人事檔案規范化管理

李靜

一、人事檔案背景現狀

人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分， 為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面：人事檔案管理部門可以據此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據檔案確定退休年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整；出具與人事檔案有關的證明材料等等 。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。當前單位人事檔案管理中的主要問題及成因分析如下：

1、對檔案工作重視不足。一些單位對檔案管理工作認識不夠，沒有把檔案工作擺到應有的位置，出現重業務輕檔案、重形式輕管理的現象，忽視了人事檔案在人才資源開發中所發揮的重大作用，對檔案工作的認識僅僅停留在退休時使用的最低標準上。而且也沒有規范的檔案室，職工的人事檔案只是歸放在一個十幾平米的通風環境及其差的小房間里。

2、對檔案管理標準不高。單位檔案管理工作質量目前還處于一個低水平狀態，已不能適應新形勢下的要求。在檔案管理手段上依舊使用以往手工填檔、手寫版目錄、檔案放置混亂，計算機技術沒有得到廣泛普及和應用。檔案還容易出現的丟失、資料缺失、檔案內資料后期涂改的現象及檔案內資料信息隨意泄露的行為。

3、對檔案細節操作不精。一是檔案材料內容填寫前后不一。如“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，如某一員工的檔案內會出現不同的出生年月，給以后的辦退工作帶來很大的麻煩。二是檔案袋規格不一，裝訂混亂。三是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失，造成部分材料遺失或無法補辦的現象。

二、人事檔案創新管理

1、人事檔案室的規范化建設

人事檔案管理第一步是人事檔案室的規范化建設，而其中的重點是在實體的煤礦人事檔案室中實現計算機信息化的快速查閱及對人事檔案的保密性打下基礎，并且做到了做到“兩室分開”，即閱檔室、辦公室兩室分開，更進一步突出檔案的保密性。檔案室的建立標志著單位人事檔案管理工作進入一個新的階段。檔案室的占地面積由原來的十幾平米到現在的三十多平米，檔案柜由原來的木制柜到現在的鐵皮柜子，這些都是我單位檔案室規范化建設的標志。檔案柜統一分區標號，按照在崗的協議工、在崗的合同工與已經解除合同除名人員及退休人員這四類進行分區。每個柜子上都貼有該檔案柜中所放檔案的起止編號。檔案管理員會定期對檔案室進行打掃，定期把檔案柜子打開通風，從而防止檔案的發霉及蟲蛀等情況。

2、人事檔案的規范化管理

以往，人事檔案的查閱完全依靠手寫的以姓氏排序的紙質版目錄，而且紙質版目錄上的信息不太全面，在造成同名人員的入檔資料裝訂混亂。規范化后開始對礦上所有檔案進行梳理，并建立了相應的電子檔。電子檔的建立在很大程度上方便了檔案的查閱工作，為后期完善檔案資料提供了很大的幫助。雖然紙質案卷的作用和地位是電子檔案無法取代的，但將人事檔案由原來的單一存儲紙質案卷轉變為紙質案卷與電子案卷同步存儲，兩種形式的案卷分離保管，是防止涂改、偽造檔案的有力手段。當紙質案卷遺失、損壞時，電子案卷又可以起到補充憑證的作用，能在一定程度上降低意外事故造成的損失。也就增強了企業人事檔案的安全性和可靠性。同時，存儲形式的電子化也為人事管理和利用全面實現計算機管理提供了良好的基礎。

由于電子設備存儲空間很大，對于人事檔案的信息完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改信息個人存檔信息，實現人事檔案信息的動態化管理。

3、檔案統一編碼，建立電子目錄

由于檔案的保密性，這項工作必須在檔案室中進行，把檔案室內地上隨意堆放的檔案，集中編碼，并裝訂在統一的檔案袋中，并把其個人基本信息（包括姓名、身份證號、籍貫、家庭住址、年齡、合同簽訂日期、出生年月、單位、工種、參加工作時間等）輸入電腦，建立電子目錄從而方便以后檔案的查找工作。

4、建立檔案借閱機制

由于人事檔案的保密性與服務性，參照檔案法以及結合我礦的實際情況， 制定了一系列了檔案借閱制度，職工在借閱或者查閱檔案時必須按照相應的流程進行，并填寫檔案借閱記錄表，不得通過管理員隨意查看及借走檔案，實現了檔案的安全性、保密性的管理。

三、推廣效果

該項目首次全面性地實現了人事檔案及勞動合同電子檔的建立及規范化的放置與借閱，極大的縮短了檔案的查閱時間，提高了工作效率，而且避免了職工勞動合同到期未能及時續訂或解除給企業帶來的風險。實現了檔案的安全性管理，勞動合同的高效安全管理，避免了檔案丟失、為職工檔案的后期使用做出了重要貢獻。