信息化環境下企業養老保險檔案管理模式探討

郭晉余

摘 要：隨著信息技術的發展，網絡信息資源的多樣化，社會養老保險事業不斷發展，覆蓋范圍不斷擴大，參保單位、參保職工和享受社會養老保險待遇的人數也在不斷增加，管理手段也受到信息化進程的影響，企業養老保險檔案管理的重要地位日益凸顯。原有的傳統的養老保險檔案管理方法已經很難適應發展的客觀要求，加強和完善信息化環境下企業養老保險檔案管理新模式勢在必行。本文將在對企業養老保險檔案管理現狀分析的基礎上，結合信息化環境提出企業養老保險檔案管理發展模式。

關鍵詞：信息化；企業；養老保險；檔案管理

1 引言

我國現行的養老制度可以追溯到上世紀80年代中期，當時面臨的問題是起步晚、覆蓋面小，資金不足。目前養老保障范圍已經逐步擴大到各類企業，保障形式和渠道都隨著社會保險的發展在不斷發生變化。這期間所形成的各類檔案材料紛繁復雜、五花八門，系統管理遲遲跟不上需要，缺乏專業管理隊伍。

2003年以前的企業養老保險檔案大部分集中在企業，在職職工、退休人員檔案由企業及其主管局管理。2003年起開始，所有企業檔案開始逐步向社會保險經辦機構移交，移交過程中涉及較多的檔案資料，系統管理起步晚，一度陷入混亂。加上現代化技術手段飛速發展，信息化進程不斷加快，影響波及到各行各業，檔案管理行業也不能例外，依靠傳統的管理已然無法滿足日益發展的企業步伐，加上現在人才流動性大、政策變化快，企業發展日新月異，缺乏精心管理檔案的理論和實踐勢必給企業養老保險檔案管理帶來阻礙，從而影響企業人才的招募留任，因此探討信息化環境下企業養老保險檔案管理模式十分有必要。

2 企業養老保險檔案管理現狀

2.1 檔案管理制度不完善，開發利用程度低

企業職工屬于流動較大的人群，養老保險檔案來源紛繁復雜，職工養老保險逐漸積累了大量的檔案信息資料，但其開發利用仍處于“初級階段”，主要用于職工計算養老保險待遇和離退休人員養老金調整等方面，推送社會保險發展和決策方面幾乎未開發。因為檔案來源復雜，又缺乏統一的管理流程和完善的制度，有序管理尚未解決，更遑論開發利用。

2.2 系統管理未完全實現

我國2009年9月才出臺實施了《社會保險業務檔案管理規定》，這是第一個統一的社會保險檔案管理的規定。管理法規實行較晚，導致檔案管理部門并未一早就把企業養老保險列入管理范圍。管理水兵不高影響社保業務的開展，即使信息化程度可以滿足企業養老保險的系統化管理，也難以短時間實現，軟硬件和管理人員配套不足，不能完全適應管理需要，導致現代化技術不能發揮出應有的管理效能。

2.3 檔案管理意識不足

各地的社會保險經辦機構有各自的規定，不統一、不規范。企業職工流動人員有些仍然缺乏相關意識，自己個人保存有關參保資料，導致檔案遺失時有發生，雖然設立了企業養老保險檔案機構和管理人員，但沒有過硬的措施和規定，也沒有足夠的意識宣傳，仍然有一大部分流動人員保存著個人的參保檔案資料，企業不及時將有關資料歸檔和不認真辦理的問題也不同程度存在，導致養老保險真正利用遇到麻煩。

2.4 缺乏專業的管理隊伍

檔案管理專業人才不在少數，但隨著社會發展、信息化技術的滲透，傳統的檔案管理和紙質目錄檢查無法滿足檔案管理和事業發展的需要。企業職工養老保險檔案數量巨大，發展變化快，利用現代化的管理手段才能保障有序管理。這就需要既懂得檔案管理知識，對企業養老保險檔案特點熟悉，又能夠利用現代化信息技術進行管理規范的專業管理隊伍。目前的狀況在轉變期，檔案管理工作有屬于邊緣性、安插性崗位，還需建立專業的管理隊伍。

3 信息化環境下企業養老保險檔案管理模式

3.1 自上而下規范管理責任

提高企業養老保險檔案管理的意識問題，要從健全組織領導機構，強化責任管理開始。信息化環境下一改往日改革緩慢的步伐，要將檔案管理工作納入績效責任考核，組建相關科室和領導小組，定期培訓、研討、交流，研究解決企業養老保險檔案管理在發展中遇到的新情況和新問題，在改革中調整策略，定期檢查，規范管理。

3.2 資金傾斜，利用現代化技術實現系統化管理

企業養老保險管理在信息化時代需要利用現代化的手段進行管理，是 適應時代需求，發展企業養老保險業務的必然要求，要采取多種渠道措施解決資金問題，加大硬件投入，配備現代化管理手段。比如建立標準庫房，配備溫度濕度計、干燥劑等專用物品；建立數據庫、配備掃描儀等，開發檔案管理軟件并不斷更新，確保檔案管理和檢索工作正常開展。

3.3 培養信息化環境下的專業管理人才隊伍

制定人員培訓計劃，不斷提高信息化環境下專業檔案管理人員的業務素質。信息化環境對企業養老保險檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求，除了要掌握最先進的檔案管理專業理論知識和管理工作理念，還要不斷革新理念，了解新政策新信息，再者需要結合企業養老保險的不同實際進行專門管理，并且掌握信息化管理的軟件使用操作技能。

4 總結

綜上，隨著信息化技術的飛速發展革新和社會市場經濟的不斷發展進步，檔案管理工作不斷面臨新的形勢和要求的挑戰和考驗，企業養老保險是維持人才穩定、保障企業職工社會權益的重要部分，必須跟上發展的步伐，轉變觀念、拓展服務領域，創新服務模式，結合信息化環境的技術手段，積極開發起利用價值，提高養老保險檔案的利用率，更好的發揮應有的服務功能。

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