以流程為導向的專利檔案標準化管理探究

袁普強

摘要：專利檔案管理的標準化是一項長期的工作，同時專利檔案和其他類型檔案有著截然不同的特點，導致其存在多方面的困難，本文提出的以流程為導向的專利檔案標準化管理方案，能夠在一定程度上解決現實中專利檔案管理中的問題。

關鍵詞：流程；專利檔案；標準化管理

一、前言

經濟領域和科學研究領域的迅速發展催生了大量專利和專利檔案，目前該領域的研究和規范相對欠缺，需要開展大量的研究工作。

二、專利檔案標準化管理分析

經濟社會的發展和科技的進步要求全社會加強對于知識產權的重視程度，大量專利應運而生，采用傳統的技術和方法管理專利檔案不能滿足現代社會的需求。現階段檔案管理人員對于專利檔案的認識程度不足，相關知識技能掌握程度較低，致使大量檔案沒有妥善管理。專利檔案標準化管理的另一個重要原因是由于專利檔案具有重要的價值。專利檔案是專利信息的重要載體，同時具備技術性、經濟性和法律性等多種屬性，這三種屬性正是企業單位生存發展的關鍵因素。專利檔案是單位的重要戰略資源，是其進行自主研發所掌握的核心技術和知識產權的載體。最后，專利活動自身具備的規劃化和程序化特點也要求對專利檔案開展標準化的管理。

三、以流程為導向的專利檔案標準化管理意義

（一）以流程為導向專利檔案管理是根據專利檔案的特點而設置

專利從本質上說是法律授予個人的壟斷私權，專利的取得實質是一個博弈的過程，是個人利益和社會利益博弈的過程，是一個從申請到審批、授權的過程。這一特點決定了專利檔案也是伴隨著專利的申請、審批、結案活動產生的，這就決定了專利檔案的階段性。同時由于專利的時間性，決定了專利授權后，權利的活動包括專利的應用和保護等活動都是有時效的，這決定了專利檔案產生的持續性和實踐性。因此，以流程為導的管理正體現了專利檔案的特點。

（二）以流程為導向的管理模式能夠實現專利檔案管理的規范化和標準化

現階段檔案管理人員對于專利和專利檔案的特點掌握不深，同時又缺乏成體系的專利檔案管理規章制度，而以流程為導向的專利檔案管理能夠清楚的體現專利形成過程中大部分信息，更進一步地能夠反應各個階段中文檔的特點。這就能夠幫助檔案管理人員在整理檔案文件的過程中依據形成時間、形成部門等信息進行管理，真正實現了標準化和統一化的目的，從源頭上提升專利檔案管理的質量。

（三）以流程為導的企業專利檔案管理有利于劃清各職能部門的責任

專利權利的獲得具有程序性，專利活動又具有復雜性、專業化、交叉性，這就決定了專利檔案的形成來源于多個部門，有技術部、知識產權管理部門、市場部、行政部門和司法部門等。現實中專利檔案多分散于各個部門之中，很難做到統一管理。以流程為導的專利檔案管理可以清晰界定形成于各個部門的檔案范圍，并可以清晰規定他們的歸檔時間，這樣就可以從制度層面明確規定各個部門的歸檔范圍和時間，便于劃分各個部門的職責。

四、以流程為導向的專利檔案標準化管理模式分析

現實中專利的管理可以從獲取和運用兩個階段進行，各個階段產生的專利文件分屬不同的部門進行管理和保存。以流程為導向的專利檔案要求專利形成全過程進行統一的手機和管理工作，具體標準化管理模式分析如下：

（一）專利獲取階段檔案管理

該過程主要包括項目研發、專利申請和審批、專利結案幾個階段。項目研發過程中從事技術攻關的人員將技術方案提交給知識產權部門，后者依據單位長期發展和技術的市場前景對其進行是否申請專利保護的決策。單位人員或者聘請專門的專利代理公司進行專利文件的撰寫和申請。

專利申請文件指的是在專利申請審查過程中逐漸形成并留存備用的各類文檔資料的集合。這一過程中的專利文檔主要包括實驗數據、設計圖紙、設計方案、圖片和影像資料、手稿原始資料等。這些原始資料都是專利申請和專利保護的重要依據。單位可以將該部分文件歸入專利項目檔案，并暫時交給技術部管理。專利審批階段的文件主要有國家知識產權局審查通知、審查意見、收費通知、實質性審查通知、意見陳述等，上述文件主要在專利復審員、知識產權部門和法院審理過程中產生，在專利結案之后統一交給單位檔案部門進行整理。

專利結案階段。現實中結案有多種形式，獲得授權、申請駁回、申請撤回和放棄等。形成的專利檔案文件主要是專利權證書、駁回證明和授權通知書等，上述文件的形成部門主要是在國家知識產權局，在專利結案之后由單位檔案管理部門統一管理。

（二）專利應用階段檔案管理

專利授權成功僅僅是有效期內實際使用的開始，在專利的應用、維護和保護階段同樣會產生大量的資料和文件。專利應用階段檔案管理針對于專利實施、權利質押、維護和轉讓、投資入股和對外貿易等環節，這些活動的復雜性也導致了該階段形成的文件在多個部門留存。

五、結語

通過上文的研究，能夠看出專利檔案標準化管理勢在必行，同時對專利檔案進行管理對于單位具有重要意義，另一方面，以流程為導向的專利檔案標準化管理能夠解決其現實管理中存在的問題，文中提出的以流程為導向的專利檔案標準化管理模式具有較高的應用和推廣價值。

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