灰色文獻(xiàn)的收集與管理

黃獻(xiàn)民

摘 要：灰色文獻(xiàn)是一種新型信息源，覆蓋的信息面廣，內(nèi)容新穎，見解獨(dú)特，具有特殊的情報(bào)價(jià)值。隨著科研活動(dòng)的逐漸發(fā)展，灰色文獻(xiàn)能反映各個(gè)領(lǐng)域的科學(xué)研究成果。本文歸納了灰色文獻(xiàn)的特征，淺析東莞地區(qū)灰色文獻(xiàn)的收集原則及收集途徑，總結(jié)出適合東莞地區(qū)灰色文獻(xiàn)管理的方法。

關(guān)鍵詞：灰色文獻(xiàn)；東莞地區(qū)；收集；管理

灰色文獻(xiàn)是信息資源的重要組成部分，具有信息快捷、種類多、信息量大等特點(diǎn)，對(duì)于文化、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及知識(shí)的創(chuàng)新具有重要意義。但是它屬于“非正式出版物”，是沒有通過正常渠道而發(fā)行的文獻(xiàn)，且發(fā)行數(shù)量有限，容易絕版，所以不容易獲得。這樣一來，灰色文獻(xiàn)的收集與管理都不容易做到。為了挖掘灰色文獻(xiàn)的價(jià)值，提高其利用率，東莞地區(qū)從多個(gè)途徑對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行收集，并采取一些措施加強(qiáng)對(duì)灰色文獻(xiàn)的管理。

1 灰色文獻(xiàn)的特征

灰色文獻(xiàn)是指內(nèi)部發(fā)行的，通過一般銷售渠道購(gòu)買不到的資料。主要由政府機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、企業(yè)等以電子版的形式發(fā)行或自己進(jìn)行印刷出版的。灰色文獻(xiàn)的特征有多個(gè)方面：（1）灰色文獻(xiàn)能夠引人注目主要是因?yàn)閮?nèi)容新穎，涵蓋的范圍廣，情報(bào)價(jià)值高。它可以反映政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的最新發(fā)展，也可以反映企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，因此可以作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的參考；（2）由于灰色文獻(xiàn)的不公開，主要在政府部門、企業(yè)、機(jī)構(gòu)內(nèi)部流通，所以灰色文獻(xiàn)不容易被獲得；（3）灰色文獻(xiàn)主要是各機(jī)構(gòu)、企業(yè)等自行出版發(fā)行，制作份數(shù)比較少，且主要根據(jù)各方面的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)來出版，靈活性比較大，內(nèi)容不受限制。

2 灰色文獻(xiàn)的收集

由于灰色文獻(xiàn)具有不公開、發(fā)行量小、流通面窄等特點(diǎn)，所以收集具有一定的困難。下面結(jié)合東莞地區(qū)實(shí)際情況，分析應(yīng)該怎樣完成該地區(qū)灰色文獻(xiàn)的收集。

（一）、灰色文獻(xiàn)的收集原則

由于灰色文獻(xiàn)不像常規(guī)文獻(xiàn)那樣透明化公開發(fā)行，因此，灰色文獻(xiàn)在收集和管理上將受到一定的影響。為了不浪費(fèi)人力、物力，在收集灰色文獻(xiàn)方面要遵循一定的原則。

（1）針對(duì)性。需要針對(duì)東莞地區(qū)灰色文獻(xiàn)的來源和流通方式進(jìn)行分析，準(zhǔn)確掌握灰色文獻(xiàn)的內(nèi)容類型及情報(bào)價(jià)值，為灰色文獻(xiàn)的收集奠定良好的基礎(chǔ)。

（2）時(shí)效性。任何文獻(xiàn)都有一定的情報(bào)價(jià)值，但隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，其價(jià)值會(huì)降低，甚至?xí)兊脹]有任何作用，這就是文獻(xiàn)的時(shí)效性。例如，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，政府部門的發(fā)展規(guī)劃不可能一直適用，會(huì)因價(jià)值降低對(duì)它做出一定的調(diào)整。因此，應(yīng)該把握時(shí)效性的特點(diǎn)。在收集文獻(xiàn)時(shí)應(yīng)該快速且收集內(nèi)容新穎、情報(bào)價(jià)值高的灰色文獻(xiàn)。

（3）科學(xué)性。灰色文獻(xiàn)的分布廣、信息多，收集起來比較困難，因此，在對(duì)灰色文獻(xiàn)的收集時(shí)，通常需要運(yùn)用一些科學(xué)方法，分析灰色文獻(xiàn)主要的分布范圍以及其中所含的情報(bào)價(jià)值，避免浪費(fèi)時(shí)間、人力以及物力。

（4）完整性。在收集灰色文獻(xiàn)時(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行全面檢查，保證文獻(xiàn)的完整性，以便于滿足收藏的需求。在文獻(xiàn)收集后，對(duì)于有缺失的灰色文獻(xiàn)，可以咨詢相關(guān)人士后進(jìn)行補(bǔ)充，使其完整可用。

（二）、灰色文獻(xiàn)的收集途徑

灰色文獻(xiàn)的收集大多根據(jù)城市發(fā)展情況來決定，但是方法很多，主要通過以下幾個(gè)途徑。

（1）贈(zèng)予。圖書館的灰色文獻(xiàn)大多是各機(jī)構(gòu)、企業(yè)等贈(zèng)予的，這是最普遍的一種方法。贈(zèng)送的灰色文獻(xiàn)的內(nèi)容多樣，沒有針對(duì)性，有的甚至有缺失。這就需要我們圖書館采編部門對(duì)這些灰色文獻(xiàn)進(jìn)行分類、補(bǔ)充，挑出情報(bào)價(jià)值高的灰色文獻(xiàn)。

（2）索取。有些資料是廠家推銷產(chǎn)品贈(zèng)送的樣書；有些是商家為了宣傳商品發(fā)放的一些有商品類目、作用的圖片；有些是企業(yè)發(fā)的一些推廣技術(shù)的小本子；有些是政府報(bào)告、會(huì)議記錄、學(xué)術(shù)論文、業(yè)務(wù)往來等。這些都是可以直接獲得的或間接索取的。

（3）交換。各企業(yè)、機(jī)構(gòu)為了加強(qiáng)交流、補(bǔ)充情報(bào)，從而，進(jìn)行文獻(xiàn)互換。在東莞地區(qū)，多個(gè)企業(yè)之間建立了文獻(xiàn)的長(zhǎng)期交換，可以相互了解、互通有無。各企業(yè)和各單位應(yīng)該有專人來負(fù)責(zé)文獻(xiàn)的交換工作，登記交換方、文獻(xiàn)類目和交換數(shù)量。對(duì)灰色文獻(xiàn)的收進(jìn)與給出作到心中有數(shù)。

（4）復(fù)制。文獻(xiàn)收集時(shí)，由于收集條件所限，不能帶走原版文獻(xiàn)，可以采用復(fù)印、錄制、翻拍、掃描等方法來收集到完整的文獻(xiàn)。

（5）網(wǎng)絡(luò)搜索。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)搜索也變得重要了。它可以提高工作效率，便于情報(bào)價(jià)值的開發(fā)。可以輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，從數(shù)據(jù)庫(kù)中找到與此相匹配的灰色文獻(xiàn)。以互聯(lián)網(wǎng)為例，通過萬(wàn)維網(wǎng)這個(gè)資料空間，可以了解最新信息、新聞、熱點(diǎn)等，可以快速的查找資料。

（6）實(shí)地收集。實(shí)地收集的資料多是第一手資料，內(nèi)容新穎，具有很高的情報(bào)價(jià)值。一般在學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、洽談會(huì)、展覽會(huì)等現(xiàn)場(chǎng)收集來的資料就屬于實(shí)地收集的情報(bào)。還可以請(qǐng)志愿者幫助收集，以免造成資料的短缺。

3 灰色文獻(xiàn)的管理

在對(duì)灰色文獻(xiàn)的管理方面，存在著很多問題。例如，收藏不全面、不易檢索、沒有目錄等。為了進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)灰色文獻(xiàn)的管理，建議采取了以下措施。

（1）創(chuàng)建灰色文獻(xiàn)管理體系。由東莞圖書館設(shè)立灰色文獻(xiàn)管理機(jī)構(gòu)，制定管理規(guī)則，明確各自的任務(wù)，各個(gè)分館定期將情況上報(bào)。各分館之間可以相互交流，相互討論怎樣可以更快地收集灰色文獻(xiàn)并如何提高灰色文獻(xiàn)的利用率，加深對(duì)灰色文獻(xiàn)的研究。

（2）編寫灰色文獻(xiàn)目錄。由于灰色文獻(xiàn)很難獲取，且大多數(shù)只有標(biāo)題和正文，不便于文獻(xiàn)的檢索和開發(fā)。因此，圖書館采編部門需要將沒有條理的灰色文獻(xiàn)進(jìn)行分類整理，并且編寫目錄以及一定的關(guān)鍵詞，按照目錄或關(guān)鍵詞對(duì)其進(jìn)行歸類，方便讀者的檢索和閱讀。

（3）建立灰色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。在信息化社會(huì)，充分利用各類信息資源并進(jìn)行有效地管理，是進(jìn)行科學(xué)研究和決策管理的前提條件。建立東莞地區(qū)灰色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，更有利于東莞地區(qū)灰色文獻(xiàn)的收藏和管理。東莞地區(qū)灰色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該滿足不同讀者的不同需求，做到查有所出。

（4）進(jìn)行用戶輔導(dǎo)和培訓(xùn)。為提高讀者的檢索能力，針對(duì)不同讀者的需求進(jìn)行輔導(dǎo)與培訓(xùn)。圖書館工作人員把灰色文獻(xiàn)的類型、作用介紹給讀者，并通過各種方式向讀者推廣，使讀者能夠了解灰色文獻(xiàn)，能夠快速檢索自己想閱讀的文獻(xiàn)。

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，應(yīng)該建立灰色文獻(xiàn)閱讀網(wǎng)站，將收集到的灰色文獻(xiàn)統(tǒng)一錄入，并且需要對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行一定的規(guī)劃和宣傳，對(duì)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)分類，寫出檢索步驟來引導(dǎo)讀者，幫助讀者查找灰色文獻(xiàn)。例如，圖書館可以將灰色文獻(xiàn)中的新觀點(diǎn)、新經(jīng)驗(yàn)以文摘、題錄的形式進(jìn)行宣傳，引起讀者和用戶的關(guān)注，吸引更多的讀者來閱讀。同時(shí)，還可以在東莞地區(qū)的各機(jī)構(gòu)、企業(yè)、學(xué)校，采取講座、海報(bào)等形式的宣傳，讓讀者了解網(wǎng)站的作用，并且學(xué)會(huì)如何使用。

4 結(jié)語(yǔ)

灰色文獻(xiàn)能反映地區(qū)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展動(dòng)態(tài)，是經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)所需的信息資源。因此，在有著“世界工廠”之稱的東莞，灰色文獻(xiàn)的收集與管理尤為重要。應(yīng)該遵循上述原則，對(duì)東莞地區(qū)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行合理化收集和管理，進(jìn)一步開發(fā)灰色文獻(xiàn)，挖掘灰色文獻(xiàn)的情報(bào)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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