簡談如何提高銀行檔案工作的服務功效

席榮

摘要：指出了銀行檔案工作是銀行經營管理活動中不可分割的重要組成部分，分析了銀行檔案工作中存在的問題，并從更新完善檔案文件資料歸檔范圍；規范檔案業務管理制度；全面推進依法治檔；加強對檔案工作的指導和檢查；重視檔案安全管理；檔案資料移交入庫嚴格審驗把關；檔案信息化建設及創造良好的庫房條件等方面提出了如何提高銀行檔案工作的服務功效。

關鍵詞：文書檔案；文件材料；保管期限；依法治檔；庫房條件；移交入庫

中圖分類號：F832.2

文獻標識碼：A 文章編號：1674-9944（2017）14-0317-02

1 引言

規范的檔案管理只有與時俱進，才能適應新形勢的需要。然而，日常工作中，很多人對檔案工作的重要性認識不夠，認為檔案管理工作可有可無。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經營管理活動中不可分割的重要組成部分，在維護銀行和客戶權益、打擊經濟犯罪、防范金融風險、促進經濟和社會發展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。

檔案工作在銀行各項業務發展中，如何能充分發揮服務功效，使檔案管理工作能夠走上科學化、規范化和法制化的道路是本文重點研究的問題。

2 現在銀行檔案管理工作中存在的問題

思想認識不到位，重視程度不高，導致銀行檔案工作的服務功效不能更好的發揮。

部分分行比較重視會計檔案、文書檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業務、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫房不達標、具有保存價值的檔案不按規定歸檔等現象。多年以來，重視業務發展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經常安排檔案管理員補缺其他緊急的工作，而應付檔案工作。

3 提高銀行檔案工作服務功效的解決方案

3.1 提高檔案工作的重視程度

3.2.1 更新完善銀行檔案

更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當前檔案工作開展迫切需要解決的源頭問題。2012年12月，國家檔案局頒發10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，要求各企業制定適合本企業實際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項工作，將進一步規范文件材料的歸檔工作，做到“應歸盡歸”、“應收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經發文，新疆區分行已通過總行審核，將于近期發文。

3.2.2 規范檔案業務管理制度

在銀行發展過程中，會產生各門類專業檔案，如：文書檔案、會計檔案、合同檔案、集中采購檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規范、便于利用，適應新的發展趨勢，在制定檔案管理總的辦法下，要進一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規范管理檔案。

3.2.3 全面推進依法治檔

在新形勢下，銀行檔案管理部門要強化依法履行監督指導，對檔案管理工作要獎懲分明，通過約談、通報、處分、追究責任等方式，嚴肅查處不按時歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國家秘密等各類檔案違法違紀案件。建立完善檢查情況通報和責任追究制度，對違反檔案法律法規的行為依法追究責任。

3.2.4 加強對檔案工作的指導和檢查

檔案管理部門要加大對各門類檔案管理工作的檢查指導力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機制等方面加強指導，開展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開始，指導人員要深入了解和研究各門類檔案的特點，進行科學的分類整理，扎扎實實做好基礎工作，集中統一管理各門類檔案。

3.2.5 重視檔案安全管理

近年來，重大自然災害、社會突發事件給檔案工作以慘痛教訓。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設置于同等重要的位置。首先從承重達標等庫房安全及周邊環境安全要素考慮，做到檔案實體在加工整理和利用等環節中的絕對安全。建立預先防范機制，提前做好防范和應對自然災害、人為破壞、技術因素毀壞的各種準備，建立應急反應機制，提高臨險處置能力。抓緊實施異地異質備份工作，充分利用檔案復制、縮微、數字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。

3.2.6 嚴格審驗把關移交入庫檔案資料

檔案資料移交入庫的審驗標準重點突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內容是否完整；審核文件中的數據是否存在涂改現象；審核文件中是否存在不耐久字跡現象；審核聲像和電子檔案是否規范且有效等。這些標準的嚴格執行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責。在檔案資料移交入庫的關鍵環節，對歸檔資料進行再次審核，嚴格執行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規范管理起到監督指導作用，為整個銀行信息資料安全、完整保存履行職責。

3.2.7 檔案信息化建設

隨著檔案數量越來越多，僅僅靠傳統的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創造條件，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，積極利用信息技術手段，利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，便于檢索。

3.2.8 創造良好的庫房條件

庫房位置的交通便利，能夠使檔案利用方便快捷。同時，檔案庫房應集中布置，遠離易散發火種的工業設施。館內消防設施齊全、通風、溫濕度適宜，為避免地面濕氣影響檔案保管質量，應將檔案放置在二樓（包括）以上的樓層。庫房承重達到1200kg/m²以上。

3.2 適度調整檔案管理員的工作量

適度調整檔案管理員的工作，適度取消多項非檔案類兼職工作。加強檔案管理人員的專業學習。

參考文獻：

[1] 國家檔案局頒發10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》

[2]關于編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的通知（交銀辦函【2015】307號）

[3]交通銀行總行文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

[4]關于印發《新疆區分行檔案管理辦法》的通知（交銀新辦【2016】10號）

[5]關于印發《新疆區分行集中采購檔案管理實施細則》的通知（交銀新行政【2016】1號）