檔案管理在高職院校教學管理工作中的作用及地位

姜馨

摘要：高職院校教學檔案管理是一項非常重要的工作，它對高職學校課堂教學有著極大的作用，因此很多高職院校教師都非常重視教學檔案管理工作，將其作為教學過程中的一部分，應該說目前高職院校教學檔案管理已經成為制約高職院校教學水平的一大重要因素，本文主要從高職院校教學檔案管理的含義及特點談起，重點分析期在教學管理過程中的地位及作用，并試圖尋找新時期教學檔案管理工作的新路線。

關鍵詞：檔案管理；高職院校；作用及地位；新路線

在進行高職教學過程中，教學檔案的作用是非常大的，它不僅可以幫助教師更好的將每一次課的情況記錄下來，有效的提高教學效率，還可以為后期更好的進行教學考核及研究打下良好的基礎，因此作為一名高職院校教育工作者，應加強對教學檔案管理的重視程度，并選擇適當地對管理方式進行創新，只有這樣才能使高職院校教育教學工作更好地完成。

一、高職院校教學檔案管理工作的含義及分類

在進行高職教學管理過程中，教師的各項基本活動都應以各種形式記錄下來，將這些記錄的內容以各種形式保存下來就是教學檔案。高職院校教學檔案工作主要是教師與教學管理人員在進行高職院校日常教學管理及教學活動過程中各項教學內容的保存形式，其內容最主要包括教學管理計劃、課堂教學、學校學籍管理、實踐教學方案、教學學科與實驗室建設、教學日志及教學研究論文等資料，將上述這些資料進行歸納、總結在一起，并將其保管起來的整個過程就是教學檔案管理的含義。

由于高職院校各專業之間存在較大的差異，因此教學檔案管理的內容都是不一樣的，一般來說，高職院校教學檔案管理的內容主要可以分為以下幾部分內容。首先是教學綜合類檔案管理，這一部分檔案主要是對學校各個上級部門分發的規章制度、教學命令、教學工作規劃、教學計劃以及工作實施細則等內容進行歸檔處理，這一部分內容是整個檔案教學過程中最零碎卻最基礎的一部分內容，也是任何一個高職院校都會收集的一類教學檔案；其次是教師教學業務檔案。主要內容是任課教師自身的授課記錄、授課任務書、授課內容、授課安排表、每節課的授課教案、教學日志等內容，這一部分內容是教師上課的必需品，任何一位教師沒有這些資料就不能承擔授課任務。因此也是整個教學過程中最重要的一類檔案。再次是學科實驗教學檔案。任何一門學科離開實驗都是空談，實驗可以讓學生更好的記住所學知識，還可以讓學生檢驗所學知識，為此教師應將學生所做實驗情況，各類實驗報告以及上級對實驗管理的文件收集清楚。最后一類為其他教師業績考核類，主要包括師資培訓、考核、出國進修等材料。

二、高校教學檔案管理的特點分析

通常高職院校的教學檔案管理的特點主要表現為以下幾點：

首先是教學檔案的專業性質較強，每個高職院校都有很多不同的專業類別，從而滿足不同人才對不同專業的需求，而與之相對應的就是每個專業都會有相對應的教學檔案管理材料，因此教學檔案具有極強的專業特性，這些極具專業性質的教學檔案是每個教師進行教學活動時的真是記錄，人們通過查看這些教學檔案就可以基本了解教師上課時的各種情況。

其次是教學檔案具有多元性的特點，這里所說的多元性包含兩部分含義，一部分含義是檔案存檔形式的多元性，一部分含義指的是檔案參與人員的多元性。首先檔案的存檔形式具有較強的多元性，教師及管理人員可以根據自己專業的不同選擇不同的存檔方式進行存檔，比如一些理科專業需要用大量的圖紙、數據進行存儲，而一些文科專業則需要存儲一些文章、圖片等，同時還可以根據自身專業特點選擇書面文件、音響作品、光碟等不同形式的存儲方式進行存儲。其次人員的多元性主要表現在檔案內存儲的資料歸屬者是多方面的，既有學校領導、教師，也有家長和學生等。

再次是教學檔案具有較強的周期性，由于高職院校的教學采用的是學期制，往往一年被劃分為兩個學期，而每年的教學任務基本是一致的，因此教學檔案具有較強的周期行，比較大的周期有學年周期，小的周期又分為周周期、日周期、學制周期。而教學檔案中往往采用教學年度及學制年度進行編制，各個階段之間既有聯系也有分界，共同組成了一個完整的大循環周期。

第四個特點是具有極強的系統性，任何一個教學檔案，其最大的生命周期是從新生入學開始到最后畢業為止，這是一個整個的周期過程，同時也是一個極具系統性的過程，作為一名高職院校的教師，從學生入學前就要進行較為系統的檔案管理，從最初的招生材料的分發到學生入學后的戶籍、學籍管理、到學生每學期上課學習的基本情況等等，整個環節本身就是一個完整的系統。

三、檔案管理在高職院校教學管理工作中的作用及地位

（一）保證教學活動的順利開展

既然是教學檔案管理，其管理的內容自然與教學相關的內容，因此教學檔案的第一個作用就在于能更好的保證教學的順利開展。首先國家及學校內部的需要根據高職院校的具體情況分發相關的教學通知，高職院校教務部門會根據國家及學習分發的教學通知進行相關的教學部署，教師再根據教務處部署的相關任務執行教學任務，整個過程本身的重要依附對象就是教學檔案，因此我們可以看出檔案管理是保證教學活動順利開展的基礎，如果教師接受不到相關的教學任務，或者對教學任務不是太清晰，再好的教師也無法很好的進行教學。此外教學檔案管理工作還能記錄高職院校各系部教學的實際情況，這是各系部教學過程的主要憑證，因此各系部黨政領導及教學管理人員在實施計劃時與制定決策，就須切實地了解與掌握所有的教學資料與材料，這樣才能使教學改革與教學秩序能在以往制度的基礎上穩步推進，以致保證整個教學管理過程的連續性，使得學校教學質量能保持穩步提高。

（二）為教學過程提供相關證據

其次是為教學過程提供相關證據，在進行高職教學過程中，教學檔案是最具存儲能力的，它能夠將高職院校所有角色的智慧結晶以及在教學過程中成功及失敗的經驗和教訓都歸攏在一起，同時記載著學生在求知過程中遇到的困難以及如何進行克服困難的，對學生在不同時期所遇到的困難進行記錄，因此教學檔案具有極強的參考價值。在任何一個教學課堂、教學實習、社會實踐的活動過后，教師都可以通過檔案管理的方式將該活動下的各種基本信息記錄下來，當活動結束后，教師可以將這些資料拿出來進行翻閱，查看在活動進行過程中每個同學的表現及取得的進步及暴露的各種問題，為后期更好的制定教學計劃做依據。另外在活動過程中收集的各種文字及圖片資料也可以當作學生參加活動的重要教學結果，后期周期性教學時可以重復使用。

（三）家園互遞信息的重要工具

學生在高職院校學習，最關系他們的莫過于學生的父母，一方面學生對學生在高職院校中的生活狀況比較關心，另一方面對學生在高職院校的學習成績也非常關心，但是由于家庭路程遙遠、工作太忙、沒有時間等原因，很難直接參與到學生的學習及生活過程中，為了加強學校與家庭之間的關系，讓家長定期獲取學生在高職課堂中的學習情況，教師可以將在教學過程中會產生的教學文件及學習成果以書面、視頻等形式保留下來，定期給學生家長進行公布，家長可以通過翻閱這些基本的教學檔案了解孩子自身在這段時間的學習情況，并依據學習情況選擇是否需要與學校教師進行溝通，這些都是教學檔案的重要價值所在。

（四）評估辦學水平的重要依據

教學檔案管理工作本身就是教師在教學實踐過程中逐步形成的，所以它具有真實直接記錄教學內容的特點，是所有的信息資料的匯總形式，能夠較為準確全面的將學生在學習過程中及教師在授課過程中的各類信息及問題記錄下來，因此這些材料能夠較為全面的印證整個高職院校教師教學水平、教學質量、辦學特色等基本情況，是高職言笑辦學特點及水平的基本體現，因此它是很多教育部分評審學校教育工作的基本資料，也是最原始的資料，各級教育部門在對學校進行評估審查過程中，通過翻閱這些資料就可以找到該學校在本周期過程中的基本教學情況，并以此對學校的教學管理和質量作出可靠的定性結論。

四、總結

總之，高職院校教學檔案管理工作是一項非常重要的資料，它在教師教學過程中占據著很重要的地位，首先它是教師順利開展教學活動的保證，沒有教學檔案很難進行對應的教學活動。其次它記錄了教師在教學過程中的基本情況，為后期更好的翻閱這些資料打下良好的基礎，再次它是學校與家長之間溝通的平臺，最后是學校迎接領導評估的重要資料。在高職院校檔案管理過程，教學檔案管理工作者不僅要具備極強的責任心和敬業心，同時還應具有創新精神，在工作過程中應不斷創新自己的新工作方法，解決工作過程中容易出現的各種問題，放眼未來，摸清檔案管理的方向及思路，只有這樣才能更好的做好檔案管理這項工作。