失誤，使得管理效果得不到保證。而隨著現代技術的不斷發展，信息化與互聯網得到普及，這就為檔案管理提供了先進技術條件。采用現代信息化方式進行檔案管理，能夠轉變以往人工管理的方式，革新管理模式，并推動檔案管理朝著信息化方向發展。利用信息化方式只需要在電腦上錄入資料，就能夠迅速查找到檔案，非常方便快捷，從而提高了管理效率。

1.2 保存時間更長

曾幾何時企業都是采用紙質檔案進行信息管理，但隨著時間的逐步流逝，紙質檔案容易產生丟失、損壞、字跡消磨等問題，管理起來難度增加。每到一定時間，還需要對紙質檔案進行修復處理。但采用信息化管理方法后，就能夠科學處理好這項問題。計算機與互聯網為檔案信息的保存提供了有利條件，并能夠使檔案長時間保存下去而不受損壞。這也能夠優化企業檔案管理的效果。

1.3 可以更加便捷地進行資源共享

信息化檔案管理方法運用起來十分方便，也可以更為快捷地實現資源共享。人們要搜索檔案時，只需要利用計算機和互聯網就能夠進行，相比傳統的紙質檔案搜索而言其速度大大提高。以往采用紙質檔案很難完成資源共享，且檔案內容不能復制。如有人想要查詢檔案，只有到專門的管理部門才能進行。而使用信息化管理方法后，人們對檔案的資源共享也就更加容易實現。

2 管理現狀分析

2.1 各部門協調性不強

針對當前的檔案信息化管理，由于相關人員合作意識不足，因此各部門之間的協調工作做得不夠完善。這便在一定程度上影響了管理過程中的溝通與交流開展，導致管理效率降低。要實現檔案的信息化、自動化管理，必須要強化各部門之間的聯系，使其保持適當的溝通交流，增強合作意識。這樣才能保證檔案管理信息化的順利開展。

2.2 管理方式尚待完善

當前雖然也有些企業開始運用信息化的方式實施檔案管理，但由于運用時間不長，經驗不足，因此在管理方式這一層面還存有一些問題。比如電子檔案開始大范圍普及，但如何保障其檔案數據的處理安全，又怎樣保障其在互聯網傳播中的安全，就是相關管理人員需要重點思考的問題。所以，企業必須要進一步優化并完善信息化管理方式，推動檔案管理工作朝著更加便捷安全的方向發展。

2.3 信息保密性受到影響

面對當前互聯網的迅速發展，檔案信息的共享也變得越來越便利。但是，這也向管理工作提出了新的問題和挑戰，也就是檔案信息的保密性和安全性受到了一定威脅。某些管理人員的保密意識與安全意識不夠強，并且部分企業的計算機系統不夠成熟完善，或是遇到了黑客的惡意攻擊。這樣就使企業檔案信息的安全性得不到保障。所以，相關人員必須要在這方面積極尋找改進方法，提高管理安全性。

3 現代企業檔案信息化管理方法

3.1 樹立信息化管理制度

要進行現代企業的檔案信息化管理，首先必須要構建起相應的信息化管理制度。企業要革新檔案的管理模式，樹立并完善信息化管理規章制度。以往的紙質檔案管理缺乏系統化、統一化的規范和標準，并且相關制度也不夠完善。隨著當前信息化的發展，全新的檔案管理模式誕生。其要求企業必須革新并優化檔案管理制度，建設出一套切合新時代需求的管理規則，以此提升企業檔案的管理質效。所以，企業管理者在進行檔案信息化建設時，一定要先制定相應的制度，并將制度中所表達的理念準確傳達給各位員工。

3.2 采用信息化技術進行管理

現階段，科學技術的迅猛發展為企業檔案管理提供了全新的保障。要提升企業檔案管理的有效性、安全性與便捷性，就必須要采用先進的信息化技術。所以，企業應當大力引進先進的管理設備，并定期對設備進行檢查和維護，以確保檔案管理的信息化程度和水平。相關人員要積極對檔案管理的軟件進行設計和開發，盡量研發出新的有效的管理軟件，將企業檔案管理同日常生活緊密聯系起來。另外，還可以采用計算機集成技術，擴大計算機能夠存儲的信息量。同時選拔一批能夠熟練運用計算機技術的優秀人才，不斷進行信息化管理技術的創新。如此才能更好地實現企業檔案信息化管理。

3.3 強化對檔案信息的安全性管理

在信息化普及的當下，檔案信息的安全性管理也成為了企業檔案管理的核心任務之一。管理人員必須要從各個層面著手，大力提升檔案信息的安全性。企業首先應當對檔案管理人員實施定期的專門培訓，以此提升其技能水平以及責任感，促使其對檔案信息進行嚴格管理。其次，應當對重點信息實行安全防護，采用檔案數據備份等方法，或是安設防火墻等，對要查找檔案的操作人員實行身份認證。以此可以逐步提高檔案信息安全防護能力，實現信息的妥善管理。

4 結語

從上述分析可以看出，現代企業實行檔案信息化管理，已經成為了當下不可阻擋的趨勢。檔案管理系統的信息化建設，對于人才資源的管理能夠起到不可估量的效用。因此，相關管理人員必須要樹立科學的管理制度，采用信息化技術進行檔案管理，同時重點強化檔案信息的安全性，以此推動檔案管理工作的創新與發展。

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