淺談事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

劉欣卉

摘要：對事業單位而言，檔案的應用價值極高，是十分寶貴的信息資源，因此，需采取有效措施對檔案資源進行管理，防止檔案信息泄露。文章主要針對事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，提出了幾點建議措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；問題；解決對策

前言：

社會發展日新月異，事業單位檔案工作要跟上時代發展步伐，可將信息化技術應用其中，實現有序化管理。在檔案管理領域，我國相較于其他發達國家，仍存在較大差距，加快檔案管理信息化建設勢在必行。

1事業單位檔案管理信息化建設中存在的主要問題

1.1重視程度不高

我國事業單位的改革正在不斷深入，檔案管理的信息化建設是一項系統性的工程，需要大量物力、人力以及財力的支持，更需要檔案管理人員和單位領導給予足夠的重視。但從目前的發展狀況來看，人們對檔案管理信息化建設的重視程度還有待于提高，相關人員尚未形成信息化管理意識，嚴重阻礙了工作的順利開展。另外，檔案信息基礎業務也相對薄弱，導致管理的軟硬件條件均不能滿足目前的發展需求，同樣也影響了檔案管理的信息化建設。

1.2檔案內容安全性不高

事業單位在進行檔案資料信息化處理的過程中，要重點保證文件的安全性。與普通的檔案資料不同，事業單位的檔案資料很多時候都會涉及一些國家機密，嚴格禁止向外泄露。但在日常生活中，檔案管理人員時常會忽視這個問題，最終導致機密檔案資料的安全性受到挑戰。特別是在信息化建設進程中，務必要保證文件檔案的安全性。部分單位檔案人員經常會在涉密的計算機上，使用外網瀏覽網頁內容；還有的單位由于審核工作未開展到位，失誤公開了機密檔案信息，這些問題都將直接導致檔案泄露，很容易遭到機密竊取人員的覬覦。在今后的發展當中，需在保證機密檔案安全的前提下公開信息，并在日常工作中加強管理，嚴格執行國家相關規定制度，對機密檔案進行針對性管理[1]。

1.3管理人員信息化技術水平問題

工作人員專業性不強也是事業單位檔案管理工作中一大突出問題，在管理人員的分配上，能夠熟練操作計算機且基礎知識扎實的綜合性人員依舊占據少數，且很多都不是專業人員，所認為的檔案管理工作比較簡單，對信息化管理工作流程并非十分了解。但實際上的檔案管理工作，具有很強的專業性，對人員的配備要求也相對較高，人員真正進入到工作崗位之前，大多事業單位都不會給予其專業培訓，在檔案管理信息化建設進程中，表現出明顯的不專業性和低素質性。由于單位中檔案管理制度缺乏完善性，因此，各項工作的開展均得不到有效的監督，即使人員出現技術性問題，也不能及時的進行糾正，長期以往，影響了檔案管理工作信息化建設水平的提升。為適應當今復雜的信息化發展進程，事業單位迫切需要提高人員的專業化水平。

2完善事業單位檔案管理信息化建設有效途徑

2.1提高檔案管理信息化建設程度

我國事業單位在進行檔案管理時，領導階層發揮著關鍵性的作用，扮演著決策者的角色。只有單位的決策者提高了對檔案管理信息化建設的重視程度，才能為這項工作的順利開展提供便利條件。作為領導者，一定要善于摒棄傳統的管理模式和管理思維，順應時代發展趨勢，轉變自身的管理理念，開啟現代化檔案管理模式，努力創建一個良好的工作環境。為提升事業單位檔案工作水平，開辟全新的信息化發展局面，還需要指定相應部門及人員，做好檔案管理信息化建設平臺的宣傳和推廣工作，明確此項工作的意義和目標，重新激發單位內部管理人員的工作積極性和熱情，提升信息化建設在檔案管理工作中的重要地位[2]。

2.2建立檔案管理網絡安全屏障

檔案信息的安全問題應該引起相關管理人員的重視，特別是對于事業單位來說，很多檔案資料都帶有機密性，一旦失誤泄露，后果不堪設想。因此，檔案管理部門需要通過有效措施來保障檔案信息的安全性，定期更新病毒庫和主機，并徹底查殺木馬等計算機病毒。同時，還可結合實際現狀，設立資料借閱規章制度，借閱程序需要符合規定，實現檔案的有序管理。檔案資料在網絡間進行傳遞也需進行嚴格細化，可根據資料的核心程度以及重要程度，差異化的設置等級，通過這種方式，保證檔案的安全性。同時，國家也需盡快完善網絡安全法規，加大網絡犯罪的打擊和懲罰力度，為我國網絡環境凈化提供保障，給用戶創造一個安全、優質的網絡共享環境[3]。

2.3提高管理人員信息化管理水平

事業單位在進行檔案管理信息化、現代化建設的過程中，領導人員對其發展狀況起著決定性的作用，但檔案管理人員的作用也不容忽視，既需要具備熟練的計算機操作能力，又要掌握一定的網絡信息化基礎知識。提升檔案管理人員自身綜合素質，可從以下兩個方面入手：首先，為了快速的適應現代信息化管理，需在政治素養和職業素養的規范下，提升自身工作水平，更好的服務于事業單位發展；另一方面，在提升檔案管理人員綜合素養的基礎下，還需灌輸一定的信息化技術常識，以免在實際工作中遇到問題不知所措。

另外，為提高人員的信息化管理水平，單位還可定期的組織考核和培訓，同時，還可適當引進一些高技術、高素質的信息化管理人才。完善人員的考核制度，嚴格禁止徇私舞弊現象的出現。

總結：

綜上所述，在信息技術高速發展的今天，事業單位在開展檔案管理工作時，可將信息化技術科學應用其中。針對于目前工作中存在的一些問題，單位需提高對信息化管理重視程度；提升管理人員信息化水平；并保證重大機密信息檔案的安全性，構建一個公正、客觀、權威的事業單位檔案管理體系。

參考文獻：

[1]史向云.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[N].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015，05：166-168.

[2]從俊.淺析事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科技經濟市場，2016，09：127-128.

[3]鹿曉玲.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].現代國企研究，2016，22：95.endprint