對于辦公室檔案規范化管理的思考

劉佳

摘 要：檔案管理工作貫穿于工作的各項流程，規范檔案管理可以讓員工按照正確的要求進行施工生產及管理等工作，檔案科學管理對于一個企業的健康發展至關重要，也是提高企業工作效率和工作質量的必要條件。因此，企業要高度重視檔案管理工作，探索其規范化管理的措施，確保企業健康有序發展。

關鍵詞：辦公室；檔案；規范化

1 辦公室檔案管理規范化的重要意義

1.1 辦公室檔案規范化管理有利于提高企業的管理水平

辦公室檔案管理工作是企業各項工作的重要組成部分，其管理是否規范直接影響企業的發展。辦公室檔案管理是企業生產經營資料與運營情況的證明。辦公室檔案做到了規范化才利于企業的其它部門存檔、查閱，方便其它部門的工作，節省時間，減少成本，從而提高工作效率。而且在后期總結自查工作中，規范化的檔案管理也能快速的找到問題的原因和相關責任人，從而找到解決問題的方法，使得企業各項流程運作實現閉環。

1.2 辦公室檔案規范化管理有利于及時掌握企業運行狀況

企業的各個部門在部門工作進行過程中都需將本部門的重要工作情況以材料的形式報送到檔案部門存檔。通過系統、規范、科學的檔案管理工作，可以很方便的了解到各個部門的工作情況，掌握整個企業的運行狀況，了解企業發展過程中存在的問題，方便集中分析各部門各環節的相互銜接是否合理，是否存在運行不暢的制度流程，并及時進行糾正調整偏差。

1.3 辦公室檔案規范化管理有利于公司業務的持續發展

管理工作貫穿于運行公司全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過規范化的檔案管理工作經歷，對資料進行整理和回顧，能夠吸收各部門資料中的精華，從而總結其中的經驗。通過辦公室檔案規范化管理，能夠及時反饋給各部門業務人員，方便探索更加有效的工作方法，從而促進公司各項業務的持續健康發展。

2 辦公室檔案管理工作存在的問題

2.1 辦公室檔案管理設備落后

雖然辦公室工作也引起了一些企業的重視，但是對于辦公室檔案管理工作的重視程度還不夠。存在諸如環境限制、設備落后等情況，難以達到規范化管理的水平，給企業的整體發展帶來了不利的影響。

2.2 辦公室檔案管理人員素質不高，頻繁更換

人員素質的高低直接影響著辦公室檔案管理的水平，人員的穩定有利于檔案管理的延續性。而當前許多企業辦公室檔案管理人員的素質不高、頻繁更換。這些因素不利于辦公室檔案的規范化管理，也不利于整個企業的發展。

2.3 辦公室檔案資料利用率低

檔案管理的價值在于檔案工作者將收藏的靜態的檔案信息，通過各種方式傳遞給利用者，從而滿足企業發展的需要。然而，當前許多企業對檔案資料的利用率不高。一方面是因為企業管理者對檔案資料不重視，不注重從檔案資料中尋找有利于企業發展的信息。另一方面是因為檔案管理者只注重檔案的保管，不注重利用，導致有的企業把檔案當成擺設，根本不去查閱，失去了檔案存在的價值。

2.4 辦公室檔案管理制度不足

制度是規范化管理的保證。然而，很多企業的檔案管理缺乏科學的管理制度。對于什么類型的檔案需要保管多少年，什么樣的檔案屬于涉密檔案，什么人可以查閱哪類檔案，以及檔案管理人員有什么樣的職責很多企業沒有明確的制度規定。導致檔案管理缺少制度的約束，對于檔案管理人員也沒有監督激勵措施，使檔案管理無法滿足企業發展的需要。

3 辦公室檔案管理規范化的主要措施

3.1 完善辦公室檔案管理的硬件設施

檔案管理工作是一件非常繁雜的工作，每天都面對著大量的文件、資料。要實現對檔案的規范化管理，需要一定的硬件設備。比如儲存大量的紙質資料需要檔案室、卷柜。隨著信息化時代的到來，網絡已經成為檔案規范化管理的有效方法，辦公室檔案管理工作需要用電腦、移動硬盤等設備存儲信息。所以，企業要為辦公室檔案管理提供必要的硬件設施，保證檔案管理工作能夠為企業更好的服務。

3.2 提升辦公室檔案管理人員的素質

人才對于企業的任何一個部門都是非常重要的。規范化的檔案管理工作也需要專業的人才，才能作好工作。對于從事檔案管理工作的人員要定期組織學習、培訓、調研、考試，增強他們的業務能力和水平，使他們在工作中能夠更好的發揮聰明才智，使辦公室檔案管理工作規范、有序。檔案收集是個長期過程，確保檔案管理人員具備較強的穩定性，更利于檔案管理的延續性發展。

3.3 建立合理的辦公室檔案管理制度

制度具有根本、長期等特點，是檔案規范化管理的關鍵，辦公室檔案管理制度是使檔案管理規范化的有力保證。行政部門要完善檔案管理制度，定期對檔案人員進行培訓，使其強化制度意識。同進要對制度的執行情況進行監督，對于不嚴格遵守制度的人員要嚴肅處理，使制度真正發揮其約束作用，從而實現對檔案管理的規范化，減少檔案遺漏、丟失等情況，促進辦公室檔案管理工作的順利開展。

3.4 采用適合辦公室檔案管理的技術

當今社會，信息技術已經融入到我國行政工作之中，電子政務應運而生。在此基礎上，行政工作信息化已成為不可逃避的現實。辦公室檔案管理工作也要順應時代發展趨勢，利用先進技術，使檔案管理信息化。檔案管理部門要邀請專業技術人員，結合部門的工作特點，構建有針對性的網絡服務體系，提高檔案管理規范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。

總之，任何企業的發展都離不開辦公室檔案管理工作。每一個企業都要充分認識到辦公室檔案管理工作的重要性，探索使其規范化的途徑，使它更好的為企業服務，從而提高企業的競爭力。

參考文獻

[1]李娟.對于辦公室檔案規范化管理的思考[J].辦公室業務，2014（04）.

[2]周傳東.對于辦公室檔案規范化管理的探討[J].現代經濟信息，2014（13）.