創建企業職工檔案管理新模式初探

黃育賢

【摘要】在企業的不斷壯大發展中，企業的職工為企業發展起到關鍵的作用，越來越多的企業重視員工各方面的管理，其中職工的檔案管理作為對職工的工作情況記錄、考核，以及個人基本信息的記載，越來越受到企業的關注，有效利用職工的人事檔案能為企業創造意想不到的效益。但是由于很多的企業對人事檔案管理認識不足，造成很多的企業的職工檔案資料不齊全，檔案質量不高，檔案管理混亂等問題，所以我國的企業急需創建新的職工檔案模式。本文研究分析了我國當代企業員工檔案管理的現狀和存在問題，并給出了檔案管理創新的意見，希望能夠幫助企業了解創建新的企業職工檔案模式，更好地為企業和職工服務。

【關鍵詞】職工檔案；檔案管理；新模式

前言

企業的職工檔案管理是企業日常工作的一項重要的工作，企業通過建立職工檔案來了解企業員工的學歷、基本情況、工作年限等。隨著現代化網絡的發展，企業職工檔案的管理模式從以往的紙質檔案轉變為電子檔案，但是隨著新管理模式的出現，檔案管理存在的問題也日益突出。很多的企業對電子檔案管理還處于空白狀態，企業實行電子檔案管理還只是在做表面功夫，并沒有深入貫徹執行。所以創建企業職工管理新模式，并且讓更多的企業了解和運用新模式是企業檔案管理的必然趨勢。

一、我國當代企業員工檔案管理模式的現狀分析

企業職工檔案是勞動法的基本要求，并且企業員工可以在合法利益受侵害時根據企業的職工檔案來維護自身的權益。目前很多的企業都為職工辦理“五險一金”，“五險一金”的辦理也需要職工檔案來作為依據。檔案材料內容的不連貫或者前后不統一都給職工辦理相關手續帶來很大不便。

二、企業職工檔案管理模式存在的問題

1.對新形勢檔案管理認識不足，檔案管理處于原始狀態。我國很多的企業對于新的管理模式認識不足，檔案管理還處于原始的狀態，檔案還是以往的紙質檔案，檔案上交后由專門的檔案管理人員進行保存，但是由于檔案保存時間長，容易造成很多的檔案不同程度的受損，降低了檔案的質量。

2.對電子檔案和數字化檔案管理了解不夠。由于電子檔案和數字檔案新模式不斷發展，很多的企業開始實行這種新的模式，但是大多數的企業對于這種新模式的了解還是處于空白狀態，同時不能對其進行相關的操作，很多的企業對新模式還處于觀望的態度，并沒有深入的實行。

3.對檔案管理理念的重要性沒有足夠認識。很多的企業對員工檔案的重要性認識不夠，認為職工檔案的作用不大，并且在檔案填寫時過于隨意，某些內容與實際不符。同時對員工檔案只是忠于保存，并沒有發揮企業檔案的重要性。

4.缺少檔案管理人才。很多的企業對檔案管理人員培訓不夠，不能適應現代化管理方式，檔案的管理模式循規蹈矩，跟不上企業的發展需求。很多的檔案管理人員墨守成規還是采取傳統的管理模式，缺乏現代檔案管理的人才。

三、創新企業職工檔案管理模式的對策分析

1.提高思想認識，創新管理觀念。很多企業對檔案管理的認識還處于簡單地將檔案進行整理后的收藏。其實，檔案管理是一項系統的工作，并且涉及職工各方面的情況。企業職工的“五險一金”也是依據職工的檔案，因此必須提高企業對職工檔案的管理，對收集到的檔案材料，查看手續是否完備，表述是否準確、精煉，對其進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期整改歸檔。企業應對檔案管理模式進行創新，從而提高管理效率。

2.建立電子檔案新模式，創新管理流程。隨著電子科技的發展，檔案的管理也朝著電子信息化發展。電子檔案可以實現信息內容的快速查閱，把不同部門的職工檔案進行合理分類，并且減少人工消耗，提高企業職工檔案的管理效率。

3.加強檔案管理的規范化，創新質量監督體系。由于企業職工檔案具有多種用途，所以檔案的重要性不容忽視。并且在需要借閱時必須經過有關部門的批準，批準后才可借閱，并按照規定時間進行歸還。

4.注重檔案管理人員的素質提升，創新綜合管理。無論是傳統的檔案管理，還是現代化的電子檔案管理，都需要專業的檔案管理人員進行操作，因此，必須提高檔案管理人員的素質和基本工作流程。企業可以加大對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員能熟練操作現代電子檔案，鼓勵管理人員多學習檔案管理相關的最新知識，武裝自己的頭腦，提高自身的素質，在工作中盡量避免因為檔案管理不到位給企業造成損失。

四、總結

企業職工的檔案管理是一項系統的工作，并且對企業和職工具有重要意義。在電子科技發展迅速的今天，檔案的管理模式也需要不斷創新。電子檔案的管理模式與傳統的管理模式相比可以節約人工，并且方便隨時查看，提高檔案利用率，同時可以避免檔案紙張因多次翻閱而造成的損傷，也可以對職工檔案及時審查，及早發現企業職工檔案的不足，提高企業職工檔案的質量。因此企業應積極創新職工檔案管理新模式，實現檔案管理的專業化、科學化、現代化，提升職工檔案的“含金量”。

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