淺談網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新

羅瑩木子

【摘要】一個企業的管理工作中必不可少的部分就是檔案管理，只有做好檔案管理工作才能提高工作水平及效率。能否對檔案進行科學有效的管理，是評判該企業管理水平的一個重要標準。而在當前網絡時代這一大的環境背景下做好檔案管理工作，不斷挖掘檔案背后蘊含的廣泛資源，是積極帶動地方經濟建設進而全面建設小康社會的必要條件。

【關鍵詞】網絡環境；檔案管理；信息化；創新

引言

伴隨著當前我國經濟的飛速發展，互聯網的發展也十分迅猛，因此在進行檔案管理時必須不斷創新管理理念并完善服務機制，以真實的數據來體現整個企業的發展與經營情況。企業內部的資源如何分配取決于互聯網環境下檔案管理的水平與精細程度，它對企業未來的發展起到了不可或缺的作用，對調整企業的營銷策略及提高管理效率有著重要意義。

一、貫徹落實檔案管理工作規范化、標準化、網絡化

1.做好公文制發。檔案最早的出現形式是公文，即由公文逐漸演變而來。而公文本身的質量如何，取決于公文制發的是否標準，而由公文與檔案的關系不難看出，公文制發的水平也對后期檔案管理工作能否實現規范化、標準化、網絡化產生了極大的影響。所以，相關工作人員在平時制發公文時必須要謹慎小心，不能忽略任何一個環節，為今后提高檔案質量和在網絡環境下做好檔案的信息化管理為打下堅實基礎。其一，印發公文要選用質量較好的紙張，排版細節等要符合國家有關標準。具體規定是：橫寫橫排，左側裝訂。其二，嚴格審查公文在制發時是否按規定走完了所有手續，能否通過資格審批，有無具體簽發日期等等內容。其三，字跡必須清晰、辨識度高。

2.提高案卷質量。根據大量的實踐工作可以得出經驗，能否挖掘出檔案的潛在價值取決于案卷材料收集的完整性，而影響檔案管理工作操作的原因有立卷方法及裝訂案卷時的質量。于是在網絡環境下推進檔案信息化管理工作與創新服務機制的進程中，我們不得不既要注重解決立卷方法方面的問題，使其在檔案標準化管理工作中能做到迅速的分類和搜索；還要提高案卷裝訂質量，以便在對檔案進行管理是實現規范化與標準化。

二、網絡環境下檔案管理的創新服務

1。創新服務手段。第一，利用互聯網創建檔案管理平臺。在檔案部門內部引入局域網，充分發揮網絡尋找數據與信息的優勢，做到管理人員在網上能夠搜索檔案信息，更好地為用戶服務。相關工作人員要從已有的網站出發，大力擴充檔案的數據信息庫，特別是電子類信息必須實現實時管理，做到檔案管理工作的信息化、自動化、法制化。

第二，創建檔案信息管理中心。要求檔案管理部門與企業信息管理部門積極合作，建立檔案信息管理中心。管理中心應位于企業中的檔案室，它作為關鍵一員構成了企業的信息資源后臺，并在網站上為企業提供了有價值的商業信息，實現了企業對電子信息的利用并與其他單位做到資源共享。

第三，自動上傳電子信息。檔案管理部門目前正為檔案信息的上傳問題感到頭疼。較之于之前的紙質檔案收集方式，電子信息傳輸的不同之處在于它僅僅依靠簡單的下載和上傳就能完成。所以檔案管理部門可以利用電子信息的這一特點，一改以往的信息上傳模式，通過網站自動上傳電子信息，并以最快的速度歸檔至檔案室。

2.拓寬服務領域。第一，信息服務的對象多元化。起初信息化管理只在企業內部使用，而在今后要面向社會的各個方面。因為檔案管理部門不僅要協助機關單位與企業單位利用檔案獲取信息，也要有針對性地為特殊人群提供相關服務。

第二，利用實體帶動檔案產業發展。隨著我國社會逐步進入信息時代，檔案管理人員不再只是身擔一職而是全方面在網絡環境下為企業檔案管理進行服務。在這樣一個全新的時代背景之下，必須堅定不移地走信息化改革的道路，在保證社會檔案信息化管理的前提下，建立與之配套的信息檢索、加工等內容的實體。

第三，加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統。

結束語

由以上論述可知，實現網絡環境下檔案的信息化管理對我國當前社會的發展起著強有力的推動作用。只有在網絡時代這一新形勢下與時俱進，才能打開企業檔案管理工作的新思路。一個企業的管理水平如何，檔案管理工作做得怎么樣是一個評價的重要指標，因此必須做好檔案的管理與服務創新工作，最大程度挖掘出檔案中所蘊含的信息價值，為地方經濟建設和我國全面實現小康社會貢獻一份綿薄之力。

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