淺談基層檔案部門電子文件歸檔工作

王峰+高俊

近年來，隨著各級機關單位辦公自動化的廣泛應用，各類電子文件大量涌現出來，如何把電子文件進行科學合理規范地歸檔保存，科學規范的管理，是個比較復雜而又現實問題。近些年，國家檔案局、河北省檔案局就檔案工作科學化、規范化管理等，出臺了一系列辦法和規章，要求機關單位檔案工作要盡快實現文檔一體化、館藏檔案資源實現數字化。但是，作為市、縣級基層機關單位對電子檔案管理仍存在著不容忽視和迫切需要解決的實際問題。主要表現：對電子文件及電子文件歸檔認識不到位；對電子文件歸檔管理不規范；缺乏既懂檔案管理又懂技術的檔案人才等。以下是筆者結合多年從事檔案工作實際，對基層檔案部門電子文件歸檔工作的幾點思考。

一、對電子文件歸檔含義與歸檔內容的理解

由于受傳統觀念的影響和現代電子技術知識匱乏的制約，我們對電子文件歸檔這項工作，許多人認識上還存在著誤區，有的人把通過計算機等電子設備形成的信息記錄籠統地稱為電子文件。有的人誤以為通過電腦將各種電子材料刻錄成光盤、存儲到硬盤就是電子文件歸檔整理了等等。其實，中共中央辦公廳、國務院辦公廳早于2009年下發《電子文件管理暫行辦法》中指出電子文件是“機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。” 《電子文件管理指南》就提出電子文件由內容、結構、背景三要素構成。可見電子文件是電子化業務活動的產物，通過電子化業務活動產生的電子材料才是電子文件；其次，只有在業務活動中通過電子設備及其業務系統形成的材料才是電子文件，并非所有通過電腦產生的文件都是電子文件；再次，只有業務需要并且在業務活動中產生的計算機文件才可能是電子文件。而電子文件歸檔是把具有保存價值的電子文件進行整理使其系統化、規范化的系統工作過程，也是將具有保存價值的電子文件向管理系統的移交過程。因此，我們所說的電子文件的歸檔范圍不應限于電子文件本身的歸檔，還應是電子文件形成、流轉過程中形成的數據，與電子文件相關載體形式的文件。那么，電子文件歸檔工作不僅僅包括電子文件的創建、流轉等控制環節，還包括電子文件的收集、登記、分類等環節。明確了電子文件及其歸檔范圍，才能做好電子文件歸檔管理等工作。

二、電子文件管理與歸檔規范化

對電子文件歸檔問題，有關部門出臺的規定原則性要求多，具有實際操作的技術方法較少。若想把電子文件歸檔管理工作做扎實，就必須根據國家有關規定，按照電子文件歸檔范圍和保管期限，對具有保存價值的電子文件及時進行歸檔。在辦理完畢后實時或定期對歸檔的電子文件應進行真實、完整、可用方面的鑒定。歸檔電子文件應當按照相關要求進行分類和整理。電子文件形成單位應配齊電子文件管理、利用的設施設備，做好利用服務工作。

在電子文件管理體系中，管理系統應該占據核心地位，電子文件管理系統是電子文件管理活動重要一環，是全程管理的根本保證。作為檔案行政管理部門應及時下發具體管理方案，各相關部門應及時研究開發出規范標準、通用、可操作的電子文件歸檔管理軟件，并能及時解決和處理電子文件歸檔工作的技術問題。首先，電子文件歸檔管理系統必須具備對電子文件登記、分類、處置、著錄、存儲與利用控制管理等功能。同時還能將電子文件分類方案、保管期限表、檔號設置方案和編號規則，置于電子文件歸檔管理系統之中。電子文件歸檔管理系統還要保證電子文件在不能實現在線歸檔的情況下，能自動提示，進行人工歸檔或離線歸檔。同時電子文件歸檔要在保證通用功能的前提下，還要保留可擴展性，以保障基層檔案部門的電子文件按時歸檔。

三、電子文件歸檔與管理關系

各級機關單位電子文件歸檔管理系統是確保實現文檔一體化、館室一體化和檔案資源數字化的關鍵。一是通過電子文件歸檔管理系統與業務系統的有機銜接，實現文檔管理一體化。承擔并負責將其生成合格的電子文件交給電子文件管理系統，電子文件管理系統負責采集電子文件并確保其真實、齊全、完整、可查、能用。只有通過電子文件管理系統與電子文件業務系統的正常對接，才能保證文檔一體化的實現。二是通過電子文件管理系統與保管系統無縫對接，以實現檔案館、室檔案信息一體化管理。由于電子文件長期保管系統不具備實體檔案的檔案數字化功能，為此，需要將電子文件歸檔由長期保管系統向數字檔案館管理系統的轉移，從而達到檔案館、室信息系統一體化，實現各類信息資源共享。

四、培養造就復合型人才隊伍

電子文件歸檔與管理是一項新的工作，也是一項比較專業和技術性強的工作，要求檔案管理人員不僅要具有檔案管理專業知識，還要具備比較熟練的計算機、網絡和信息技術知識，目前基層檔案員對計算機、網絡等知識的運用和操作水平較低，直接影響了電子文件正常歸檔。這就要求各級檔案行政管理部門除加強自身對電子文件歸檔和電子檔案管理理論的研討外，還要加強對本轄區所屬機關單位檔案工作人員的教育培訓和業務指導，在提高檔案員專業技能的前提下，不斷加強計算機、網絡等知識技能的培訓，使其能熟練掌握和運用電子技術來實現電子文件科學歸檔管理，全面提高基層電子文件歸檔管理實際操作技能，做到熟練掌握并運用電子信息技術處理本單位所形成的電子文件分類、歸檔、編目、著錄等項工作，使傳統檔案管理與現代電子技術實現有機結合，逐步打造出懂檔案業務與電子信息技術知識的復合型檔案人才隊伍，進一步促進電子文件歸檔和電子檔案管理實現新跨越。

（作者單位：豐寧滿族自治縣國有林場管理處 承德市檔案局）