船檢檔案數字化現狀及對策分析

摘 要：傳統紙質的船檢檔案管理對船檢方面的文字、圖像以及其他相關的資料進行了有效的記載，在特定的時期發揮了重要的作用，有力促進了我國船檢事業的發展。但是隨著社會的發展以及檔案管理工作發生了轉變，傳統紙質的船檢檔案管理模式已經不能適應經濟發展的水平以及管理工作的開展。所以在這樣的情況之下轉變船檢檔案的管理方式是十分有必要的。基于這樣的背景之下，本文對數字化在船檢檔案管理當中的現狀進行了分析，同時提出幾點可行性的措施。

關鍵詞：船檢檔案；數字化管理；措施

近幾年以來，我國越來越重視海洋權益的保護以及海洋經濟的發展，所以在這樣的情況之下做好船檢檔案的管理工作能夠使我國的海洋權益得到有效的保護，使我國的海洋經濟得到迅速的發展。同時在船檢檔案管理工作當中采用數字化管理的模式，能夠在運用信息化的基礎之上為船檢事業的順利開展提供有力的支持，促進我國船檢事業迅速發展。

1 運用數字化手段對船檢檔案進行管理的重要作用

1.1 增加船檢檔案資料管理的儲存空間

傳統紙質的船檢檔案在特定的歷史時期和發展時期發揮了較大的作用。但是隨著經濟的發展和社會的進步，傳統紙質的船檢檔案管理模式已經不能適應社會和經濟的發展了，其弊端也逐漸凸顯了出來。傳統紙質的船檢檔案體積大，占用了大量的空間，同時在管理的過程中也有較大的困難，增加了檔案管理工作人員的工作強度。運用數字化手段對船檢檔案進行管理就能夠很好的解決這些問題。數字化的管理模式不僅能夠減少檔案占用的空間，降低檔案管理工作人員的工作強度，同時還能夠增加船檢檔案資料管理的儲存空間。

1.2 促進船檢檔案資料的共享

在傳統的船檢檔案管理當中，由于采用的是封閉式管理，造成了檔案資料信息在使用以及共享上面受到了一定的約束。在船檢檔案管理的過程中運用數字化的管理手段，能夠實現船檢各個部門之間的信息共享。在這樣的情況之下，就突破了原有的管理制度和信息共享機制，將檔案資料的作用充分發揮出來。同時在船檢檔案管理的過程中運用數字化的管理手段，還能夠對檔案資料進行信息化管理，在信息技術的作用之下，檔案管理工作人員就能夠對檔案資料信息進行有效的管理。同時通過信息技術的搜索引擎，用戶在極短的時間之內就能夠對相應的檔案數據進行查詢，不僅提高了工作效率，而且還在最大的程度上保證了查詢數據的準確性以及可靠性。

2 現階段檔案數字化管理的現狀

2.1 數字化管理的相關制度與現有的工作內容不一致

目前對于船檢檔案數字化的管理標準和制度還停留在傳統的檔案管理工作體制當中，相關部門未能根據船檢檔案管理事業的發展對相關的標準和制度進行改進和完善，導致在船檢檔案數字化管理過程中缺乏統一的標準。不同的檔案資料使用不同的儲存和管理方法，給檔案資料的共享以及用戶的查詢工作帶來了一定的困難。

2.2 數字化管理工作人員的專業技能水平還有待提高

由于檔案管理工作較簡單，需要協調和處理的問題較少，所以在對船檢檔案工作人員進行配置的時候，部分檔案管理工作人員都沒有接受過檔案專業教育。還有少部分的工作人員是從工作一線退居下來的，在對檔案進行管理的時候，沒有較強的針對性，從而也就導致了船檢檔案管理工作并沒有取得相應的成果。

2.3 船檢檔案數字化管理工作當中的網絡安全隱患

在船檢檔案管理的工作當中運用數字化的管理手段不僅能夠提高管理工作的效率，同時還能夠降低工作人員的工作強度，使我國的船檢檔案管理朝著信息化以及網絡化的方向發展。但同時在船檢檔案管理的工作當中運用數字化的管理手段也會帶來一定的網絡安全隱患。比如黑客、計算機病毒入侵檔案管理系統，造成系統癱瘓，嚴重的情況下還有可能導致重要的、關鍵的檔案信息丟失，造成嚴重的經濟損失。

3 現階段檔案數字化管理的措施

3.1 加強對數字化管理標準的重視程度，提高標準化管理意識

船檢檔案數字化管理與傳統的管理模式相比，最顯著的特點就是儲存的媒介發生了變化，傳統船檢檔案資料管理的媒介是紙質的，而數字化管理模式的媒介則是電子文件，同時通過網絡技術以及信息化技術實現對檔案子資料的管理和共享。根據現階段的經濟發展的情況以及數字化管理的現狀來看，要想提高數字化管理的針對性以及有效性，首要就要對數字化管理的標準進行改進和完善，通過相關的制度和標準對船檢檔案管理、數據共享的相關工作進行規范。比如信息傳遞的途徑、信息交流的制度、信息共享傳輸的標準等。所以在現階段的船檢檔案數字化管理工作當中，應該結合實際的工作情況對檔案數據的整理、儲存和共享進行統一規定，不斷提高檔案管理工作的針對性以及有效性。

3.2 提高船檢檔案管理工作人員的整體素質

在對船檢檔案進行數字化管理的工作當中，對檔案管理工作人員的專業技能要求較高，特別是計算機的操作能力。所以在數字化管理的工作當中，單位一方面要加強對員工的技能培訓，使他們及時掌握計算機的操作技能，促進船檢檔案數字化管理工作順利進行并取得相應的工作成果。另一方面要在工作當中采取淘汰-引進機制，對不能適應數字化管理工作要求的工作人員，及時淘汰。同時加強對檔案管理專業人才的引進工作，提高船檢檔案管理隊伍的綜合素質，促進我國船檢檔案數字化管理的發展。

3.3 提高網絡安全意識，為檔案數字化管理營造出安全的環境

在船檢檔案數字化管理過程中，加強管理系統運行的安全也是十分重要的工作。所以在日常的工作當中，單位應采取相應的措施來提高網絡安全意識，為檔案數字化管理營造出安全的環境。比如可以對檔案管理工作人員進行網絡安全的培訓和講座，提高他們的安全意識以及處理突發事情的能力。同時，檔案管理人員在日常的工作當中還應該運用相關的殺毒軟件對計算機以及系統的安全進行檢測，比如360衛士、卡巴斯基等殺毒軟件就是很好的選擇。最后就是單位應該增加資金和技術的投入，定期對檔案管理系統進行優化和更新，同時加快反侵入技術的研發和使用，為檔案數字化管理營造出安全的環境。

4 結語

為了進一步提高船檢檔案管理的數字化水平，相關的單位就應該加強對數字化管理標準的重視程度，提高標準化管理意識、提高船檢檔案管理工作人員的整體素質、提高網絡安全意識，為檔案數字化管理營造出安全的環境，以此促進我國船檢檔案管理工作的發展。

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