高校網上預約報銷系統(tǒng)應用的利弊分析

吳盈螢

【摘要】隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，經費來源也更加多元化，極大增加了財務管理工作難度。高校在應用網上預約報銷系統(tǒng)以后，雖然在一定程度上能夠緩解“報賬難”問題，促進財務管理水平不斷提升，但是也存在著很多弊端，需要高校提高重視，盡快采取解決措施。本文將分析高校網上預約報銷系統(tǒng)應用的利與弊，并提出了具體可行的改進措施。

【關鍵詞】高校 網上預約報銷系統(tǒng) 利弊

近年來高校辦學規(guī)模逐步擴大，為財務管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，財務人員不足的問題也更加凸顯，存在著“報銷難”的問題，容易讓全校師生產生不滿與抱怨，也加大了財務人員的工作壓力。對此，高校要充分應用網上預約報銷系統(tǒng)，正確看待其優(yōu)勢與弊端，做到科學、合理的利用，將高校網上預約報銷系統(tǒng)的作用發(fā)揮出來，確保高校財務服務水平得到提升。

一、高校網上預約報銷系統(tǒng)應用的優(yōu)勢

（一）有效減少報賬時間

應用高校網上預約報銷系統(tǒng)以后，報賬人員可以提前預約好時間，并根據(jù)約定報銷時間來報賬。這樣可以減少財務處理時間，便于報賬人員合理安排時間進行報銷，從而節(jié)省了時間。從以前的情況來看，因為報賬人數(shù)較多，報賬人員要頻繁去財務處排隊，需要很長的等待時間。現(xiàn)在通過網上預約報銷系統(tǒng)，可以避免出現(xiàn)這種情況。

（二）改善財務工作質量

高校網上預約報銷系統(tǒng)可以按照預約報銷單內容信息，自動生成記賬憑證，防止人工錄入時發(fā)生錯誤，讓財務信息更加準確和真實，生成的財務報告也有更高的質量。報賬人員登錄網上預約報銷系統(tǒng)后，能夠掌握自己各項經費情況，便于其及時了解資金運用信息，從而可以及時報銷各項科研項目經費，有效改善了財務工作質量。

（三）提升決策支持水平

高校實施網上預約報銷系統(tǒng)以后，財務人員只需要審核、加工報賬人員輸入的信息即可，不需要進行低效、重復和繁瑣的計算與錄入。這樣可以提升賬務處理效率，避免出現(xiàn)人工錄入錯誤的情況，并有效節(jié)省時間[1]。此外還可以讓財務信息更加公開，共享財務資源，各部門與科研項目負責人利用網上預約報銷系統(tǒng)，可以全面掌握各項經費使用狀況，對資金支出作出合理安排，確保資金有更高的利用率。

二、高校網上預約報銷系統(tǒng)應用的弊端

（一）報銷單經辦人身份不明確

對網上預約報銷信息自動生成的記賬憑證導入中，容易發(fā)生記賬憑證報賬經辦人與經有權審批人簽批的預約報銷單經辦人姓名不一致的問題，財務人員應逐一修改自動生成的記賬憑證摘要欄中報賬人的姓名。這樣會導致報賬人等待時間增加，同時遇到預約報銷量較多的情況，財務核算人員在財務處理系統(tǒng)中提取預約報銷信息的過程中，很難根據(jù)網上預約報賬人姓名進行查找。

（二）缺乏規(guī)范的報賬預約方式

如果錄入一筆預約報銷人報賬信息以后就預約，將發(fā)生一張預約號對應一張記賬憑證的現(xiàn)象，這樣會浪費資源。如果項目經費不同，報賬業(yè)務類型較多，填寫信息后同時預約，將發(fā)生全部預約數(shù)據(jù)自動在同一張記賬憑證中生成的情況。從報賬預約方式來看，與會計規(guī)范化不符，財務人員受理這種預約報賬業(yè)務的過程中，由于存在很多的票據(jù)，因此極易發(fā)生錯誤，影響工作的效率[2]。無法將高校網上預約報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。

（三）預約報銷與非預約報銷的矛盾

在遇到報銷高峰期以后，除了網上預約報銷人數(shù)將增多以外，非網上預約報銷業(yè)務也將增多，如果網上預約報銷人數(shù)越來越多，優(yōu)先辦理的優(yōu)勢將不復存在，影響網上預約報銷者積極性。同時在報銷繁忙時間，還有很多教職工沒有預約報銷，相比于優(yōu)先辦理網上預約報銷者，將和財務部門產生新的矛盾，對財務部門業(yè)績評價造成不利影響。

（四）報賬人掌握的報賬知識較少

在高校網上預約報銷系統(tǒng)應用過程中，對報賬人要求很高。但是通常報銷人掌握的財經知識很少，加之財經制度比較專業(yè)，導致他們在票據(jù)整理、分類匯總等上面，經常發(fā)生混淆。對于網上預約報銷系統(tǒng)內的錄入數(shù)據(jù)、修改預約等，報賬人也知之甚少，極易發(fā)生錯誤和數(shù)據(jù)丟失的問題。

三、高校網上預約報銷系統(tǒng)應用改進措施

（一）明確報銷單經辦人身份

網上預約報銷單經辦人簽字后，應負起票據(jù)真實性的責任，對此，在報賬人填寫預約報銷信息摘要接口模塊內，應設置報賬人姓名必須是填寫報銷單的在職職工這個附加的信息功能。這樣可以在報賬人填寫信息的過程中給予提示，確定為報賬人身份。財務部門要在預處理數(shù)據(jù)庫內增加報賬人姓名檢索功能，當報賬人和業(yè)務量預約增加后，財務核算人員在賬務處理系統(tǒng)內提取預約報銷信息數(shù)據(jù)的過程中，能夠準確定位同時快速提取數(shù)據(jù)。

（二）合理確定預約方式

報賬人登錄預約報銷系統(tǒng)時，先選擇經費項目來源，同時根據(jù)報賬業(yè)務類型、付款“取現(xiàn)”或“轉賬”的方式，讓票據(jù)規(guī)整和報銷單填寫可以合理進行，并按照相關提示選擇報業(yè)務需求，將報賬數(shù)據(jù)錄入其中。在準確填寫好報賬信息以后，可進入報賬預約方式模塊，并增加一個附加信息功能，即預約方式根據(jù)經費項目或同一項目的不同報賬業(yè)務類型分項分類分別預約。這樣財務人員提取預約報賬數(shù)據(jù)的過程中，不同記賬憑證中的報賬信息能夠自動生成，從而快速、準確的判斷并處理報賬業(yè)務。

（三）優(yōu)先處理預約報銷

報賬人可以根據(jù)自己的需求確定報賬時間，這樣會讓傳統(tǒng)報賬業(yè)務發(fā)生不確定性，且報賬人流量也存在不可預見性，讓業(yè)務量發(fā)生非均衡性。但是網上預約報銷業(yè)務具備可預見性，這是由于能夠通過預處理數(shù)據(jù)庫了解預約量[3]。對此，進入報賬高峰期以后，在系統(tǒng)的預約時間模塊中應增加控制報賬業(yè)務量和人流量的功能，如果業(yè)務量和人流量超過一定范圍，這個模塊將提示報賬人推遲報賬時間。財務部門也可以根據(jù)報賬人流量和業(yè)務量預約狀況，對預約報銷窗口作出適當增減，這樣能夠發(fā)動更多師生進行網上預約報銷，讓高?！皥筚~難”問題在一定程度上得到緩解。

（四）做好財務報賬知識宣傳

高校要做好網上預約報銷系統(tǒng)相關知識的宣傳工作，讓全體教師了解其具體的操作步驟。要利用校園網絡平臺，將網上預約報銷系統(tǒng)相關知識發(fā)布出來，并在受理網上預約報銷業(yè)務的過程中，及時進行釋疑，并征詢廣大教職工對網上預約報銷系統(tǒng)的意見與建議，這樣有利于讓網上預約報銷系統(tǒng)更加完善，讓其更具操作性。

四、結語

總之，通過實行高校網上預約報銷系統(tǒng)，有力提升了財務工作效率和服務質量，為資金安全提供了可靠保護，同時也嚴格監(jiān)督財務狀況，促進高校財務管理工作水平的提升。不過高校實行網上預約報銷系統(tǒng)有利有弊，在實際應用過程中需要不斷進行改進，確保將網上預約報銷系統(tǒng)有利的一面體現(xiàn)出來，從而有效緩解高?！皥筚~難”問題。

參考文獻

[1]劉宗彬.高校網上預約報賬系統(tǒng)的設計構想[J].經濟師，2016，（05）：210-211.

[2]羅軍.推行網上預約報銷解決高校報帳難的問題研究[J].衡陽師范學院學報，2015，（06）：152-154.

[3]武迎春.關于高校實施網上預約報賬系統(tǒng)的思考[J].中國管理信息化，2013，（17）：25.