數(shù)字檔案館建設(shè)及對檔案管理的影響及對策

祖天元

摘 要：數(shù)字檔案館建設(shè)就是通過一種比較先進的管理方式實現(xiàn)檔案資源的合理利用。其主要采用數(shù)字化的方式提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，這樣的管理模式比傳統(tǒng)檔案管理 更加全面，而且能滿足后期大規(guī)模數(shù)據(jù)的增加和管理.本文概述了數(shù)字館檔案建設(shè)的必要性，說明了數(shù)字檔案館建設(shè)對現(xiàn)檔案理體制的影響，闡述了強化檔案管理體 制的具體措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館建設(shè)；檔案管理

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字檔案館應(yīng)運而生。數(shù)字檔案館無論是建館方式還是運行體系都有所不同。數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案館新發(fā)展的強大動力。檔案要實現(xiàn)軟件的兼容和共享”。在檔案的數(shù)字化過程中實行只進不出的原則，軟件必須是有國家涉密資質(zhì)的才能參加投標(biāo)，這一切都是為了保證檔案工作的絕對安全。目前我國的數(shù)字檔案館建設(shè)在安全平穩(wěn)的進行中，因數(shù)字檔案館建設(shè)也面臨著很多問題。首先就是數(shù)字檔案建設(shè)沒有實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)和政府的政務(wù)系統(tǒng)同步規(guī)劃，檔案的信息采集、信息沒有實現(xiàn)宏觀的規(guī)劃和安全維護。在這樣的背景下，數(shù)字檔案館建設(shè)已成為是檔案工作的重點和難點。為此，在數(shù)字信息技術(shù)迅速發(fā)展的現(xiàn)狀下，檔案信息的管理需要以數(shù)字檔案館的建設(shè)為基礎(chǔ)。數(shù)字擋案館的發(fā)展技術(shù)對于數(shù)字檔案館的建設(shè)是有促進作用。反過來，數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展離不開科學(xué)適宜的管理體制。因此，我們應(yīng)如何應(yīng)對是亟需探討的問題進行了探討。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

1.1 提高利用率的需要

數(shù)字檔案館借助信息管理系統(tǒng)與檔案網(wǎng)站，進行數(shù)字化、有序化的新型管理模式，其不僅能很好的使檔案原件長久保存，而且還可以有效提高檔案信息的利用效率，同時還將重復(fù)率高的工作交由機械處理，對各類數(shù)據(jù)信息進行分門別類，拓寬了應(yīng)用渠道。檔案信息數(shù)字化是推進檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化，不斷提升服務(wù)能力。利用網(wǎng)絡(luò)的可共享資源可供人們在與局域網(wǎng)聯(lián)通的計算機檢索查閱，如果基本具備檔案信息數(shù)字化的客觀物質(zhì)條件不需另行大的投入，只需大量存儲、管理、利用數(shù)字化檔案資源，就可以實現(xiàn)資源優(yōu)勢共享。

1.2 提升檔案編研水平的需要

過去的檔案管理中，檔案管理的利用率低。在信息時代，必須建立易于查詢的數(shù)字檔案，從而實現(xiàn)對舊的檔案進行源源不斷的補充和解釋。數(shù)字便于檢索，因計算機具有強大的信息處理能力，解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息不完整、漏抄等問題，使得人們在進行檔案管理的時候按照資料的分類進行統(tǒng)計和查閱。檔案管理員工可以更好地進行檔案的編研工作，從而提高職能部門的工作效率。數(shù)字檔案館建設(shè)的背景及現(xiàn)在的運行

數(shù)字檔案就是運用現(xiàn)代化的管理方式進行科學(xué)管理，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)合理使用檔案資源?，F(xiàn)階段，我國數(shù)字檔案館建設(shè)工作正在有條不紊的進行中。由于檔案工作的保密級別很高，安全很重要，所以檔案數(shù)字化信息共享的安全性也要長期調(diào)研，因此這項工作會有很多問題，但是這并不能阻礙數(shù)字檔案館的建設(shè)工作的開展。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響

數(shù)字檔案館建設(shè)是遵循數(shù)字檔案館技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，在一定時期內(nèi)滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。首先是推進館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，快速建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

其次是利用多種技術(shù)手段滿足各類用戶利用需求。應(yīng)用先進技術(shù)和相關(guān)管理手段，避免保對數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。數(shù)字檔案館的建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化必然對現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。 數(shù)字檔案館不僅節(jié)省了檔案管理人員的時間，而且會提高檔案建設(shè)效率。同時，數(shù)字化檔案館的建設(shè)真正以服務(wù)者的姿態(tài)為利用者服務(wù)，其不再是統(tǒng)一由檔案局作為管理部門的。

3 做好數(shù)字檔案館檔案管理工作的具體措施

3.1 確保檔案資源的安全性

檔案的價值在于利用，快捷、準(zhǔn)確、真實是檔案利用的原則。為了使檔案工作適應(yīng)數(shù)字檔案館的飛速發(fā)展的要求，檔案工作者必須通過網(wǎng)絡(luò)在任何地點、時間都能得到權(quán)限許可的檔案。 數(shù)字檔案館建設(shè)首先是優(yōu)先進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，快速建立各類數(shù)字檔案資源庫群。其次是確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。安全保障體系是確保檔案安全的管理的第一道防線。應(yīng)當(dāng)用運用多種網(wǎng)絡(luò)防護技術(shù)，防止使用人員竊取文件信息。例如：從控制手段上，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻和安裝防治病毒軟件，從訪問權(quán)限上，加設(shè)身份鑒別、信息加密等手段。從渠道上來說，就是對數(shù)字檔案的使用和共享利用還需要進行論證，突破傳統(tǒng)數(shù)字檔案館的建設(shè)的束縛，確保檔案信息的安全，準(zhǔn)確。

加之檔案資源共享不是無所顧忌的無限制敞開，因此必須確保資源在被有效利用的同時做好安全保障。一是檔案管理工作的中心一定是安全儲存。通過病毒防護措施和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備的應(yīng)用來控制風(fēng)險，利用技術(shù)安全控制，構(gòu)建分層安全策略。安全層的保障建設(shè)主要涉及到內(nèi)容保持完整、未被更改。二是傳輸安全層控制，傳輸安全層主要通過網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)等手段避免傳輸系統(tǒng)暢通無阻。三是環(huán)境安全層的控制，針對信息設(shè)備的信號輻射特性運用電磁輻射防護技術(shù)對不同的對象制定不同的備份策略。

3.2 實施人性化管理

我國現(xiàn)有的數(shù)字檔案館體現(xiàn)了人性化服務(wù)理念與方法。館內(nèi)寬敞明亮，全部部分開架借閱。任何人都可在館內(nèi)閱覽室自由閱凄。這里有視聽圖書館，查詢?nèi)藛T隨時可上網(wǎng)購物，閱覽室里都是免費上網(wǎng)。將管內(nèi)所有的檔案掃描制作成電子版，使所需用戶免費在線查詢和使用這些文獻。尤其是實施了網(wǎng)h查閱、網(wǎng)上預(yù)約、網(wǎng)上續(xù)借、異地借閱新方式。這些服務(wù)體現(xiàn)了數(shù)字檔案館服務(wù)的精準(zhǔn)特性，從而使檔案館的服務(wù)由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，檔案管理只要可以用移動設(shè)備就可以點播和定制自己所需的各種信息，突破了地點限制。同時還要制作了簡短的視頻文件，創(chuàng)新檔案館的管理服務(wù)模式。

3.3 數(shù)字檔案館資源整合與管理創(chuàng)新

采用文獻計量分析的方法，結(jié)合數(shù)字檔案館自身的特點對檔案資源整合的研究現(xiàn)狀和趨勢進行分析和預(yù)測，改變其內(nèi)容、形式比較單一的局面，在一定時期內(nèi)將是數(shù)字檔案館研究的重要維度。同時數(shù)字檔案館手機服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)有助于提高對服務(wù)的滿意度，擴大檔案館在人事管理中的作用。我們要從數(shù)字檔案館資源的整合和服務(wù)創(chuàng)新角度上，研究數(shù)字檔案館建設(shè)的理念、原則與方案，從研究、思路、創(chuàng)新模式、存在的問題及建議等幾個方面分析了數(shù)字檔案館資源管理創(chuàng)新的可行性。借鑒以往的管理理論和經(jīng)驗，需要我們探究新時期下數(shù)字檔案館建設(shè)與管理創(chuàng)新的具體措施，充分發(fā)揮數(shù)字檔案館在文化建設(shè)的重要作用。

3.4 加大數(shù)字檔案館的隊伍建設(shè)

數(shù)字檔案館的工作人員要樹立與時俱進的思想，重視數(shù)字檔案建設(shè)的重要性。同時也要具有高度的專業(yè)化技能，加大對專職人員的職業(yè)培訓(xùn)。

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