強化高校檔案管理工作的思考

劉麗

對于各大高校來說，檔案管理是日常管理工作體系中至關(guān)重要的一部分，當前，高校檔案管理工作顯至關(guān)重要，在該項工作中實際上依然存在不可忽視的問題，由于其自身具有強度大、信息廣的特點，所以，未能達到理想的效果。本文首先對高校檔案管理工作目前的實際情況進行分析，再重點闡述如何強化高校檔案管理工作，進一步保證檔案管理工作達到理想的實際效果，為其提供更加良好的服務(wù)。

高校檔案管理工作是直接記錄高校履行培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、社會服務(wù)功能與開展各項活動。由于社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，我國高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，也推動高校檔案管理工作產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，面對當前嶄新的歷史發(fā)展階段，還存在大量的新問題與新情況，尤其是由于高校辦學(xué)規(guī)模逐漸擴大，日益深化改革，在高校管理中高校檔案工作占據(jù)著更為重要的地位，發(fā)揮著巨大的作用。面對當前的發(fā)展形勢，高校檔案工作必須逐漸日益更新和進步，為建設(shè)和發(fā)展學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為社會提供良好的服務(wù)。

高校檔案管理工作現(xiàn)狀

高校檔案管理包含各種信息流通，因而對配套設(shè)施、人員素質(zhì)和管理機制等方面的要求也逐漸提高。由于社會經(jīng)濟水平日益提高，高等教育逐漸發(fā)展，高校檔案管理面對著良好的發(fā)展大環(huán)境，有利于順利開展各項工作。目前，各大高校對檔案管理越來越重視，同時通過先進技術(shù)對自己進行武裝，構(gòu)建健全的工作機制，然而依然遠遠達不到預(yù)期的目標。一些高校檔案管理缺乏較高的信息化水平，也未形成搜集、整理、查詢等完善的工作體系，因而導(dǎo)致大量資源流失，服務(wù)功能不強。所以，該模式應(yīng)用于高校檔案管理中，必須對工作人員提出更好的能力要求與素質(zhì)要求。

強化高校檔案管理工作的對策

完善管理機制。在工作體制上，應(yīng)當堅持集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，部門建立檔案，由學(xué)校統(tǒng)一管理，避免發(fā)生管理過于分散的現(xiàn)象。構(gòu)建健全的管理制度，完善學(xué)校、部門與單位的檔案管理制度，進而從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔頂級至查看借閱直至責任追究均建立健全的規(guī)章制度，進而建立規(guī)范的檔案管理工作制度；尤其是要收集好檔案，對檔案進行有效整理與歸檔。第一，嚴格把好收集關(guān)，對學(xué)校教學(xué)科研與管理服務(wù)形成的各類材料及時、準確、全面地進行收集，及時收集補充學(xué)校重大活動與事件的情況，保證完整的檔案；第二，嚴格把控鑒別關(guān)。認真仔細地鑒別審核收集來的歸檔材料，實現(xiàn)取之有據(jù)、舍之有理；第三，嚴格把控整理關(guān)。將收集來的歸檔材料，根據(jù)要求有效整理立卷，明確劃分類別，按照順序編排清楚的目錄，綱目分明，整齊裝訂；第四，創(chuàng)新工作機制，有效提升服務(wù)水平。為保證對檔案材料的收集整理機制進行創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變基層單位檔案長時間混亂不堪、未裝訂、管理不當以及缺乏收集途徑等問題，適應(yīng)管理信息化發(fā)展的需求，必須相應(yīng)地轉(zhuǎn)變檔案管理職能。檔案的保管基地與利用中心將高校檔案館的作用轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息控制管理中心，并實現(xiàn)由案卷管理實體作為管理對象轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?nèi)容管理作為管理對象。檔案人員不僅僅只是死守庫房，而是利用網(wǎng)絡(luò)對檔案信息實施動態(tài)管理，對其正常運行進行有效維護，保證其完整性、穩(wěn)定性與安全性，實現(xiàn)信息管理員的職責；第五，執(zhí)行責任追究制。將檔案管理工作的第一責任人確定為單位的主要負責人，并確定直接負責人為專兼職管理人員，在年度目標考核與干部個人評優(yōu)考核中納入檔案管理工作，實施責任追究制。

加強對檔案管理工作的重視。學(xué)校能否實現(xiàn)良好辦學(xué)的一個重要基礎(chǔ)即為是否能做好檔案工作，因而在學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中必須將檔案工作放在突出的位置，強化領(lǐng)導(dǎo)與管理檔案工作。在高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展中，高校檔案管理工作至關(guān)重要，各級領(lǐng)導(dǎo)必須對作為一種特殊價值信息資源的檔案給予高度重視。檔案信息資源在國家社會經(jīng)濟發(fā)展中是一個至關(guān)重要的組成部分，其具有全面、穩(wěn)定、可靠的綜合貢獻力。對于學(xué)校而言，高校檔案記錄了一所學(xué)校從成立到目前發(fā)展的整個歷史，如鏡子般照出學(xué)校的教學(xué)及管理過程中的各個環(huán)節(jié)，帶有客觀性、真實性，集中了廣大教師與學(xué)生的勞動智慧與經(jīng)驗結(jié)晶，對學(xué)校而言尤為重要，能作為熟悉掌握高校發(fā)展客觀規(guī)律的依據(jù)和基礎(chǔ)。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要增強對檔案管理的重視度，增加資金投入和人才投入，尤其是要在工作計劃與議事日程中凸出檔案現(xiàn)代化管理工作的作用與重要性，為檔案部門創(chuàng)造優(yōu)良的工作環(huán)境，為檔案部門參加學(xué)校活動提供支撐，并且廣大教職員工要增強檔案工作的管理意識。作為一門博大精深的學(xué)問，檔案工作包含各個領(lǐng)域的內(nèi)容，因而教職員工必須給予高度重視，尤其是增強管理工作者的意識，形成統(tǒng)一的思想，進而帶動全體工作人員加強檔案管理，讓各個崗位上的人員都能高度重視檔案工作，動員全體人員參與檔案工作。

有效提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)水平直接決定了檔案工作的成效。必須利用各種渠道和方法，充分提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，健全管理人員隊伍，組建一支專兼職相結(jié)合的檔案管理隊伍。學(xué)校檔案館必須根據(jù)國家要求配備相應(yīng)的高素質(zhì)人才，充分保證完整有序地開展檔案管理工作。檔案工作必須由一些經(jīng)驗豐富、素質(zhì)水平高且原則性強的人員負責，同時結(jié)合所需對管理人員進行及時調(diào)整和補充，對移交檔案手續(xù)進行規(guī)范，充分保證穩(wěn)定開展基層檔案工作；第二，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。必須堅持“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的原則，按照不同的階段、層次、計劃與步驟循序漸進地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進而有效提升管理人員的整體素質(zhì)。動員基層檔案管理人員到學(xué)校檔案館或地方檔案館進行實習(xí)操作，使其充分熟悉和掌握鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂檔案材料的各個環(huán)節(jié)。進一步有效增強檔案管理工作者的現(xiàn)代化意識，創(chuàng)新思想，強化信息技術(shù)觀念。使各大高校成為具有高科技人才與設(shè)備的單位，促進檔案現(xiàn)代化管理水平日益提升。檔案管理人員必須高度重視檔案現(xiàn)代化的重要性，廣泛參與學(xué)校的活動，竭盡全力服務(wù)于學(xué)校工作，積極學(xué)習(xí)與研究現(xiàn)代化管理技術(shù)，及時更新最新現(xiàn)代化管理，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。促使個人的知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)水平能滿足高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的需求；第三，建立完善的競爭激勵機制。必須仔細全面劃分各種任務(wù)，落實到人，展開量化考核，將管理人員的主觀能動性充分發(fā)揮出來。

實現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校的文獻的范疇包括檔案、圖書、情報、資料等，建立形成完善的社會信息服務(wù)體系，所以相互之前必須構(gòu)建聯(lián)合目錄，共享資源信息。構(gòu)建聯(lián)合目錄即為通過使用統(tǒng)一的著錄格式與編排，聯(lián)合報道兩個或超過兩個檔案館藏的檔案目錄。促使文獻部門相互分享各自的檔案、資料、圖書、情報等資源，讓利用者學(xué)習(xí)知識更方便，獲取信息與情報更便捷。利用構(gòu)建聯(lián)合目錄構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)，并共享資源信息，將文獻部門各自的潛力充分激發(fā)出來，相互補充資源缺陷，提升館藏資源利用率，減少浪費，防止重復(fù)利用，以便為社會提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

對檔案管理技術(shù)進行創(chuàng)新。技術(shù)創(chuàng)新是加快優(yōu)化檔案管理工作的重要推動力。面對當前的信息化社會，積極強化技術(shù)創(chuàng)新至關(guān)重要。所以，高校應(yīng)當對檔案管理信息化建設(shè)的作用給予高度重視，同時和目前現(xiàn)狀相結(jié)合，增加技術(shù)創(chuàng)新投入，進而有效保證良好的質(zhì)量服務(wù)水平。就此來看，高校必須對檔案管理工作的要求與性質(zhì)進行充分明確，進而引進先進技術(shù)手段與優(yōu)良設(shè)備，進而對工作環(huán)境進行凈化，盡可能開發(fā)和充分利用檔案資源。高校可通過光纖技術(shù)、數(shù)字技術(shù)與監(jiān)控技術(shù)等，并且還能構(gòu)建健全的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分結(jié)合信息管理者、提供者與查詢者，利用網(wǎng)絡(luò)互動平臺，通過提供者填寫自身的調(diào)查信息，再信息管理者確認之后再錄進管理系統(tǒng)。信息查詢者可基于自身的權(quán)限范圍，自主對自己所需的信息進行查找，并提升管理者的工作效率，減少錯誤率。

綜上所述，由于高校檔案管理工作具有至關(guān)重要的作用，可見各大高校亟待強化該項工作，對檔案管理工作中目前的問題進行全面分析，并制定相應(yīng)的改善措施，有利于進一步推動高校檔案管理工作的發(fā)展。