淺談醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理

張燕

摘要：為了加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一各項(xiàng)會(huì)計(jì)資料的整理歸檔，解決財(cái)務(wù)各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范，不符合醫(yī)院要求等問(wèn)題，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，根據(jù)醫(yī)院檔案管理辦法，本文從幾個(gè)方面說(shuō)明財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范管理，做到檔案管理制度化，從而逐漸提高財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、銷(xiāo)毀管理制度。

關(guān)鍵詞：檔案；保管；歸檔；銷(xiāo)毀

一、目前醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范。檔案沒(méi)有統(tǒng)一管理，統(tǒng)一存儲(chǔ)，沒(méi)有檔案登記目錄，對(duì)檔案沒(méi)有按類(lèi)別整理，內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案和外部文件混雜存放；沒(méi)有建立電子會(huì)計(jì)檔案，檔案查找不方便，工作效率不高；會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱和對(duì)外提供手續(xù)不健全。

（二）會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性缺乏足夠的重視，沒(méi)有專(zhuān)職的會(huì)計(jì)檔案管理員，檔案由會(huì)計(jì)人員各自負(fù)責(zé)管理。會(huì)計(jì)檔案隨意堆放，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的存放地點(diǎn)。

二、如何做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作

（一）檔案的整理

根據(jù)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的類(lèi)別、日期、會(huì)計(jì)年限進(jìn)行檔案整理，按照各文件柜存放的資料，分類(lèi)別整整齊齊的存放在規(guī)定的檔案盒中，各檔案盒側(cè)面要標(biāo)明存放名稱(chēng)，檔案柜要加鎖；制定專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行管理，隨時(shí)做好檔案的收集、整理、歸檔、保存工作，并對(duì)大家日常檔案使用存放進(jìn)行監(jiān)督和檢查，其他人員不得私自保存電子檔案；建立詳細(xì)的電子檔案登記目錄，目錄記載哪個(gè)資料在哪個(gè)柜子，那個(gè)文件盒等信息；將每月會(huì)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表、資金收支表、支票、匯票備查表、備用金登記表、普通發(fā)票登記表、日常結(jié)算及其他備查表做電子版保存。電子版檔案要加密保存設(shè)置密碼，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改。

（二）檔案的范圍

會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月、季、年度財(cái)務(wù)分析報(bào)告，財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告，成本分析報(bào)告等；合同類(lèi)：包括采購(gòu)合同、工程合同、技術(shù)服務(wù)合同及各種協(xié)議。合同建立電子檔案登記，登記各項(xiàng)合同簽字時(shí)間、到期日、合同付款條件、開(kāi)票事宜、采購(gòu)名稱(chēng)等信息。各類(lèi)合同以紙質(zhì)形式保存；記賬憑證，每月底結(jié)賬后對(duì)所有記賬憑證復(fù)核無(wú)誤后，按照裝訂要求裝訂后擺放在憑證柜中。檔案管理人員做好登記工作；其他資料的存儲(chǔ)，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、往來(lái)調(diào)節(jié)表、各類(lèi)統(tǒng)計(jì)資料、資金日常的定額盤(pán)點(diǎn)資料，財(cái)務(wù)人員的交接資料及其他會(huì)計(jì)資料做好整理歸檔工作。

（三）檔案的借閱

醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)人員使用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，一般會(huì)計(jì)檔案由檔案保管人批準(zhǔn)后方可查閱，重要會(huì)計(jì)資料須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后予以查看，查完后立即歸檔統(tǒng)一保管。非財(cái)務(wù)人員因工作確實(shí)需要查看時(shí)，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，財(cái)務(wù)科室領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。若需復(fù)印外借時(shí)經(jīng)醫(yī)院、財(cái)務(wù)科領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借閱，否則一律不予受理。查閱檔案必須按時(shí)歸檔，內(nèi)部財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱完會(huì)計(jì)資料后，立即歸檔，保管人檢查資料的完整性，若出現(xiàn)丟失由查閱人負(fù)全部責(zé)任。內(nèi)部財(cái)務(wù)人員查閱會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)歸檔的按照醫(yī)院財(cái)務(wù)科考核標(biāo)準(zhǔn)予以考核。對(duì)外報(bào)送會(huì)計(jì)資料時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)科室負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后上報(bào)，重要會(huì)計(jì)資料須經(jīng)醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可上報(bào)。主管審計(jì)機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)開(kāi)展檢查活動(dòng)時(shí)，書(shū)面通知公司需要調(diào)取賬務(wù)資料時(shí)，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)同意后，財(cái)務(wù)科整理查閱會(huì)計(jì)資料，并做好清單工作，經(jīng)雙方清點(diǎn)簽字確認(rèn)取得調(diào)賬清單后移交審計(jì)，稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查，待檢查結(jié)束清點(diǎn)無(wú)誤后收回歸檔保管，檔案管理員做好完整的監(jiān)督檢查工作。財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格遵守檔案保密性原則，妥善保管檔案，不得私自外借和泄露財(cái)務(wù)資料。此外經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)同意，外部公司因公來(lái)本科室參觀指導(dǎo)工作時(shí)，應(yīng)對(duì)本醫(yī)院財(cái)務(wù)資料保密，禁止泄漏相關(guān)財(cái)務(wù)機(jī)密。

（四）會(huì)計(jì)檔案的管理期限

要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定操作。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限為25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算等保管期限為永久。

（五）會(huì)計(jì)檔案的移交

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、冊(cè)數(shù)，起止年度等內(nèi)容。并由相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。最后經(jīng)交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

（六）會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

會(huì)計(jì)檔案保管需要銷(xiāo)毀時(shí)，嚴(yán)格遵循《檔案法》有關(guān)法律規(guī)定，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出意見(jiàn)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核同意后，在經(jīng)過(guò)相應(yīng)的醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容并由相關(guān)人員簽字和蓋章。

三、檔案的管理要求

檔案歸檔前檔案員要對(duì)相關(guān)資料的有效性和完整性進(jìn)行審核、歸檔。編制電子檔案目錄，電子檔案用專(zhuān)用的移動(dòng)硬盤(pán)統(tǒng)一存儲(chǔ)，分類(lèi)別整理、分年限保存，已便于日后工作的調(diào)用。檔案的裝訂根據(jù)相應(yīng)的制度進(jìn)行裝訂。如記賬憑證的裝訂，每本憑證裝訂厚度應(yīng)在2.8厘米左右，若附件較多在裝訂處墊付紙板，紙板的寬度不能超過(guò)2.5厘米，長(zhǎng)度應(yīng)與記賬憑證的寬度一致。裝訂處打等量2個(gè)小圓孔，夾墊紙板后厚度不得超過(guò)憑證最厚處的厚度，如果是用線繩裝訂的，線繩不能太粗，過(guò)粗會(huì)影響憑證的美觀度。用牛皮紙將憑證斜角有棱有角的包裝。斜側(cè)要有憑證年度、月份、起止號(hào)、本年第幾本、本月第幾本信息。

對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料實(shí)行多級(jí)備份，并記錄下檔案形成時(shí)間、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所屬時(shí)間、數(shù)據(jù)內(nèi)容及備份人所有資料均應(yīng)按機(jī)密文件管理，包括文檔資料、源程序清單等，以避免因意外或人為的原因造成數(shù)據(jù)丟失。為了檔案方便查找，提高工作效率，建立詳細(xì)電子檔案，電子檔案的目錄跟紙質(zhì)檔案目錄保持一致，同步更新。檔案人員要樹(shù)立效率觀念，在檔案提供工作中，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案。

四、結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案是過(guò)去醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，它以豐富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價(jià)值量為使用者提供可靠的信息，為醫(yī)院各科室制定規(guī)劃、計(jì)劃、調(diào)查取證以及進(jìn)行決策提供依據(jù)和咨詢(xún)材料。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而嚴(yán)密的工作，我們要完善會(huì)計(jì)檔案管理工作制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案管理的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的重要性，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。