住房保障檔案的資源建設管理和利用服務探索

盧言娟

摘要：在住房保障體系不斷完善的同時，我市住房保障檔案的管理從管理意識、檔案制度方面和檔案管理方面三個層面均存在一些問題，本文從提高住房保障工作的檔案意識、完善住房保障檔案管理體制、強化住房保障檔案管理的軟件建設、加強住房保障檔案管理的硬件投入等方面提出了一些建議，并對探索住房保障檔案資源利用服務提出了一些新舉措。

關鍵詞：住房保障；檔案管理；資源建設；利用服務

住房問題是重要的民生問題，住房保障檔案是民生檔案資源體系建設中的重要組成部分。建立完整、系統(tǒng)的城鎮(zhèn)居民住房檔案，更好地為經(jīng)濟的平穩(wěn)較快發(fā)展和保障性安居工程建設提供利用服務，促進人民群眾居住條件的進一步改善，正是當前解決民生問題的一項重要而緊迫的任務。加強民生檔案資源建設最終是為改善民生檔案資源的利用服務工作。“兩個體系”的建立包括“建立覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立服務民生、服務人民群眾的檔案利用體系”，確保住房保障檔案造福人民。

一、住房保障檔案綜述

住房保障檔案主要指的是指管理機構在實施住房保障過程中直接形成的具有存儲價值的多種聲像、文字及表等不同形式的歷史記錄。有房源檔案、住房保障對象檔案和保障管理記錄檔案。各級住房保障管理機構在統(tǒng)一領導、分級管理的原則更要加強對住房保障檔案管理工作的監(jiān)督、指導，以健全檔案管理制度為抓手，保證住房保障檔案完整與安全，在提供利用服務提供便利。和其他民生檔案相比，住房保障檔案具有一些自己的特點：

（一）專業(yè)性

保障性住房檔案涉及國家大政方針、法律法規(guī)、規(guī)劃建設等多方面的專業(yè)知識或技能，有嚴格的操作，屬于專門檔案，有專業(yè)性很強的特點。

（二）動態(tài)性

己獲保障的家庭收入和具體情況會動態(tài)變化，在退出機制的作用下，其保障資格隨之消失，因此產(chǎn)生的相關文件材料應及時補充、整理和歸檔，以保證住房保障檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（三）實用性

保障條件的設定、申請材料的審核、退出機制的完善等都需要完整系統(tǒng)的檔案材料作為依據(jù)，在住房發(fā)生產(chǎn)權變更、產(chǎn)權糾紛、拆遷還建等情況時，都需要查詢住房保障檔案，發(fā)揮住房保障檔案的參考和憑證作用。

二、臨沂市住房保障檔案管理實踐和取得的成績

（一）管理實踐

我市在大力推進住房保障工作的基礎上，結合自身實際民生狀況，創(chuàng)新性地實施了一些住房保障的基本實踐，積累了許多好的實踐經(jīng)驗，相應制定了一些方法制度，探索出了一套適合臨沂市實際情況的具體措施，部分好的做法還具有進行全省推廣的實際應用價值。這些具有地方特色的住房保障實踐工作及住房保障檔案管理模式，對于推進全省社會保障工作，改善民生，構建社會主義和諧社會都具有重要意義和價值。

臨沂市住房保障檔案的市級統(tǒng)管模式建立，具體是住房保障對象檔案由臨沂市住房保障中心統(tǒng)一收集、歸檔及保管。具備移交條件后，全部移交市房產(chǎn)管理局進行保管。目前，臨沂市住房保障檔案是由區(qū)級向市級移交并進行統(tǒng)一歸檔管理的。實行紙質(zhì)檔案和電子檔案并舉，二者相對應，原則上一戶一檔；并開發(fā)和運用計算機管理系統(tǒng)進行規(guī)范統(tǒng)一的管理。

住房保障檔案集中由市級統(tǒng)管具有很多好處，首先是提高了資源的使用效益，節(jié)省了管理成本。其次是有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，尤其是一些大主題、深層次和寬范圍的檔案信息，優(yōu)越性會更加明顯突出。當然，市級統(tǒng)管也有一些缺陷，比如相對于街道、區(qū)和其他部門來說，住房保障檔案集中統(tǒng)一存放在市級檔案機構，不利于其他部門的隨時調(diào)用及查考。

（二）取得的成績

近些年來，臨沂市多維度住房保障體系逐步建立，廉租房、經(jīng)濟適用房、公租房、限價商品住房等多種供應方法逐步推進，越來越多弱勢群體的住房保障問題得以解決。制度化、科學化和規(guī)范化是發(fā)展趨勢，我市住房保障檔案管理工作的斐然成績主要體現(xiàn)在如下幾個方面：首先，檔案管理制度逐步建立，臨沂市相繼制定和出臺了廉租住房、公租住房檔案管理辦法以及住房保障歸檔規(guī)范。其次，檔案資源逐漸充實，當前，住房保障中心都盡增加了專職的檔案管理工作人員的配備比例；第三，應用更趨廣泛，住房保障檔案的管理在滿足自身部門工作的需要的基礎上而按照規(guī)定向其他相關部門提供利用服務，拓寬了住房保障檔案的應用范圍。

三、我國住房保障檔案管理存在的問題

在住房保障體系不斷完善的同時，我市住房保障檔案的管理從管理意識、檔案制度方面和檔案管理方面三個層面均存在一些問題，主要是：

（一）管理意識方面

住房保障的檔案管理意識在趨好的同時依然相對薄弱，必須提高提高重視程度。住房保障檔案管理面對的是維護住房困難家庭申請人的利益。如何管理和利用好檔案資源，對于檔案管理工作的長足發(fā)展，拓寬住房保障事業(yè)服務渠道具有重要意義，要不斷發(fā)展創(chuàng)新，就應該狠拽住房保障檔案管理工作的落實。

（二）檔案制度層面

在各市建立了基本住房保障制度的同時，還有一些地市創(chuàng)新性的建立公租房和限價商品住房等制度，但是在住房保障檔案管理業(yè)務方面，卻還存在著制度上的空白，需要不斷補充和完善。首先，檔案分類不明晰，現(xiàn)有政策體系尚未明確具體的歸檔范圍和內(nèi)容；其次，檔案管理期限不明確，現(xiàn)行政策并沒有明確對各類住房保障檔案材料的保管期限區(qū)分為永久或定期保管，給檔案材料的立卷、歸檔和整理帶來不便；第三，檔案管理部門職責不清晰，住房保障管理部門和民政部門、銀行、交通等相關部門在住房保障檔案管理上的業(yè)務關系及銜接溝通還需要進一步的理順關系。

（三）檔案管理層面

住房保障中心機構和管理體系均不完善，特別是住房保障檔案的兼職管理人員比例偏高，直接影響到檔案管理工作的效能。住房保障檔案的硬件設施與住房保障工作的迅速發(fā)展也不匹配。檔案管理的信息化應用程度偏低，檔案應用管理系統(tǒng)存在諸多問題，這些問題影響到住房保障檔案的查詢檢索和利用服務。endprint

四、加強住房保障檔案管理工作的建議和對策

（一）提高住房保障工作的檔案意識

加強住房保障檔案管理，規(guī)范檔案材料的收集、整理、保管和利用，對于促進住房保障工作規(guī)范化、制度化、長效化具有重要作用。觀念更新是改進工作的前提，做好住房保障檔案工作的第一步便是大力提高住房保障機構的檔案意識。首先，要引起領導對住房保障檔案管理工作的重視。科學地制定出完善合理的住房保障檔案管理規(guī)范，完善住房保障檔案的各項管理流程和制度，以制度為抓手，形成科學管理業(yè)務檔案的長效機制。第二，要提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德，切實把各項檔案管理規(guī)范落到實處。第三，要適當提高檔案管理工作在績效考核中的績點，提高檔案管理工作在整個住房保障工作中的位置，讓檔案管理工作成為住房保障機構的自覺行為，建立起住房保障檔案科學規(guī)范管理的長效機制。

（二）完善住房保障檔案管理體制

住房保障檔案管理要根據(jù)各級住房保障部門的職責分工，依托現(xiàn)有管理體制并按職能分解檔案管理責任，發(fā)揮基層管理的積極性，同步做好檔案管理工作。同時，住房保障機構、檔案行政機構、民政機構、各街道以及保障性住房建設管理等相關部門在住房保障檔案項目上的業(yè)務關系與管理關系需要進一步梳理，要加強相互之間的銜接溝通，明確各自工作職責，從而逐步建立起完善的涵蓋各門類、各層級住房保障檔案管理的配套制度體系。

（三）強化住房保障檔案管理的軟件建設

首先，提高住房保障工作人員檔案業(yè)務水平，住房保障工作人員不僅要樹立科學的檔案管理觀念和思想，還要努力熟練掌握計算機技術、網(wǎng)絡管理和應用技術；其次，加快實現(xiàn)住房保障檔案專人專職管理，要將住房保障檔案管理工作單獨分離出來，配備專職住房保障檔案管理人員，實現(xiàn)專人專職管理，要探索多種途徑、多種實現(xiàn)方法和依托平臺開發(fā)住房保障檔案工作；第三，制定住房保障檔案工作科學發(fā)展規(guī)劃，要從經(jīng)費和設施等方面保障住房檔案的建設和管理，不斷提高住房保障檔案的現(xiàn)代化管理水平，逐步實現(xiàn)住房保障檔案的服務網(wǎng)格化和管理現(xiàn)代化。

（四）加強住房保障檔案管理的硬件投入

首先是增加資金投入，住房保障機構要從加大投入著眼，切實加大對人員以及設備的投入，有效解決人員編制問題、庫房建設問題，配置專門檔案設備和檔案信息化管理系統(tǒng)，提高工作的實效性；其次要推動建立專門檔案室，加大力度推動建立住房保障專業(yè)檔案室可以解決存在的這些問題，比如沂南縣住建局己經(jīng)做了一些探索，在經(jīng)費和人員編制許可的情況下，在各街道推廣這種管理模式。

五、探索住房保障檔案資源利用服務的新舉措

（一）對住房保障檔案的利用權限做出明確規(guī)定

住房保障檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，并辦理登記手續(xù)，可以提供查閱或者復制，檔案管理部門或檔案工作人員應當配合本單位做好政府信息公開工作，保證住房保障檔案的安全、合理、有效利用。

（二）充分挖掘檔案信息資源，進行住房保障檔案的深度開發(fā)

要建立合理有償服務的機制，在政策和條件許可并確保社會效益的前提下，創(chuàng)造應有的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)住房保障檔案管理和建設的良性發(fā)展與自我完善，發(fā)揮住房保障檔案的最大價值。

（三）全面實施數(shù)字化管理

檔案部門應依據(jù)檔案管理的相關規(guī)定，建立全面系統(tǒng)的住房保障電子檔案，并根據(jù)住房保障實踐工作的變動情況，及時更新住房保障檔案的信息內(nèi)容，實現(xiàn)住房保障檔案的動態(tài)管理。為了滿足住房保障檔案的現(xiàn)代化要求，需利用信息技術將保障性住房檔案轉化為電子檔案信息，實現(xiàn)檔案信息化管理和高效便捷的利用服務，促進住房保障檔案工作的重點由實體管理向信息服務、信息挖掘利用方向轉變，使住房保障檔案工作進一步走向標準化、規(guī)范化、社會化和網(wǎng)絡化。

參考文獻：

[1]王文明，關于建立住房檔案的設想，[J]南京大學學報，2012（11），P34-35

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