淺談基層檔案部門電子文件歸檔工作

王峰+高俊

近年來，隨著各級(jí)機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，各類電子文件大量涌現(xiàn)出來，如何把電子文件進(jìn)行科學(xué)合理規(guī)范地歸檔保存，科學(xué)規(guī)范的管理，是個(gè)比較復(fù)雜而又現(xiàn)實(shí)問題。近些年，國家檔案局、河北省檔案局就檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化管理等，出臺(tái)了一系列辦法和規(guī)章，要求機(jī)關(guān)單位檔案工作要盡快實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館藏檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。但是，作為市、縣級(jí)基層機(jī)關(guān)單位對(duì)電子檔案管理仍存在著不容忽視和迫切需要解決的實(shí)際問題。主要表現(xiàn)：對(duì)電子文件及電子文件歸檔認(rèn)識(shí)不到位；對(duì)電子文件歸檔管理不規(guī)范；缺乏既懂檔案管理又懂技術(shù)的檔案人才等。以下是筆者結(jié)合多年從事檔案工作實(shí)際，對(duì)基層檔案部門電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考。

一、對(duì)電子文件歸檔含義與歸檔內(nèi)容的理解

由于受傳統(tǒng)觀念的影響和現(xiàn)代電子技術(shù)知識(shí)匱乏的制約，我們對(duì)電子文件歸檔這項(xiàng)工作，許多人認(rèn)識(shí)上還存在著誤區(qū)，有的人把通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成的信息記錄籠統(tǒng)地稱為電子文件。有的人誤以為通過電腦將各種電子材料刻錄成光盤、存儲(chǔ)到硬盤就是電子文件歸檔整理了等等。其實(shí)，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳早于2009年下發(fā)《電子文件管理暫行辦法》中指出電子文件是“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。” 《電子文件管理指南》就提出電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景三要素構(gòu)成。可見電子文件是電子化業(yè)務(wù)活動(dòng)的產(chǎn)物，通過電子化業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的電子材料才是電子文件；其次，只有在業(yè)務(wù)活動(dòng)中通過電子設(shè)備及其業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的材料才是電子文件，并非所有通過電腦產(chǎn)生的文件都是電子文件；再次，只有業(yè)務(wù)需要并且在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文件才可能是電子文件。而電子文件歸檔是把具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行整理使其系統(tǒng)化、規(guī)范化的系統(tǒng)工作過程，也是將具有保存價(jià)值的電子文件向管理系統(tǒng)的移交過程。因此，我們所說的電子文件的歸檔范圍不應(yīng)限于電子文件本身的歸檔，還應(yīng)是電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中形成的數(shù)據(jù)，與電子文件相關(guān)載體形式的文件。那么，電子文件歸檔工作不僅僅包括電子文件的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)等控制環(huán)節(jié)，還包括電子文件的收集、登記、分類等環(huán)節(jié)。明確了電子文件及其歸檔范圍，才能做好電子文件歸檔管理等工作。

二、電子文件管理與歸檔規(guī)范化

對(duì)電子文件歸檔問題，有關(guān)部門出臺(tái)的規(guī)定原則性要求多，具有實(shí)際操作的技術(shù)方法較少。若想把電子文件歸檔管理工作做扎實(shí)，就必須根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，按照電子文件歸檔范圍和保管期限，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件及時(shí)進(jìn)行歸檔。在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期對(duì)歸檔的電子文件應(yīng)進(jìn)行真實(shí)、完整、可用方面的鑒定。歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求進(jìn)行分類和整理。電子文件形成單位應(yīng)配齊電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備，做好利用服務(wù)工作。

在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)應(yīng)該占據(jù)核心地位，電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理活動(dòng)重要一環(huán)，是全程管理的根本保證。作為檔案行政管理部門應(yīng)及時(shí)下發(fā)具體管理方案，各相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)研究開發(fā)出規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、通用、可操作的電子文件歸檔管理軟件，并能及時(shí)解決和處理電子文件歸檔工作的技術(shù)問題。首先，電子文件歸檔管理系統(tǒng)必須具備對(duì)電子文件登記、分類、處置、著錄、存儲(chǔ)與利用控制管理等功能。同時(shí)還能將電子文件分類方案、保管期限表、檔號(hào)設(shè)置方案和編號(hào)規(guī)則，置于電子文件歸檔管理系統(tǒng)之中。電子文件歸檔管理系統(tǒng)還要保證電子文件在不能實(shí)現(xiàn)在線歸檔的情況下，能自動(dòng)提示，進(jìn)行人工歸檔或離線歸檔。同時(shí)電子文件歸檔要在保證通用功能的前提下，還要保留可擴(kuò)展性，以保障基層檔案部門的電子文件按時(shí)歸檔。

三、電子文件歸檔與管理關(guān)系

各級(jí)機(jī)關(guān)單位電子文件歸檔管理系統(tǒng)是確保實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化和檔案資源數(shù)字化的關(guān)鍵。一是通過電子文件歸檔管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)銜接，實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。承擔(dān)并負(fù)責(zé)將其生成合格的電子文件交給電子文件管理系統(tǒng)，電子文件管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)采集電子文件并確保其真實(shí)、齊全、完整、可查、能用。只有通過電子文件管理系統(tǒng)與電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常對(duì)接，才能保證文檔一體化的實(shí)現(xiàn)。二是通過電子文件管理系統(tǒng)與保管系統(tǒng)無縫對(duì)接，以實(shí)現(xiàn)檔案館、室檔案信息一體化管理。由于電子文件長期保管系統(tǒng)不具備實(shí)體檔案的檔案數(shù)字化功能，為此，需要將電子文件歸檔由長期保管系統(tǒng)向數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移，從而達(dá)到檔案館、室信息系統(tǒng)一體化，實(shí)現(xiàn)各類信息資源共享。

四、培養(yǎng)造就復(fù)合型人才隊(duì)伍

電子文件歸檔與管理是一項(xiàng)新的工作，也是一項(xiàng)比較專業(yè)和技術(shù)性強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員不僅要具有檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要具備比較熟練的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)知識(shí)，目前基層檔案員對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)的運(yùn)用和操作水平較低，直接影響了電子文件正常歸檔。這就要求各級(jí)檔案行政管理部門除加強(qiáng)自身對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理理論的研討外，還要加強(qiáng)對(duì)本轄區(qū)所屬機(jī)關(guān)單位檔案工作人員的教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在提高檔案員專業(yè)技能的前提下，不斷加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)技能的培訓(xùn)，使其能熟練掌握和運(yùn)用電子技術(shù)來實(shí)現(xiàn)電子文件科學(xué)歸檔管理，全面提高基層電子文件歸檔管理實(shí)際操作技能，做到熟練掌握并運(yùn)用電子信息技術(shù)處理本單位所形成的電子文件分類、歸檔、編目、著錄等項(xiàng)工作，使傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，逐步打造出懂檔案業(yè)務(wù)與電子信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍，進(jìn)一步促進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)現(xiàn)新跨越。

（作者單位：豐寧滿族自治縣國有林場管理處 承德市檔案局）