淺談基層民生檔案工作

宋鳳輝+李娟

民生檔案是指各類與民生有關的專門檔案。主要是惠及百姓，與民生相關的檔案材料。內容主要包括社保、就業失業、房地產、婚姻、學籍等方面的文件材料。民生檔案工作是關注民生、保障民生、改善民生的環節之一，是推動新時期檔案工作發展的新理念和新目標。

一、加強民生檔案管理工作的重要意義

各級黨委政府在為改善民生出臺一系列政策措施過程中，民生檔案為有關部門開展工作、把好事辦實提供了重要信息保障，確保黨和國家的惠民政策得到具體落實，使人民群眾切實感受到黨和政府的關懷與幫助。公民通過查閱民生檔案，可以解決工作和生活中遇到的一些實際困難和問題，維護自身的合法權益。通過建立各類民生檔案，可以在處理經濟糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調解、提供社會保障等工作中充分發揮檔案的作用，從而使突發性、群體性事件以及各種矛盾和糾紛解決在基層，消滅在萌芽狀態，為改革發展和社會穩定奠定基礎。

二、基層民生檔案工作現狀

民生問題已成為當今社會的熱點問題。民生檔案是與人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題息息相關。做好民生檔案工作是改善民生必不可少的重要環節，已成為當前檔案工作的重要內容。近年來，正定縣民生檔案工作取得了一定成效，民生檔案的利用率非常高。如正定縣檔案館2009年利用民生檔案為53名鄉村醫生出具《專業技術職務任職評審表》，使他們順利地辦理了醫師資格認證，避免了被無證取締。2012年利用婚姻檔案補辦結婚證，使81對夫婦順利領取獨生子女或雙女戶補貼。利用計生檔案，使76對夫婦通過了二胎審批。利用土地房產證檔案化解拆遷中的矛盾糾紛32起。利用下放、回城、轉正定級等檔案使破產企業—緯編廠的59人順利辦理了退休。尤其是利用教育局的檔案，為550名年滿60周歲的民辦教師出具證明1240份，為他們順利領取養老金提供了保證；2014年利用民政局檔案為260名烈士的家屬出具證明，使他們順利換發優待證并領取補助。利用土地房產證檔案化解拆遷中的矛盾糾紛128起，尤其是北圣板村征地時，有幾戶村民認為分地時明明有自己的地，現在卻沒有了，吵鬧著要上訪告狀。村委會急忙派人到檔案館查閱了全村468戶的土地延包檔案，使問題很快得到解決。但是經過這幾年對各單位檔案工作指導時發現尚存在不少問題，有待改進和加強。

1.少數單位民生檔案管理混亂

有的部門檔案管理分工不明確，檔案管理人員職責不清，流動性大；對下屬單位（科室、站所）的監督指導不到位。有的鄉（鎮）、縣直單位只注重文書檔案資料的歸檔整理和移交進館，而專業檔案（包括涉民檔案）長期分散在各科室或站所，既無規范整理歸檔，又沒有集中統一管理，造成民生檔案管理混亂。如有的鄉（鎮）二輪土地承包、準生證等檔案仍散落在當時的經辦人手中，有的甚至已經遺失。

2.部分單位不愿移交到期的民生檔案，安全保管無保障

一是個別涉民單位檔案法制觀念不強，并以平時業務工作要經常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給檔案館。總是千方百計地找借口拖延或不予理睬。二是部分單位檔案室基礎設施配套滯后，信息化建設步伐緩慢，有的甚至還在各自業務部門（科、室）保管，很容易造成檔案流失。三是有的單位因受人員、技術、管理不到位的影響，使檔案無法得到安全有效的保管。

3.民生檔案資源管理分散，不利于資源共享

由于民生檔案涉及面廣，檔案來源比較復雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門，造成群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。以正定縣為例，縣房產檔案、住房公積金檔案、社保檔案、土地檔案、民政檔案、司法檔案等都由各形成部門自我保管，比較分散。而市民往往直接到縣檔案館查閱利用檔案，但縣檔案館又無法提供市民所需的檔案，這就給廣大市民查閱民生檔案帶來很大不便，同時也難以體現民生檔案資源真正為社會所用。

三、加強民生檔案管理工作的對策及建議

1.加大檔案宣傳力度，全面提高全社會檔案意識

一是要進一步提升全社會的檔案意識，充分利用電視、報刊雜志、網絡等媒體，大力宣傳民生檔案的有關法律法規和信息。二是要加大檔案教育培訓力度，把如何管理利用民生檔案作為檔案管理人員崗位培訓的重要內容，大力宣傳民生檔案工作的重要性，全面提升檔案管理人員的民生檔案意識。

2.抓好民生檔案源頭管理，建立健全民生檔案資源體系

人的檔案最重要，檔案雖然是一張紙，但關系著一個人的幸福生活，甚至能影響和改變一個人的一生。從源頭上抓好民生檔案的管理。一是要從產生民生檔案單位的建檔工作抓起，切實做好相關文件材料的收集、整理、歸檔、利用和到期移交等工作。二是加強檔案管理隊伍建設。各（鎮）街道、縣直單位要配齊專（兼）職檔案管理人員，并確保人員相對穩定。三是要按標準設立綜合檔案室，增添必要的檔案保管設備。鄉（鎮）、街道部門的民政、農經、國土資源所、財政所、統計辦、農經站、計生辦、中小學、派出所等部門的檔案由鄉鎮綜合檔案室歸口管理。四是縣檔案局要及時指導涉民部門制定民生檔案的相關的業務標準，規范民生檔案管理，健全民生檔案監管長效機制。

3.整合民生檔案資源，形成全方位資源共享格局

縣檔案館作為保存黨委政府重要檔案的基地，應在接收、保管民生檔案方面發揮主要作用。針對民生檔案資源分散保存于各部門的問題，通過接收、寄存、代管等多種形式，將關系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。一是加大接收、征集力度。縣檔案館依據《檔案法》、《河北省檔案工作條例》將全縣范圍內的婚姻、公證、房產、林權、地籍、移民、土地承包、教育、勞動就業、社會保障、醫療衛生、計劃生育、出生證明、公共管理等關系社會管理、國計民生、公共服務的民生檔案全面、系統、完整地接收進館，使縣檔案館成為民生檔案資源的集聚地，真正讓老百姓享受到“一站式”服務，實現群眾利益保障的最大化。二是要積極調整館藏收集范圍，加強民間保存檔案的征集工作，使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會公眾信息的綜合檔案館。三是加強對民生檔案的搶救、保護和整合。有些單位、國有（集體）轉制企業檔案瀕臨損毀，一些早期檔案關系到職工群眾的切身利益，如果檔案保管不完善，將會給他們的養老保險、工齡計算、退休等手續的辦理帶來麻煩。因此必須采取措施，加以妥善保護和處置。

4.加強民生檔案信息化建設，搭建檔案查閱利用平臺

優先將民生檔案進行信息化，對涉及民生的各類檔案，集中力量，優先編制各種專題目錄，在全縣建立互聯互通的民生檔案數據庫網絡體系。真正實現檔案信息資源共享、利用快捷方便的目標。

5.加強資金投入，確保民生檔案工作正常開展

一是各級檔案部門加強民生檔案工作的資金投入，將檔案保護費、檔案征集費和檔案宣傳教育費列入財政預算，確保民生檔案工作需要；二是各（鎮）街道、縣直各單位要保障本單位檔案工作經費。

（作者單位：正定縣檔案局）