淺談規(guī)范文書處理與提高檔案質(zhì)量的關(guān)系

【摘要】文書檔案在食品、藥品檢測工作中起著非常重要的作用，是食品、藥品企業(yè)應(yīng)該重視的問題。本文通過從檔案收集不全、檔案殘缺、檔案案卷質(zhì)量這三方面出發(fā)，論述了規(guī)范文書處理與提高檔案質(zhì)量之間的內(nèi)在關(guān)系，揭示出文書處理不規(guī)范、檔案質(zhì)量下降的原因，確立了文書處理工作的規(guī)范是提升檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，希望可以對相關(guān)工作人員起到一定幫助。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范文書處理；檔案質(zhì)量；文書檔案

前言

近年來，隨著文書檔案的發(fā)展，其管理形式也出現(xiàn)了很大變化，所有檔案在管理過程中實(shí)現(xiàn)了電子掃描，讓檔案管理工作更加方便。但在檔案利用和提供過程中，由于文書處理不當(dāng)，對檔案質(zhì)量影響較為嚴(yán)重，比如：一些重大事件在檔案中并未體現(xiàn)，有些檔案卷面模糊，而且出現(xiàn)文件破損情況等。上述問題的出現(xiàn)影響了檔案的直接利用。

一、文書處理與檔案收集的關(guān)系

想要實(shí)現(xiàn)文書資料的全面收集，一般包括以下兩個環(huán)節(jié)：第一，將工作中形成的或者已經(jīng)辦理完畢的，并且經(jīng)過價值考證、收文、發(fā)文等一系列環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)檔案的備份、組件、立卷和歸檔。第二，要將不需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行剔除，保證檔案管理的完整與精練，避免出現(xiàn)方案空白現(xiàn)象。想要保證檔案的完整和精練，必須實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案工作的完美配合。一方面，文書工作要做好文書材料的全面收集工作，這樣可以保證檔案收集的全面性。另一方面，要對檔案質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保文書處理部門進(jìn)行合理立卷，提出影響檔案質(zhì)量的文件和資料，避免檔案管理工作中出現(xiàn)繁雜現(xiàn)象，提高檔案的精練程度[1]。

從目前實(shí)際管理情況來看，影響檔案質(zhì)量的主要原因就是資料不全，如果不能保證文書資料的全面，一定會使檔案內(nèi)容出現(xiàn)空白情況。因此，在文書工作開展過程中，需要根據(jù)《檔案法》等相關(guān)條例，做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確的收集資料，并與單位實(shí)際情況相結(jié)合，制定出一套完善的文書處理制度，提高文書處理的工作效率，保證檔案合理規(guī)定。例如，在某單位的文書處理工作中，為了提升檔案收集質(zhì)量，減少了文書處理中公文規(guī)定，做到了精簡發(fā)文，這樣，工作人員可以有效避免文書重復(fù)處理。同時，該單位領(lǐng)導(dǎo)人員注重員工責(zé)任心的建立，通過視頻講座形式，展示出了文書處理工作和檔案收集之間的關(guān)系，提高了工作人員的工作熱情，尤其是在文件的收發(fā)和查閱工作中，工作人員做到了認(rèn)真仔細(xì)，確保文書材料具有較高的完整性。通過上述管理方式的實(shí)施，該單位將檔案質(zhì)量提高了一個層次。

二、文書處理與檔案殘缺的關(guān)系

很多時候，在檔案使用過程中，人們很容易發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容出現(xiàn)嚴(yán)重殘缺。例如在某機(jī)關(guān)單位中，這種現(xiàn)象較為明顯。該單位在資料收集工作中，存在向上級請示環(huán)節(jié)，但很難得到有關(guān)批復(fù)，盡管有上級批示，也沒有出現(xiàn)良好的辦理結(jié)果，很多檔案出現(xiàn)沒有標(biāo)題、缺少標(biāo)號、不署名、物發(fā)文時間等，這使得一些重大事件在檔案中沒有體現(xiàn)出來。

想要有效改善這種檔案殘缺現(xiàn)象，工作人員就必須合理掌握文書處理規(guī)范。在發(fā)文過程中進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，審查文件格式和內(nèi)容是否規(guī)范，是否符合檔案建設(shè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，文字和標(biāo)點(diǎn)等細(xì)節(jié)是否正確，堅(jiān)持一文一事制度，保證文件推動人員進(jìn)行真實(shí)署名，最后進(jìn)行檔案的登記、編號和發(fā)出。

另外，文書處理部門的立卷，也能有效解決檔案文面的殘缺現(xiàn)象。如果文件得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示和審閱，在所有工作流程結(jié)束之后，有文書處理部門進(jìn)行存件手續(xù)的辦理工作，并有該部門進(jìn)行封存和保管，將幫里手續(xù)和流程記錄以文件形式記錄在檔案中，保證處理制度的合理，將檔案殘缺問題有效避免。

三、文書處理和檔案質(zhì)量的關(guān)系

由于部分檔案的保管時間過長，在保管和利用中容易出現(xiàn)用筆不當(dāng)問題，最終造成檔案的卷面破損，字跡也變得模糊，從而影響到檔案質(zhì)量。出現(xiàn)上述情況的原因，除了檔案管理設(shè)備不全之外，管理人員在開展管理工作時也存在很多問題，其次，就是在文書處理上存在不規(guī)范行為。

在一些基層企事業(yè)單位中，由于缺少新型檔案管理設(shè)備，在文稿形成過程中使用了容易褪色的圓珠筆，圓珠筆跡很容易因?yàn)槭艹倍噬罱K出現(xiàn)字跡模糊現(xiàn)象。因此，在文書資料收集和處理過程中，必須嚴(yán)格遵循檔案規(guī)定，用符合標(biāo)準(zhǔn)的筆墨進(jìn)行記

錄和書寫[2]。

檔案工作的質(zhì)量基礎(chǔ)就是文書處理，而如何讓檔案質(zhì)量有所保證，是目前企業(yè)管理中需要解決的重要問題。文書工作規(guī)范的建立，對我國檔案的完善和補(bǔ)充也起到了重要作用。另外，在檔案質(zhì)量提升過程中，如果沒有文書處理部門的協(xié)調(diào)和配合，即使檔案部門在檔案保管上做出再多的努力，也不能保證檔案在內(nèi)容上不出現(xiàn)缺陷。

總結(jié)

綜上所述，檔案工作與文書處理工作存在密切聯(lián)系，通過對二者關(guān)系進(jìn)行論述，有利于檔案質(zhì)量的提升和文書處理工作的規(guī)劃發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，由于檔案質(zhì)量的提升，對單位和個人的發(fā)展都能起到一定促進(jìn)作用。未來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，相關(guān)部門一定要提升對文書歸檔的重視程度，從而保證檔案得到更加合理的應(yīng)用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉磊.文書檔案管理中存在的問題及對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，05：118.

[2]馬永麗.關(guān)于電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017，09：208+210.

作者簡介：李偉娜，女，漢，湖北南漳，現(xiàn)任襄陽市食品藥品檢驗(yàn)所，助理館員，2004年6月畢業(yè)于湖北財經(jīng)高等專科學(xué)校，2008年畢業(yè)于湖北省委黨校法律專業(yè)，2005年從事檔案及辦公室工作至今。