淺談高職院校人事檔案規范化管理新思路

陳怡君

摘 要：本文針對高職院校干部人事檔案管理普遍存在的不規范現象，進行了原因分析，并根據人力資源管理的新趨勢，改變傳統的人事檔案管理方法，為了管理的效率，著力找出規范化管理的應對新思路

關鍵詞：人事檔案；規范化；管理

隨著高等教育的快速發展，高職院校師資隊伍不斷擴大，人才流動較為頻繁，干部人事檔案為使用干部和選拔人才提供了重要依據。一個干部的個人經歷和社會實踐都會在干部的人事檔案中體現出來， 人事部門在招聘的時候都是以干部的人事檔案為主要依據來進行選拔的。但是由于現在大多數的高校只是以教學為中心工作，沒有意識到干部人事檔案管理的重要性，忽略了對干部人事檔案管理的監管和創新。針對新時期高校檔案管理工作的現狀，提出了新時期高校檔案管理工作的問題 ，包括檔案管理制度的缺陷、高校檔案管理人員的專業問題、存在檔案意識薄弱、管理隊伍專業化程度低、管理手段落后、規章制度執行不規范等問題，從制度建設、信息化建設和隊伍建設入手，加快建設步伐，以適應形勢發展的需要。

1 高職院校人事檔案管理工作存在的現象

我國高職院校的人事檔案是高校人才信息的重要載體，是高校職工德、才、能、績的客觀反映，是教職工聘任選拔任用的重要基礎，目前，人事檔案管理工作重立檔、輕利用。檔案管理工作沒有把人事檔案管理工作與高校人才培養、教育教學、科學研究統籌起來考慮，檔案的利用主要提供檔案資料，查閱檔案原件、外借檔案、復印檔案資料等，其結果是弱化了人事檔案的真實價值。

1.1 學校的重視力度不夠，管理制度不健全

高職院校在檔案管理工作中，由于重點工作主要還是教學與科研，而人事檔案的管理與學校中心工作無直接關系，因此學校的高層管理人員對檔案管理的重視力度不夠，管理制度不健全，有些沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統、科學的規章制度，許多檔案管理人員由部門人員兼職，往往不會投入精力針對高校檔案工作細則進行規定，缺乏對人事檔案管理建章立制的動力，檔案制度建設方面并不完善，缺乏決策力、執行力，阻礙了人事檔案制度化與規范化的發展。經費和政策扶持力度不足，導致管理設施較為落后，檔案管理人員的數量無法滿足標準，無法提高檔案管理的質量和水平。歸檔材料往往疏于鑒別審查，導致部分檔案材料失真，對于檔案材料明顯缺失卻疏于補全完整，損害了檔案的完整性。以上種種現象的出現，與干部人事檔案管理制度貫徹落實不力、缺乏應有的崗位責任制是有直接原因的。

1.2 檔案管理人員專業素質欠缺，檔案管理思想淡泊

隨著高職院校人事制度改革，人員流動進一步加強，檔案管理工作任務繁重，工作量加大，對管理人員的素質提出了更高的要求，無論是專業素質還是綜合素質。但由于領導不同程度地存在對干部人事檔案管理工作重視程度不夠的問題，對干部人事檔案工作所需人、財、物投入不足，缺少對專職檔案人員的配備和培養。所以檔案專業人員相對較少，甚至大部分檔案管理人員是兼職，無暇兼顧業務專研與探討，加之對檔案管理人員的理論知識和基本技能培訓缺乏，難以形成一支素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理專業隊伍。缺乏既懂檔案又懂現代化科學技術的復合型人才，導致檔案管理的水平較低，影響高職院校人事檔案管理工作的發展。

1.3 管理手段落后，信息化程度低

目前大部分高職院校人事檔案沒有建立統一和系統的信息化管理，導致檔案管理水平較為落后，還是以紙質檔案的管理為主的實體管理，采用傳統手工人事檔案管理的方式，工作人員進行著簡單的裝訂、錄入、歸檔、調檔等工作中，靠原始的手工操作，導致工作費時、費力，效率低。檔案的提供、利用以紙質的實體檔案為主，工作效率低，查、借閱手續繁索，服務手段落后。雖然配備了計算機，錄入數據變成了簡單的目錄錄入和打印，不能完成實現對人事檔案信息數據的篩選、排序、分類、匯總功能。

2 高職院校人事檔案規范化管理應對新思路

2.1 爭取領導重視，完善檔案管理規章制度

人事檔案管理部門要加強對人事檔案管理相關工作匯報和溝通，讓校領導全面掌握人事檔案管理的現狀和存在的問題，從而在思想高度上認識到人事檔案管理工作是一項專業化程度高，工作內容復雜的工作，同時重視和支持，從人力、物力、財力上給予大力傾斜。保證干部人事檔案管理工作所需基礎建設、人員培訓的經費，建立經費投入制度。加強檔案管理的基礎設施建設，為學校檔案的紙質文件，做到通風、防潮、防霉和防火等苛刻的要求達到標準，從而促進干部人事檔案現代化、信息化建設。

檔案管理人員普遍重視文書檔案的收集整理，利用計算機制作的電子檔案，卻存在著被忽視現象，對于未能及時整理的檔案資料，如果出現人員變動，就會使檔案遺失，致使檔案目錄與檔案內容出現不符。高職院校人事檔案管理部門應結合本校實際，為確保檔案材料的規范、真實、準確及完整，在學校層面的主導下制定頒布實施檔案管理工作人員的崗位職責、人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制。對于高職院校檔案管理具有重要的推進作用。

2.2 加強檔案管理隊伍建設，培養復合型人才

高職院校人事檔案工作政策性、專業性強，建立一支熟悉業務相對穩定的專業隊伍是做好人事檔案管理的組織保障。高職院校人事檔案管理部門，應加強對干部人事檔案管理人員的培訓，使他們掌握干部人事檔案工作的相關專業知識、技能技巧。加強專業知識的學習，努力提高業務素養。同時應加強計算機知識、網絡知識的學習，掌握現代化手段。定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規范檔案管理的水平；。鼓勵檔案管理人員參加高校檔案管理互動學習研討以及職稱評定，充分發揮其積極性與主動性，提高綜合素質。

嚴格要求檔案管理專業人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，拒收不規范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，及時追補和不斷補充新的資料，對于內容不實的材料堅決不予歸檔，保證檔案材料形成規范真實、收集齊全、歸檔及時。在查閱、流轉等各個工作環節中，嚴格按規章和程序辦理。務必做到人事檔案管理工作的規范化、科學化、現代化，不斷提高檔案管理人員素質，不斷培養復合型人才充實檔案管理人員隊伍，從而促進干部人事檔案管理水平的提高。增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發展。

2.3 創新管理模式，提高信息化水平

實現檔案管理信息化是新時期檔案工作發展的趨勢，隨著計算機技術、網絡技術的不斷成熟，改變干部人事檔案管理模式，提高信息化水平，是社會發展的客觀要求。檔案管理部門應配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。

利用計算機、網絡等技術，將教職工的主要信息，有選擇地收錄反映教職工自身情況及工作履歷，專業、研究方向及學術水平，學歷、學位及職稱，獎懲、干部任免、考察、考核情況等重要信息錄入信息庫，實現個人基本信息的微機檢索和網上查詢，有效地解決了傳統的手工為主的工作效率低、工作量大、勞動強度高等問題，提供快速、高效的服務。

3 結論

隨著科技和信息化的不斷發展，人們進入了知識經濟時代，根據人力資源管理的新趨勢，改變傳統的人事檔案管理方法，提高人力資源管理的效率，為人事檔案的管理和發展提供價值。