淺析電子郵箱在校刊報紙編輯中的應(yīng)用

卞朝暉

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時代電子郵箱是一種十分普遍的主流通訊工具。利用電子郵箱可以進行文件、圖片、視頻的傳遞，同時還可以建立各類型數(shù)據(jù)庫，整理歸納文件，提升工作效率。在高校校刊報紙編輯出版工作中電子郵箱發(fā)揮著十分重要的作用。該文主要針對電子郵箱在高校校刊報紙中的應(yīng)用進行研究。

關(guān)鍵詞：電子郵箱 校刊報紙 編輯出版

中圖分類號：G206 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）07（b）-0013-02

當前雜志報紙編輯部幾乎都配置了計算機，按照高校校刊報紙編輯的發(fā)展狀態(tài)需要著重開展網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，其中包括網(wǎng)絡(luò)的硬件與軟件建設(shè)。而電子郵箱作為一種主流的信息傳播工具已經(jīng)在校刊報紙編輯工作中得到了普及。因此，針對電子郵箱在校刊報紙編輯中的應(yīng)用進行研究十分有必要。

1 電子郵箱在信息傳遞中的作用

在21世紀互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)得到了迅猛發(fā)展，各類型的免費電子郵箱被人們普遍應(yīng)用到工作與生活當中。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)中心的相關(guān)調(diào)查報告顯示指出，在中國訪問互聯(lián)網(wǎng)的用戶中平均每個用戶所擁有的電子郵箱數(shù)量已經(jīng)超過1.5個，人們之間的信息交流幾乎已經(jīng)放棄了使用紙質(zhì)信件前往郵局郵寄的方式。電子郵箱成為了人們進行文件發(fā)送、信息溝通的重要途徑。信息、文件、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等不同形式的資料可以在瞬間完成傳送，信息交流的速度得到了顯著的提升。相對于傳統(tǒng)郵寄信件來說傳遞效率可以說是質(zhì)的飛躍。

2 電子郵箱在校刊報紙編輯中的作用

運用電子郵箱來進行校刊報紙編輯工作是每一位校刊報紙編輯人員所必須擁有的基本技能，電子郵箱已經(jīng)成為校刊報紙編輯出版工作不可或缺的重要工具[1]。

首先，電子郵箱是校刊報紙作者投稿的主要渠道。當前校刊報紙編輯部門都設(shè)有電子郵箱方便作者投稿。使用電子郵箱來接受作者投稿可以突破地域、時空的限制，彌補以往紙質(zhì)信件投稿郵寄的速度較慢的方式，以最快的速度到達編輯部的郵箱。作者在投稿過程中使用電子郵箱進行投稿不僅僅可以提升投稿效率同時還可以便于校刊報紙編輯人員計算機排版，不需要重新打字進行錄入。不僅僅節(jié)約了校刊報紙編輯工作時間，更為關(guān)鍵的是降低了打字錄入所存在的錯誤。

其次，電子郵箱能夠顯著提升校刊報紙出版效率。當代校刊報紙編輯出版工作從作者投稿環(huán)節(jié)開始，直至交付印刷廠印刷出版，電子郵箱就猶如高效便捷的渠道讓編輯出版工作變得十分輕松快捷。例如，電子郵箱可以使得作者與編輯的溝通更加充分，更加便捷。利用電子郵箱發(fā)送文件的方式可以提升稿件的修改效率，提高編輯人員校對效率，大大減少了校刊的審稿時間[2]。而主編、責任編輯之間的溝通也可以通過電子郵箱進行，編輯人員與排版人員之間的稿件傳送也可以使用電子郵箱來完成。并且，排版員將排版好的樣稿可以通過電子郵箱傳送至印刷廠，方便印刷工作的開展。正是由于電子郵箱的普及使用，顯著提升了校刊報紙編輯的工作效率，進而提升校刊報紙質(zhì)量。

最后，電子郵箱能夠提升校刊報紙編輯人員組稿工作效率。在電子郵箱尚未普及的時代編輯人員進行約稿、組稿工作都需要通過紙質(zhì)信件郵寄的方式來完成約稿、組稿周期較長，工作量較大。而在電子郵箱普及的年代，編輯人員的約稿組稿工作主要都是通過電子郵箱來實現(xiàn)。而當前校刊報紙編輯人員的約稿、組稿工作則都可以通過電子郵箱來完成。通過互聯(lián)網(wǎng)還可以查閱作者的已經(jīng)發(fā)表的論文，獲取約稿對象的電子郵箱，進而大大減少工作量。

3 電子郵箱在校刊報紙編輯中的應(yīng)用

電子郵箱在校刊報紙編輯中的作用與應(yīng)用絕對不止傳送信息這么簡單，還能夠為校刊報紙編輯出版工作起到更多重要的作用。

3.1 電子郵箱建設(shè)資料庫

電子郵箱中的建組功能可以十分快速的建設(shè)形成各種類型的資料庫，例如信息庫、作者庫、審稿庫等等。在校刊報紙編輯日常工作中編輯人員不單單是編輯，同時還兼顧著作者與讀者的身份。在工作中校刊報紙編輯人員要時時關(guān)注本行業(yè)的政策與動態(tài)。伴隨著時代的發(fā)展，數(shù)字出版行業(yè)的進步，很多刊物在出版后就將稿件的電子版本通過電子郵箱直接發(fā)送給專業(yè)人士。校刊報紙編輯人員可以利用電子郵箱來建立起屬于自己的信息庫，為編輯出版工作提供便利[3]。同時，編輯還可以建立起工作信息庫，為以后的交流約稿奠定基礎(chǔ)。編輯需要利用電子郵箱中的通訊錄功能，點擊新建聯(lián)系組來建立聯(lián)系組，輸入聯(lián)系組的名稱，在所有聯(lián)系人當中選擇適合加入該組的聯(lián)系人。被選中的聯(lián)系人則會出現(xiàn)在已添加的欄目當中，則可以點擊保存選項來完成信息庫的建設(shè)。在后期的工作中，校刊報紙編輯人員可以隨時針對這一數(shù)據(jù)庫進行編輯、修改、移動、刪除、復(fù)制等。另外，校刊報紙編輯人員還可以利用電子郵箱來建立作者信息庫。作者是校刊報紙編輯出版優(yōu)質(zhì)稿件的提供者，是編輯最為重要的服務(wù)對象。因此，建設(shè)作者信息庫就顯得十分重要。作者只需要將稿件發(fā)送至校刊報紙編輯部或編輯的電子郵箱，編輯就可以將作者信息添加至作者信息庫當中，并且補充作者的工作單位、出生日期、職稱、所屬單位、研究方向、科研成果、聯(lián)系電話、聯(lián)系地址等等。同時，編輯還可以利用電子郵箱來建設(shè)讀者信息庫。讀者是校刊報紙生存最為關(guān)鍵的核心，校刊報紙要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展就需要盡可能的滿足讀者需求。只有讀者的滿意率得到顯著提升才能夠保證校刊報紙的發(fā)展。編輯的另一重要服務(wù)對象是讀者。因此，校刊報紙編輯人員可以利用電子郵箱來與讀者進行溝通，保存讀者信息。校刊報紙編輯各類信息庫之間并不是相互獨立的，而是可以相互輔助，相互聯(lián)系的，校刊報紙編輯人員建設(shè)的各種數(shù)據(jù)庫之間存在著動態(tài)的聯(lián)系，而編輯則要充分發(fā)揮主觀能動性來對其進行定期動態(tài)管理，不斷將其完善。

3.2 電子郵箱整理各類檔案

校刊報紙編輯在日常工作中往往會接收到大量郵件，假如不及時對其進行歸檔處理，則會大大增加日后搜索的工作量。而校刊報紙編輯人員則可以利用電子郵箱的文件夾管理與來信分類功能對接受的文件進行歸檔管理。在電子郵箱中的“設(shè)置”功能選項中選擇“新建文件夾”選項，將所需要的文件夾名稱進行輸入，然后對其進行屬性設(shè)定，選擇“收取制定聯(lián)系人郵件至該文件夾”，然后對郵件接收進行分類。這樣一來郵箱在接受到郵件后會自動將郵件歸放到各個指定的文件夾當中。而校刊報紙編輯人員在日后的使用過程中可以隨時對其進行修改、調(diào)整與管理。一般來說電子郵箱為了方便用戶搜索查找還會提供郵件附件、網(wǎng)盤文件、郵件超大附件等功能，方便校刊報紙編輯人員在管理文件的時候移動，同時也避免了對不同計算機之間轉(zhuǎn)換文件可能帶來的文件丟失、文件混亂的情況。

4 結(jié)語

電子郵箱是互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展的產(chǎn)物，已經(jīng)普遍應(yīng)用到了日常生產(chǎn)生活的當中。而校刊報紙編輯作為高校知識傳遞的重要載體絕對不應(yīng)該忽略電子郵箱這一重要的工具。在校刊報紙編輯工作中，編輯人員要充分運用電子郵箱，以提升校刊報紙編輯工作的效率。更為重要的是，其不單單是簡單的工作效率提升，更加是對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)傳播的推動以及校刊報紙編輯發(fā)展的支持。

參考文獻

[1] 石莉萍.淺談圖片編輯在紙媒中的作用[J].中國地市報人， 2013（12）：63-64.

[2] 沈玲玲.淺談報紙編輯中的整合與創(chuàng)新[J].新聞世界，2010（6）：145-146.

[3] 徐行.網(wǎng)絡(luò)在期刊編輯出版中的應(yīng)用[J].西安航空技術(shù)高等專科學(xué)校學(xué)報，2006（6）：102-106.