縣級檔案局現代化檔案管理工作的探究

王亞平

摘要：在這個新的發展背景下，各個方面的工作都要做到與時俱進，檔案的管理工作也是如此。在縣級的檔案局，檔案管理可以說是一項非常重要的工作了。而且隨著大數據的到來，檔案不再是單單的保管，還要實現信息的資源共享。為了適應這個現代化的發展要求，本文將對如何做好這項工作進行探討。

關鍵詞：現代化管理；檔案；縣級檔案局；信息技術

隨著信息化的快速發展，現代化檔案管理工作也迎來了新的挑戰。為了更好地達到這次的工作要求，可以從以下方面進行改善。首先，與時俱進，跟上時代發展的腳步，將檔案信息上傳到電子數據庫當中，進行統一化管理。其次，改善檔案管理工作的工作制度。最后，始終遵循以人為核心的理念，加強檔案館人員的信息化技術。

1、檔案信息與電子信息技術的完美結合

檔案管理工作是縣級機關的核心工作之一，也是這一機關工作價值的重要體現，所以各部門都非常重視。而且檔案管理工作還保存著最真實的信息，所以這項工作是很有意義的。而且，伴隨著科技的進步，現代化的電子信息技術是面向全球的。因此，對于縣級檔案局的現代化檔案管理工作既是一個發展機遇，同時又是一項挑戰。

若想更好地完成這項工作，首先要認識到檔案信息與電子信息技術結合的意義所在。這項工作主要是將紙質的檔案信息錄入到計算機，存儲到信息庫當中去，建立電子版的檔案來替代紙質檔案，為信息找一個全新的載體。而且，計算機具有搜索功能，能夠快速的查找需要的信息，減少了紙張的浪費，還大大提高了檔案管理人員的工作效率。

在將檔案信息與電子信息技術結合以后，還可以建立一個全面、綜合性強、查找方便且迅速的檔案信息網。人們可以通過這套網絡體系，將公開的信息上傳到縣級檔案局的工作網站中去，方便人們到網站中瀏覽，這就是在實現所謂的資源共享。這樣一來，人們在查找信息的過程中，可能還會注意到縣中的各個方面的發展動態，進而促使縣里的經濟得到發展。

2、全面改善檔案管理工作的工作制度

2.1對檔案進行全面的普查

為了更好地落實現代化的檔案管理工作，將其變成有規劃且標準性強的工作，首先要做的就是進行全面的普查。這些檔案包含有幾代人的信息，所以數量十分龐大，是一項十分艱巨且困難的任務。但是，正因為傳統的檔案管理工作不會對其進行普查，所以現代化檔案管理工作才要完成這一艱巨的任務。不過，這項工作也不是毫無源頭可抓的，普查工作可以專門針對那些長時間不會觸碰的檔案進行全面普查，而那些經常會翻閱的檔案則可以粗略看一下。并且在普查的過程中，要懂得舍棄一些不再具有使用價值的信息，去除重復出現的信息，這也能使檔案管理工作的效率有所提升。

2.2統一的為檔案分配序號

我們所說的現代化檔案管理工作，主要是運用計算機，相關工作人員需要將紙質檔案中的信息記錄到計算機的數據系統中去。為了加快計算機的搜索速度，錄入信息時，工作人員可以給檔案分配統一的序號，使信息按照序號的順序排列。這樣一來，不僅使得信息的查找速度加快，還方便相關工作人員檢驗信息是否完整，是否有遺漏，避免錯誤的發生。

2.3對題目名稱進行規范

為了使大家查找信息的準確率更高，可以對檔案的題目名稱進行標準、規范化的修改。題目的命名，要能夠正確的描述出機構的工作特性，盡量減少由于描述不準確，而在計算機中查找不到信息的情況發生。而且，在進行檔案錄入的過程中，相關工作人員不要偷懶，粗略的表述內容。要不辭辛苦的詳細記錄信息，做到時間、地點、人物、事件以及范圍等各個信息都齊全，保證電子版的檔案信息是完整的。在最后的信息審查過程中，一旦發現某個檔案的信息不夠完善的，要立刻將其補齊，若是信息重復了，也要及時處理掉，用心的做好這項工作。

3、培養一批優秀的現代化檔案管理人才

首先，在挑選現代化檔案管理人員的時候，這些人必須是對傳統檔案管理工作業務熟練的人。如果這些人連基礎的業務技能都不具備，那需要進行培訓的任務就太過繁重了，而且培養起來耗費的時間太長。其次，這些人不能是思想觀念陳舊的人，要懂得追隨時代的腳步，有先進的思想，喜歡并且敢于接受新鮮事物，這樣的人培養起來會更加容易。最后，如果這些人具備創新思想，并且喜歡自學或者擅長計算機技術就更好了。

為了能夠更快、更好的實現現代化檔案管理工作，必須抓緊培養一批優秀的現代化檔案管理人才，而這一工作就要求管理人員掌握一定的計算機專業技能，能夠利用計算機處理一些事務。可以為挑選的這些人員開設一個計算機技術培訓班，幫他們掌握計算機技能。正所謂：干一行，精一行，這應該是人們對于自身工作的態度。一個合格的現代化檔案管理人員應該具備以下三個條件：第一，熟練掌握計算機在檔案管理方面的專業技能，這樣也有利于自身的更好發展；第二，業務能力要相當強甚至可以說是專業的，這樣才能更好的服務大眾，為他們答疑解惑；第三，檔案管理工作涉及的內容其實相當廣泛，除了掌握專業技能外，還要了解一定的其他方面知識，使自己更加充實，面對他人的提問，可以回答的出來。

4、結語

檔案管理工作由原來的紙質版演變成現在的電子版，是現代化發展的必然趨勢。而且現代化的檔案管理工作，減少了人員的浪費，節省了經費的同時還提高了工作的效率，大大方便了人們對于信息的查找，這是時代進步的標志。

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