社會化媒體在檔案管理中的作用分析

王淼

摘要：本文扥洗了檔案管理工作限制，在此基礎上研究了社會化媒體在檔案管理之中的應用。

關鍵字：社會化媒體；檔案管理

一、檔案管理工作現狀分析

第一，缺乏對檔案管理工作的重視。企業管理人員大多將精力放在經濟利益的獲取上，檔案管理不能帶來直接的利潤和收益，因此敷衍檔案管理工作的情況在日常管理中是極為普遍的。檔案管理部門僅僅將收集、分類和保管資料作為自身工作職責，同時管理者也沒有意識到社會媒體在檔案管理工作中的強大功能，僅僅將其看作是檔案管理工作的輔助工具，認為二者之間并無關聯。

第二，缺乏檔案管理專業能力。受到政府、學校和企業部門邊緣化檔案管理工作等因素的影響，檔案管理工作呈現出嚴重的人才不足和專業能欠缺情況，導致檔案管理工作呈現出歸檔不及時、管理部完善的局面。

第三，檔案儲藏條件惡劣。因為檔案管理工作不受重視的原因，企業很少投入資源進行館藏條件改善，檔案管理的環境一直以來都差強人意。部分單位檔案室僅僅是一個倉庫，儲藏條件極其簡陋，檔案受潮、受咬、受腐蝕的風險非常高。部分檔案管理部門雖然引入了信息技術，但是應用層面也僅限于簡單的處理和操作層面，社會媒體顯然沒有發揮出應有的作用和功能。

第四，檔案管理方式陳舊。我國檔案管理方式普遍存在著陳舊和落后的弊端。檔案管理系統存在效率低下、權責劃分不清、管理體系混亂等等漏洞。在新媒體快速普及的時代，檔案管理應該盡快地從紙質管理轉移到電子管理之中。

二、社會化媒體在檔案管理工作中的應用分析

（一）微博

作為一種近年來新興的自媒體，微博具有使用便捷、內容龐雜、功能健全的特點，用戶在微博上可以高度地展現自己的個性和特征。根據中國互聯網信息中心的調查研究結果顯示，截止到2016年底我國微博用戶人數已經高達6億人次，用戶基數可謂空前之大。微博的信息即時溝通功能和強大的信息處理能力使得檔案管理部門之間能夠實現工作透明化、信息共享化，促進工作方式創新和管理模式變革，引導檔案管理部門與時俱進，隨時關注到最新話題，為各部門的良性互動奠定良好的基礎和前提。作為一個高度個性和開放的平臺，微博一方面囊括新聞熱點，一方面關注民生與社會，使得相關部門能夠積累極其豐富的社會化檔案資源。

第一，重大事件的微博熱度。以2015年為例，公務員薪金制度改革、權力清單的推進、反腐倡廉建設、抗日戰爭勝利日慶祝活動、清明家書活動、上海踩踏事件、東方之星沉船事件等等仿佛都歷歷在目，微博無一例外地在這些事件中扮演著至關重要的角色。這些與我們日常生活息息相關的熱點問題毫無疑問也是檔案管理的第一手資料，可以說微博是檔案部門理念更新和社會化改革的重要手段和途徑。新浪、騰訊等熱門微博門戶為公共檔案資料的收集提供了更加便利、廣闊和順暢的渠道，使得信息發布平臺變得更加具有開闊性和兼容性。檔案部門的官方微博集成了微博門戶的所有優勢，在收集全面檔案資料上變得更加省時省力。在官方微博中，檔案部門可以和廣大粉絲進行即時交流和互動，做到集思廣益、群策群力，在無形之中引導檔案管理工作走上科學化的道路。

第二，微博為政民溝通搭建了新的渠道。舉例來說，在2016年兩會期間，各個省會城市都通過官方大V賬號為切入點，聯動當地的市級部門、縣級部門和基層政務部門微博進行兩會風采展現，全面展示地方特色，彰顯本地經濟發展和社會發展成就。調查研究顯示各地地方微博和市縣部門都積極地參與了討論，網友可以通過手機客戶端直接觀看內容并參與評論，網友在微博下可以暢所欲言、各抒己見。可以說政務微博成為體現黨和國家政府執政情況的主要載體。但是目前這些微博原創內容如何保存、如何歸檔問題還沒有得到足夠的重視。

（二）微信

1.微信應用于檔案管理工作的可行性

近年來檔案管理工作轉型趨勢明顯，傳統檔案管理模式重管理輕使用，新型檔案管理模式更加重視信息資源的開發和利用。檔案管理部門因此也要順應形勢，轉變工作方式，積極引用新的工具開展檔案管理工作。微信用戶在2016年已經突破了6億人次，用戶群已經相當穩定，具有較高的社交粘性，檔案部門可以以此為契機服務社會，更加關注信息服務的重要性。微信的信息服務成本是比較低的，目前已經實現了對絕大多數城市的覆蓋和普及，檔案部門利用其開展檔案工作的信息成本基本可以忽略不計。檔案部門具有服務社會的性質，微信顯然是一個經濟可行的選擇。檔案部門是一個公益服務單位，工作經費相當有限，利用微信進行大眾信息傳播顯然是明智之舉。檔案部門多年來給外界的印象都是神秘的和沉悶的，信息發布也局限在圖片和文字形式上，微信作為一個形式多樣、交流快捷的交流形式，能夠為檔案部門提供視頻、音樂、文字和圖片等多媒體形式的傳播形式，使得檔案部門的信息發布變得生活、活潑。

2.檔案管理應用微信的方法和策略

檔案部門應用微信目前最為重要的任務就是加大微信檔案服務宣傳力度，讓微信用戶能夠感受到電子檔案館的信息服務模式。從檔案使用者的視角來看，如果微信檔案能夠更加便捷并且具有較高的隱私安全系數，那么安裝方便、使用簡單和精準表達的微信APP必然能夠贏得更加廣闊的市場。對于高學歷群體和新媒體受眾來說，微信的便利性具有更高的吸引力。

其次，當前實體檔案館的服務局限在檔案提取、檔案查詢、文件閱讀和影印層面，高校、政府部門和科研機構等部門檔案業務頻繁，可以考慮通過微信拓展業務范圍，比如為在校生提供學籍檔案查詢服務、碩博士論文成果查詢、科研人員科研成果查閱等。除此之外，檔案管理微信公眾號可以發布相關視頻展示檔案資源，設立互動咨詢功能，成立在線交流、咨詢、討論的社交群，發布講座信息，增強互動性，提高用戶忠實度，拉近檔案管理與民眾的距離。

參考文獻

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