建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理的對(duì)策探究

李杜鋒

摘 要：近年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越快，大量新建、擴(kuò)建和改建的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)改造項(xiàng)目也先后投入施工。在建設(shè)項(xiàng)目施工過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，具備較高的保存價(jià)值，可以將整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程反映出來(lái)，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理就顯得尤為重要。本文將簡(jiǎn)述建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和加強(qiáng)精細(xì)化管理的重要性，并提出了具體可行的策略。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；精細(xì)化

在我國(guó)城市化進(jìn)程中，建設(shè)項(xiàng)目也逐步增多，規(guī)模也越來(lái)越大。通過(guò)做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，可以如實(shí)反映出工程建設(shè)的全過(guò)程，并為工程質(zhì)量鑒定、工程事故原因查詢等提供可靠的依據(jù)，具備極其重要的價(jià)值。不過(guò)從實(shí)際建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作情況來(lái)看，還存在著諸多問(wèn)題，如檔案收集整理不及時(shí)、管理方式落后等，不利于建設(shè)項(xiàng)目的順利開(kāi)展。對(duì)此需要真正了解建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，切實(shí)做好各項(xiàng)管理措施，確保將建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)有的作用發(fā)揮出來(lái)。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

建設(shè)項(xiàng)目檔案與一般檔案資料不同，主要有以下幾方面的特點(diǎn)：一是成套性。能夠?qū)⒔ㄔO(shè)項(xiàng)目進(jìn)展情況與成果反映出來(lái)，可以和總體基建程序、專業(yè)內(nèi)容等進(jìn)行銜接，形成建設(shè)項(xiàng)目完整的成套性整體。二是專業(yè)性。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案來(lái)說(shuō)，主要對(duì)專業(yè)技術(shù)活動(dòng)進(jìn)行記錄，能夠?qū)⒐こ倘^(guò)程涵蓋在內(nèi)，包括工程立項(xiàng)、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工和投入使用等。三是現(xiàn)實(shí)性。建設(shè)項(xiàng)目檔案現(xiàn)實(shí)實(shí)用性較強(qiáng)，是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)質(zhì)量、工程質(zhì)量全面考核的重要內(nèi)容，能夠?yàn)榻窈蟮目⒐を?yàn)收提供依據(jù)，同時(shí)也是工程建設(shè)、使用維護(hù)及技術(shù)改造時(shí)的重要依據(jù)。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理的重要性

（一）能夠促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效率不斷提升

通過(guò)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的全面提升，通過(guò)將數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，可以保證管理工作有更高的效率。這樣可以統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新[1]。建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量較大，管理難度極大，只有采取精細(xì)化管理措施，才能讓管理事項(xiàng)更加簡(jiǎn)潔與清晰，將檔案的利用價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。

（二）有利于充分挖掘建設(shè)項(xiàng)目檔案管理價(jià)值

建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅是歷史的記憶，也是經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，做好檔案的收集、整理、歸檔和利用等工作，可以促進(jìn)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的有效傳遞，讓檔案管理經(jīng)驗(yàn)與方法的應(yīng)用更加廣泛，并將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理價(jià)值充分挖掘出來(lái)。對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，主要以現(xiàn)有檔案分類管理為基礎(chǔ)，利用各種現(xiàn)代化管理方法，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)、長(zhǎng)效的管理，確保檔案管理工作取得新成效。

（三）確保后期建設(shè)項(xiàng)目管理效率得到提升

做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，可以為今后項(xiàng)目管理提供可靠的依據(jù)。在建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理中，能夠促進(jìn)后期建設(shè)項(xiàng)目管理效率得到提升，讓項(xiàng)目管理有更高的水平，確保建設(shè)項(xiàng)目始終保持著常態(tài)化與規(guī)范化。通過(guò)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理，讓各種檔案信息資源在建設(shè)期間就得到有效的收集與整理，進(jìn)行項(xiàng)目交底的時(shí)候，承建方與使用方均可以獲得準(zhǔn)確、完整的建設(shè)項(xiàng)目檔案，這樣其價(jià)值就得到了充分的體現(xiàn)。整體上來(lái)說(shuō)，通過(guò)提升檔案的完整性，之后的各種管理才能滿足實(shí)際需求，從而實(shí)現(xiàn)了管理效果的提升。

3 建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重視程度

要結(jié)合現(xiàn)行的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中相關(guān)要求，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過(guò)程中，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收也是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，若是建設(shè)項(xiàng)目未進(jìn)行項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和項(xiàng)目驗(yàn)收不合格，則不能開(kāi)展整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收[2]。對(duì)此，對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收具備一票否決權(quán)，將項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性凸顯了出來(lái)。在項(xiàng)目建設(shè)后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建及技改等過(guò)程中，項(xiàng)目檔案也發(fā)揮著重要作用，必須及時(shí)做好項(xiàng)目檔案的收集、整理和保管工作，才能確保建設(shè)項(xiàng)目獲得最大的效益。這需要提高對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重視程度，在項(xiàng)目立項(xiàng)的時(shí)候，就應(yīng)該安排專職人員負(fù)責(zé)收集和整理相關(guān)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)及聲像記錄等資料。

（二）結(jié)合實(shí)際情況，完善檔案管理制度

一是做好對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。要結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際規(guī)模、特點(diǎn)與需求，安排足夠的檔案管理人員，建立完善的檔案管理工作體系。二是完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，不斷健全建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化。要將崗位職責(zé)確定下來(lái)，加大考核力度，實(shí)行有效的獎(jiǎng)懲措施。建設(shè)項(xiàng)目一般規(guī)模較大、工期很長(zhǎng)，會(huì)產(chǎn)生大量的資料，同時(shí)因?yàn)樯婕皢挝弧I(yè)及環(huán)節(jié)較多，所以要提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，這不僅需要檔案管理部門履行好職責(zé)，還要其他各單位與部門都參與進(jìn)來(lái)。要從項(xiàng)目實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，制定與之相應(yīng)的檔案管理程序，這樣可以確保建設(shè)檔案管理工程順利開(kāi)展，并提升工作的效率[3]。三是應(yīng)實(shí)現(xiàn)“四同步”，也就是項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)要和提出項(xiàng)目文件材料歸檔要求保持同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度和檢查項(xiàng)目文件材料積累要同步；驗(yàn)收與鑒定項(xiàng)目成果要和驗(yàn)收與鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔保持同步；項(xiàng)目總結(jié)要和項(xiàng)目文件材料完全歸檔保持同步。通過(guò)將“四同步”制度落到實(shí)處，建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集才更加完整，不會(huì)出現(xiàn)遺漏。

（三）合理采用建設(shè)項(xiàng)目檔案收集方法

要完整收集建設(shè)項(xiàng)目檔案，并科學(xué)、規(guī)范進(jìn)行整理，才能促進(jìn)工程建設(shè)質(zhì)量與水平得到提升。在建設(shè)項(xiàng)目檔案收集過(guò)程中，要堅(jiān)持全程跟蹤收集與管理的原則，因?yàn)榻ㄔO(shè)項(xiàng)目投入很大、周期較長(zhǎng)，參建單位也很多，會(huì)形成多種門類的文件材料，需要各部門參與進(jìn)來(lái)，才能保證建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的完整性。對(duì)此，在和設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理和設(shè)備供貨安裝等單位簽訂相關(guān)合同與協(xié)議的過(guò)程中，應(yīng)將建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量與數(shù)量要求明確下來(lái)，同時(shí)規(guī)定移交時(shí)間。也可以在工程招標(biāo)合同里面設(shè)置專門的條款，對(duì)工程資料作出詳細(xì)的規(guī)定，要在合同管理中納入項(xiàng)目文件材料的收集、整理與歸檔，將圖紙資料移交的要求與處罰措施等確定下來(lái)。檔案管理人員要及時(shí)檢查、驗(yàn)收與鑒定移交的各種檔案材料，滿足存檔要求后才能辦理移交手續(xù)。在建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作中，項(xiàng)目開(kāi)竣工儀式照片、錄音錄像帶等聲像材料是難點(diǎn)，并重視竣工圖章的簽署。竣工圖一般由施工圖轉(zhuǎn)化而成，以往經(jīng)常將施工圖直接當(dāng)成竣工圖進(jìn)行保存，現(xiàn)在不能這樣做，需要加蓋和完備簽署竣工圖章，這樣施工圖才可以作為竣工圖進(jìn)行保存。在建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理中，一定要重視收集工作，這是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，關(guān)系著整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的效果。

（四）加大對(duì)檔案的整理檢查與監(jiān)督力度

建設(shè)項(xiàng)目檔案比較瑣碎，無(wú)法帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，加之施工現(xiàn)場(chǎng)比較繁忙，施工人員將主要時(shí)間與精力放在工地上，資料整理通常是被動(dòng)進(jìn)行。這需要定期開(kāi)展督導(dǎo)檢查工作，確保資料及時(shí)得到整理，避免出現(xiàn)流失、損壞等問(wèn)題。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案而言，需要定期開(kāi)展檢查與評(píng)比工作，讓各方都能夠提高重視程度，要統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目檔案，并加大對(duì)設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等參建單位的監(jiān)督力度，及時(shí)為他們提供必要的指導(dǎo)，讓檔案管理工作能夠和項(xiàng)目建設(shè)保持一致。此外還要定期召開(kāi)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，讓各方人員都能參與進(jìn)來(lái)，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案工作情況進(jìn)行匯報(bào)，便于對(duì)接下來(lái)的工作作出合理部署。

（五）嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收質(zhì)量

要結(jié)合《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》相關(guān)規(guī)定對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收，主要有如下幾點(diǎn)內(nèi)容：一是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作。二是保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性和完整性。三是加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的安全管理工作。要從以上幾點(diǎn)入手，當(dāng)項(xiàng)目將要竣工驗(yàn)收的時(shí)候，由項(xiàng)目管理方開(kāi)展自查工作，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容進(jìn)行審閱，主要內(nèi)容包括項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同及協(xié)議等。對(duì)檔案進(jìn)行初驗(yàn)的時(shí)候，所有歸檔材料必須保證“圖實(shí)相符”，要有完整的簽字手續(xù)。在初驗(yàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要相關(guān)部門盡快解決。在驗(yàn)收的過(guò)程中，不能馬虎大意，要用高標(biāo)準(zhǔn)和高要求進(jìn)行，這樣才能促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的提升。

（六）做好對(duì)檔案管理人員的知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

為提升建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理效果，除了要有完善的檔案管理規(guī)章制度和領(lǐng)導(dǎo)者提高重視、轉(zhuǎn)變思想觀念以外，還要求檔案管理人員有較高的能力，綜合素質(zhì)要高。在建設(shè)項(xiàng)目檔案還沒(méi)有形成的時(shí)候，檔案資料一般分散保存在經(jīng)辦人手里，項(xiàng)目建設(shè)單位要從實(shí)際情況出發(fā)，為檔案管理人員提供更多檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓他們思想上高度重視檔案管理工作，并熟悉建設(shè)項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范和保管要求等[4]。不能在需要建設(shè)項(xiàng)目檔案的時(shí)候才去驗(yàn)收檔案，采取了解其整理標(biāo)準(zhǔn)與安全保管要求。此外，對(duì)于檔案管理人員而言，也要主動(dòng)改進(jìn)工作方法，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理工作，每個(gè)環(huán)節(jié)的工作都要做到位，這樣才能保證檔案的完整性和真實(shí)性，為今后的利用奠定良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)得到工作，必須要采取精細(xì)化管理措施，才能讓檔案得到有效的收集、整理和歸檔，并為以后的查詢與利用提供方便。對(duì)此，檔案管理人員要充分提高重視程度，真正了解建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，在日常工作中注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收等過(guò)程中，都要保證檔案管理工作及時(shí)跟進(jìn)。同時(shí)還要在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中主動(dòng)查找問(wèn)題，積極學(xué)習(xí)并借鑒其他單位的成功做法，結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)，這樣建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理才更加科學(xué)、合理，并能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化的目標(biāo)。

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