淺談如何提高機(jī)關(guān)檔案管理的水平

杜延景

摘要：在新的歷史條件下，機(jī)關(guān)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，本文從抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理、發(fā)揮文秘工作在檔案管理工作中的作用三方面探討了如何做好提高機(jī)關(guān)檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；信息化；文秘

檔案因其作為真實(shí)憑證而存在的特點(diǎn)，在機(jī)關(guān)工作中發(fā)揮著非常重要的作用，主要有二：一是作為考察依據(jù)的作用。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)。二是作為參考資料的作用。由于檔案收存的重要文件、手稿、印信都屬于最可靠的原始材料，因此它是反映單位歷史最為客觀的資料。當(dāng)所涉及的難題需要參考?xì)v史資料的時(shí)候，查閱以往檔案才能找到答案，更好地解決問(wèn)題。在實(shí)際工作中機(jī)關(guān)檔案管理存在著基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理差、信息化管理水平低、檔案管理人員的素質(zhì)有待提高等問(wèn)題，這些問(wèn)題制約了機(jī)關(guān)單位檔案管理水平。解決這些問(wèn)題可以從以下三方面進(jìn)行：

一、抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理需要工作人員水平不斷提高、設(shè)施水平不斷提升、工作程序不斷規(guī)范。

首先，要培養(yǎng)一支穩(wěn)定而具有高素質(zhì)的的檔案人員隊(duì)伍。隨著社會(huì)、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，檔案工作所面臨的任務(wù)、管理模式都在發(fā)生變化，要適應(yīng)發(fā)展，應(yīng)該積極提高檔案管理人員的素質(zhì)，一方面要保持檔案管理人員崗位的穩(wěn)定，另一方面要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的教育培訓(xùn)，結(jié)合新時(shí)期檔案管理的新任務(wù)，按需施教，采用不同的方式，運(yùn)用“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等培訓(xùn)方式，使檔案人員掌握好規(guī)范的檔案立卷、歸檔工作流程，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作管理水平的提高。

其次，積極推進(jìn)立檔工作規(guī)范化，促使檔案更加規(guī)范和完整。具體工作中注意以下幾點(diǎn)：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

機(jī)關(guān)檔案信息化是一項(xiàng)全新的工作，包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，它的特點(diǎn)是可以隨時(shí)輸入、隨時(shí)更改，海量貯存和易復(fù)制、易傳遞，具有很強(qiáng)的生命力。檔案信息自動(dòng)化建立和實(shí)施，關(guān)鍵是抓好人才培養(yǎng)和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，這兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。因此，一要做好人才培養(yǎng)。檔案信息自動(dòng)化化不僅要求檔案管理人員要了解計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，還要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能和精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，在工作中不斷學(xué)習(xí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。二是要購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的設(shè)備建立起檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)系統(tǒng)，根據(jù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷(xiāo)毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤(pán)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等模塊構(gòu)建起完整的檔案管理、運(yùn)用體系，實(shí)現(xiàn)將各類檔案資料壓縮存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實(shí)時(shí)的瀏覽和下載利用，將光盤(pán)存儲(chǔ)、智能化處理與紙介質(zhì)檔案有機(jī)地結(jié)合在一起，提高檔案管理、使用的效率。

三、充分發(fā)揮文秘工作在檔案管理工作中的作用

文秘工作是以機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的。公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，是文書(shū)檔案資料主要來(lái)源，公文質(zhì)量的好壞直接影響著文書(shū)檔案的質(zhì)量，因此，高質(zhì)量的文書(shū)檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的；而真實(shí)、詳細(xì)的檔案資料又是秘書(shū)部門(mén)起草公文必不可少的的重要依據(jù)和可靠參考。檔案工作與文秘工作雖屬分工、任務(wù)不同的兩個(gè)專業(yè)，具有相對(duì)獨(dú)立性，但隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界提出了“文檔一體化” 的管理模式，就是從文秘工作和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過(guò)程，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，其實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個(gè)概念的提出，旨在加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)減少檔案部門(mén)的工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。

這些特點(diǎn)促使我們?cè)跈C(jī)關(guān)檔案管理工作中要強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí)。今天的文件就是明天的檔案——文秘工作檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，文秘人員必須站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度的立場(chǎng)上，樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)，以較強(qiáng)的檔案意識(shí)，規(guī)范辦理好每一份公文。強(qiáng)化“全過(guò)程管理工作”，不論文秘還是檔案工作，每個(gè)環(huán)節(jié)的每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一的觀念，明確認(rèn)識(shí)各自崗位的質(zhì)量責(zé)任機(jī)關(guān)還可以根據(jù)工作實(shí)際制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。

總之，在新的歷史條件下，機(jī)關(guān)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，才能充分做好檔案工作，體現(xiàn)出維護(hù)好、保管好、服務(wù)好的主要職能。

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