網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下現(xiàn)代社會檔案管理體系構(gòu)建

陳帥

【摘要】隨著現(xiàn)代社會的高速發(fā)展和信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的普及、推廣，檔案管理行業(yè)如何構(gòu)建合理科學(xué)的檔案管理體系成為當(dāng)前的主要問題。根據(jù)檔案管理以往的弊端，在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展環(huán)境下，提出構(gòu)建檔案管理資源共享體系，發(fā)揮檔案管理在社會中的作用。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；資源共享體系

引言

隨著現(xiàn)代社會辦公自動化的推廣和電子信息技術(shù)的不斷普及，為了滿足現(xiàn)代信息發(fā)展的需要，電子檔案在檔案管理中的發(fā)展逐漸普及開來，并且隨著電子檔案的發(fā)展推動了檔案管理信息在互聯(lián)網(wǎng)上共享體系的形成。怎樣合理利用信息資源的共享體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理發(fā)揮優(yōu)化社會人才資源配置管理的作用，是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下檔案管理體系建設(shè)的重要目標(biāo)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息共享資源體系建立存在的問題

1.檔案管理中信息共享觀念落后。在檔案管理走向電子信息化發(fā)展之前，紙質(zhì)檔案管理作為檔案管理的主要方式，具有保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，在信息資源共享上存在相對滯后性。雖然隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理向信息化發(fā)展，但管理模式上和資源共享觀念并沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，依然存在落后的思想觀念，阻礙了檔案信息資源共享體系的發(fā)展建設(shè)。各單位檔案管理部門只注重檔案信息的收集存儲，忽視了資源共享的建設(shè)，造成信息化建設(shè)不完全，辦公數(shù)字化發(fā)展不全面，最后導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的論證不足，造成檔案管理信息發(fā)展出現(xiàn)滯后的情況，長此以往影響檔案管理在社會中優(yōu)化資源配置作用的發(fā)揮[1]。

2.檔案管理服務(wù)面窄，數(shù)字化程度低。隨著辦公自動化的發(fā)展，我國在檔案管理方面建立的信息資源共享體系網(wǎng)絡(luò)也隨之不斷地發(fā)展，然而其中可以查詢到的檔案信息內(nèi)容依然很少，很多檔案管理單位的網(wǎng)站上只能找到檔案的基本目錄，除此之外其他內(nèi)容很難查詢到，或者是出現(xiàn)網(wǎng)頁無法打開等問題。檔案管理單位在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上長期沒有進(jìn)行更新，用戶在瀏覽網(wǎng)頁時(shí)出現(xiàn)網(wǎng)頁無法打開或者是無法打開數(shù)據(jù)庫查看檔案信息資料。從社會信息化發(fā)展中可以看出，數(shù)字化的發(fā)展程度的高低是檔案管理信息傳播的重要前提，是整個(gè)檔案管理資源共享體系建立的基礎(chǔ)，但是在目前檔案管理中，檔案管理數(shù)字化的發(fā)展仍不夠健全，需要不斷加強(qiáng)數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用。

3.檔案管理信息資源共享手段落后，信息利用率低。檔案信息資源共享體系的建設(shè)不僅需要不斷豐富檔案管理的內(nèi)容，還需要在共享平臺上方便用戶的查詢。但是由于我國各個(gè)檔案管理單位對檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上檢索的不夠重視，導(dǎo)致檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺上檢索的內(nèi)容不夠全面，并且大部分檔案信息沒有二次檢索或者是全文檢索的功能，降低了檔案信息的利用率。同時(shí)，由于檔案信息類別覆蓋面廣，不同地區(qū)的信息收集、存儲等標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，給檔案信息的檢索帶來了一定的困難，而且各檔案管理單位在信息共享平臺上的檢索功能沒有及時(shí)更新，網(wǎng)頁模式落后，對用戶查詢信息造成了一定的困擾，檔案信息資源共享的利用價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)[2]。

二、完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源共享體系建設(shè)的策略

1.加強(qiáng)檔案管理信息共享的安全性建設(shè)。建立檔案信息資源共享體系的同時(shí)要注意加強(qiáng)檔案信息管理的安全問題，對檔案信息類型進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，對不同的檔案類型進(jìn)行不同程度的開放和保密，對檔案信息做到嚴(yán)格審查，對檔案信息的檢索做到認(rèn)真管理，對檔案的內(nèi)容做到不同程度的保密。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理工作人員的安全意識，積極采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)防止病毒對檔案管理共享信息的破壞和黑客的非法入侵，及時(shí)消除網(wǎng)絡(luò)中存在的安全隱患對檔案信息造成的威脅，為用戶提供安全的檔案管理信息查詢的平臺。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享需要對檔案信息管理進(jìn)行一個(gè)整合，以便最大程度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的利用。各個(gè)檔案信息管理單位之間可以利用網(wǎng)絡(luò)建立合作關(guān)系，對檔案信息進(jìn)行基本規(guī)劃，避免“信息孤島”的產(chǎn)生。在共享體系后期的建設(shè)中，可以對檔案信息管理和資源整合進(jìn)行重點(diǎn)統(tǒng)籌規(guī)劃，結(jié)合檔案信息建設(shè)的要求，加強(qiáng)對檔案信息管理工作的管理，對檔案信息建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃整合，使我國檔案信息資源管理體系在能夠有計(jì)劃的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

3.抓住檔案信息資源管理體系發(fā)展的重點(diǎn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合是一項(xiàng)重大的工作過程，因此必須要抓住工作的重點(diǎn)，突破難題，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理體系更好的發(fā)展。首先檔案信息是檔案資共享系統(tǒng)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，在檔案信息的處理上要特別注意重要、易損的檔案資料，建立健全數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其次對檔案進(jìn)行分類管理，避免盲目錄入，造成資源的浪費(fèi)，在檔案管理上要加強(qiáng)分工協(xié)作，對檔案信息進(jìn)行整合處理，最后進(jìn)行總體規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理共享體系的有序進(jìn)行[4]。

結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展下，檔案信息資源的共享是現(xiàn)代社會檔案管理體系構(gòu)建的重要內(nèi)容，是我國現(xiàn)代社會信息技術(shù)發(fā)展的需要，是實(shí)現(xiàn)檔案管理在社會人才市場發(fā)揮優(yōu)化資源配置重要作用的途徑。因此在檔案管理體系的建設(shè)中要抓住建設(shè)的重點(diǎn)，對檔案信息進(jìn)行及時(shí)整合處理，優(yōu)化檔案信息共享平臺數(shù)字化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享體系在當(dāng)前社會中可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱建生?；谥R管理的現(xiàn)代辦公信息系統(tǒng)的研究[D]。鐵道部科學(xué)研究院，2002。

[2]資蕙。信息公平與檔案服務(wù)體系建設(shè)研究[D]。安徽大學(xué)，2007。

[3]成永付。新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)[D]。安徽大學(xué)，2007。[4]姚燕。檔案信息倫理問題的提出與原則建構(gòu)[D]。安徽大學(xué)，2007。