加強社會保險檔案管理的對策及建議

劉國生

一、社會保險檔案的含義和歸檔范圍

社會保險檔案是國家檔案的重要組成部分，它是各類機關、企事業單位和各類社會組織為員工繳納養老、醫療、工傷、失業、生育五大社會保險過程中形成的記載和反映參保職工各項保險繳費基數、統籌時間、人員流動、保險關系轉移以及退休檔案審批、待遇計發、退休金發放等情況，以用工企業、團體組織或托管機構分別集中整理保管起來，具有一定的實際查考利用價值和保存價值的文件材料。 歸檔范圍有：

1. 政策依據類：包括國家、地方出臺的有關社會保險制度及改革的政策法規，社會保險繳費、待遇支付辦法以及社保經辦機構工作方面的規范性文件。

2.業務憑證類：包括各類社會保險費用的扣繳憑證、匯繳憑證、轉接憑證、報銷憑證、支用憑證、理賠給付憑證等。

3.結算賬卡類：包括單位各項社會保險費用管理手冊、支用給付賬冊、費用匯繳賬冊、參保人員花名冊、養老保險手冊以及保險關系轉遞清單、轉接變更登記卡和職工各項保險管理卡片等。為便于管理利用，此類材料中凡涉及參保人員的各類手冊、資料、卡片等均應集中統一立卷，做到每人一份社會保險檔案案卷。

4. 統計報表類：包括參保人員工資變動情況統計審核表、各類社會保險費用匯繳統計表以及支用給付統計表等。

5.離退休人員社會化管理類：包括離退休人員退休待遇、退休人員生存調查表采集的指紋存檔資料、離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、遺屬待遇審批表，調整養老待遇、遺屬待遇的申報表。

6.電子檔案類：是指社會保險工作實現辦公自動化以后形成的各種數字信息檔案等。

二、社保檔案管理目前存在的問題

1.社會保險檔案重視程度欠缺。雖然社會保險制度實施已經多年，但一直對檔案重要性缺乏清醒認識，對保險的認識大都停留在社會保險的繳納、醫療報銷、退休金的領取等層面，認為退休后檔案就是廢紙一堆的也大有人在，各地社保經辦機構一項重要工作就是社會保險的擴面征繳，各地政府也將擴面征繳作為一項考核的重要指標，而對于社會保險檔案管理，則不夠重視。

2.社會保險檔案管理缺少統一規范管理。從各地社會保險檔案管理現狀來看，能夠嚴格按照國家檔案管理的有關規定管理社會保險檔案的占不到半數，由于目前社會保險檔案管理制度剛剛發布，各地按照標準規范整理社保檔案的工作進度并不統一，造成社會保險文件材料收集不齊全，檔案歸檔范圍不明確，檔案的管理制度不健全，由此，檔案的遺失、損毀、涂改現象時有發生，影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。

3. 社會保險檔案缺少專業人員。有些社會保險部門檔案機構不健全，缺乏專職或兼職人員管理檔案。一些檔案室一方面庫容量急需增大，另一方面在檔案室的防潮防霉變防蟲等方面，也需要人員的專職管理，但目由于人員配備嚴重不足，即使有足夠專兼職檔案人員，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量，也給提供利用帶來極大不便。

4. 社會保險檔案硬件建設落實。由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，存放檔案的房間狹窄，設施陳舊，檔案缺乏規范化管理，致使社會保險檔案存在一系列不安全因素。

三、完善社會保險檔案管理的建議

1.提高認識，增強社會保險檔案意識。把社會保險檔案工作納入本單位和本部門發展規劃和年度工作計劃，加大資金及人力投入，擴建檔案庫房，購置新式檔案陳列架，完善檔案管理制度，建立起社會保險檔案規范管理的長效機制，確保社會保險檔案工作健康發展。

2.強化業務，實現檔案管理的規范化和制度化。社會保險檔案管理要做到統一規劃，合理布局、統一標準、分步實施。就是要本單位社會保險檔案構成、規模、特點、以及與其他業務的聯系，遵循社保檔案管理規范標準，健全社保檔案管理落實考核機制，納入單位年度綜合考核，將社保檔案工作年度任務分解到各部門科室，建立部門科室聯動機制，真正做到檔案管理目標明確、措施到位、監督有效、考核準確、獎懲分明的長效機制。

3.建設專職隊伍，強化培訓提高管理水平。造就一支高素質的社會保險檔案管理人員的隊伍，是提高社會保險檔案管理水平的前提。針對目前社會保險檔案管理人員的業務素質偏低，不能適應當前的社會保險檔案管理需要的事實，社保部門應采取通過引進檔案專業人才和對現有社會保險檔案人員進行專業培訓提高檔案管理知識和技能的兩步一起走的方式進行，促使社會保險經辦機構隊伍整體素質得到強化提高，實現社會保險標準化、規范化、精細化管理。

4. 緊跟時代步伐，實現社保檔案的數字化、信息化、網絡化。要充分運用計算機技術，信息技術等現代科學技術，實現社會保險檔案工作的現代化管理。通過現代信息技術，實現紙質檔案的數字化管理，逐步建立起社會保險檔案數據庫，實現互聯互通、資源共享。開發檔案信息管理系統，完善分類、查詢、比對等模塊功能，為廣大參保人員提供全方位的查詢服務。

作為社保經辦機構，社會保險檔案管理，事關社會保險的基礎業務建設，事關廣大人民群眾的切身利益， 是履行崗位職責、提高辦事效率、提升為民服務水平的最基礎工作。完整的檔案資料是社會的一筆寶貴財富，它不僅能較好的反映出一個地區社會經濟發展狀況，為地方制定發展規劃提供科學決策，而且對于促進加快構建社會保險體系， 推進社會保障事業的發展，構建社會主義和諧社會，維護參保人員權益，都將發揮其越來越重要的作用。

（作者單位：山東省青州市社會保險事業管理局）