高校檔案管理的信息化建設與創新

劉麗

摘 要：高校檔案管理是目前高校人力部門所要進行的重要工作，而且也是實際人事管理活動中所必不可少的環節之一。由于當下高校的教育教學的快速發展，關于高校檔案管理的問題也愈發明顯。當下電子科技發展迅速，各行各業都紛紛搭上了電子網絡時代的順風車，因此，作為高校管理的重要事項之一，高校檔案管理的信息化建設已刻不容緩。

關鍵詞：高等院校；人事檔案；改革；創新策略

引言

時下正值互聯網高速發展的電子信息時代，如何在信息時代利用現有便利更快更好的有效使用高校檔案，提高人才選拔效率是十分值得我們思考的問題，本文就當下狀況對于進行高校檔案的信息化建設以及創新作以淺析，希望能夠對高校檔案管理信息化提供一定的參考。

一、高校檔案管理如何實現現代化

（一）更新檔案管理理念

當今網絡化管理普及，但是在高校檔案的管理中存在著很多與實際需求相駁的理念。首先，檔案是一個服務于人的事物，其本質是為了給人事工作提供便捷而存在的，為了順應新時代對于人事工作的需要，對于檔案管理也要突破歷史的桎梏，對員工進行現代化教學，以提升員工的現代化素養，諸如網絡的使用、計算機基礎知識以及相應軟件的管理操作等等。

（二）改變檔案的存儲方式

提及檔案管理的現代化，就不得不提檔案本身的存儲介質。長久以來，我大部分的高校檔案都是以紙質為主，因此若想對其進行現代化管理，將其數字化以數據的形態復刻、存儲則是必須的。隨著科技的迅猛發展，檔案管理從最初的粗放型慢慢轉變為現代化、網絡化的精確管理。

盡管當下很多高校檔案管理機構已經配置好了相應的電子設備，但是這并不排除僅僅只是面子工程，沒有文件的數據化，就不可能進行相應的管理，妄談電子化，我國高校檔案管理在信息化建設上還有很長的路要走。

二、信息化建設下的高校檔案管理創新策略

在世界普及信息化的時代背景下，我國高校檔案管理出現了巨大的變革。可是，在我國高校檔案管理的實際過程中，電子設備的運用還有著一定程度上的問題，因此較難達成計劃中的效果。以下根據我國高校檔案管理的現狀提出幾點建議以供參考。

（一）改進高校檔案管理系統，確立規范準則

近年來，我國有大量高校提議對于檔案管理工作的信息化管理應當提上日程，可盡管如此，在實際施工的過程中，由于相關的行為準則并沒有可供參考的規范，缺乏統一標準，因而導致各項工作進展均不完善，鮮有成果豐碩者；而在其中最為明顯的就是在技能準則、業務標桿式管理、硬件軟件的挑選運用過程中，由于沒有行之有效的管控措施，因而致使檔案管理極度松散，公款遭到挪用、濫用等情況，因此為了確保日后對于高校檔案管理信息化建設的進程，應當設立相應的規范準則，進行統一化管理，切實的為實際改建工作提供便利。

（二）重視人才培養

在當下電子技術被廣泛應用的信息化社會中，高校檔案管理的工作人員自身應當具備能夠適應信息化設備的素質，直接影響到整個高校檔案管理的信息化建設程度。檔案管理人員作為檔案與調用人員之間的橋梁，其自身的價值逐漸顯現，該職位需要更多的專業技術人才來彌補現有的空缺以及為全面的信息化服務，以此來確保信息化建設的進展。當下，需要更多從事檔案工作的人員來進行現代化體系的運作以及電子化狀態下的管理業務學習，尤其是關于相應的電腦使用基礎以及管理中所需要用到的軟件，都應該進行詳細系統的學習，以此才能面對外界對于檔案日益頻繁的需要。

此外，高校在選用相關人才時應當優先錄用具備專業知識、符合信息化管理標準的優秀人才，其本身不僅僅要有對于檔案管理方面的充足知識，更應該擁有對于網絡使用方面的才能，以此才能適應信息化日益完善的檔案管理系統。

（三）加快檔案數據體系構建，確保信息安全

在高校檔案管理信息化的過程中，要注意加強檔案數化的建設，應當整合已有資源，將各種紙質資源轉化為數字資源，以此才能完成電子化的上傳以及存儲，從而可以通過電子設備的平臺展現，并對于人事信息等需要高校檔案的人群予以系統的服務。由于我國國情，在高校檔案管理的信息化上并沒有足夠的重視，因而導致實際情況較為落后，有大量的文件依然以紙質狀態保存，并無電子備份，因而依舊保持著過往的管理方式。這樣不僅不易于信息的長久保存，更大大的提高了查閱的難度。所以，在日后的高校檔案管理中，應當投入大量人力、物力、財力以支撐其全面的數據化，為更好的給相應單位服務做準備，使之權利發揮其作為檔案的存儲以及閱覽功能。

三、高校檔案管理應重視層級、實時性

隨著高校人事體制的改革發展，高校檔案管理也應當加快進程、提高效率，不應該固步自封，而檔案管理者也應更新服務理念，主動地為使用者提供服務，加強使命感與責任感，努力發揮自身作用。

（一）加速材料收集，確保更新時效性

為了保證高校檔案的層級性以及實時性，應當盡快收集最新的信息錄入檔案，減少延遲以確保自身的時效性，在實施高校檔案管理保管機制的基礎上完善檔案的投遞機制，舉例而言，對于學校的每一個科室、每一個部門都要有一人擔任檔案管理，需要負責對該科室、部門的每一名同事進行材料采集以及將信息遞交給檔案管理處。

（二）了解新特性，研究新方法

在高校檔案管理信息化建設開展以來，檔案管理人員應當從對于新準則下的管理系統中學習到新知識，根據其工作中所提出的新要求以及新特性，研究探尋高校檔案管理體系的新模式。隨著現代高校與外界的聯系日益增多，互動日益頻繁，其所產生的大量聯系均會產生所需要保存的信息，而這些信息終會被存儲到檔案中，因而高校檔案所涉及的領域也愈來愈多，這就更加需要檔案管理者的足智多謀，充分發揮群體力量，加強創新實踐探究管理新辦法。

結語

綜上所述，盡管目前對于高校檔案管理的信息化建設尚且處在起步階段，需要面對方方面面不同的問題，可是只要用心去管理，較為靈性的解決各種實際問題，并輔以正確的方法，高校檔案管理的信息化一定會加快進程，穩步發展，相信在不久的將來，我國高校檔案管理的信息化建設一定會走向普及，為學校乃至社會提供著實有效的服務。

參考文獻

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