檔案管理中現代化技術的應用與研究

毛羽豐

【摘要】作為先進的現代化技術之一，超媒體技術因其自身的優勢與特點受到全社會的青睞與廣泛使用，該技術不僅能夠為相關部門提高工作效率，同時也有效促進檔案管理水平，為企事業單位的檔案管理部門長期發展及工作水平提升起到重要作用。因此，本文對該技術進行分析，并對如何將該先進技術有效運用到檔案管理工作中展開討論與研究。

【關鍵詞】檔案管理；現代化技術；超媒體技術；應用

作為我國企事業單位中重要的部門之一，檔案管理工作不僅能夠對企事業單位發展過程及其歷史進行充分收集與管理，同時也是企事業單位發展的重要依據和基本保障。隨著我國科學技術水平的不斷提升，我國已全面進入科技時代，各企事業單位為了能夠堅持走可持續發展道路，紛紛采用先進的現代化技術并將其應用到檔案管理部門中，其中具有代表性的技術包括新媒體技術。

一、超媒體技術及其特點

（一）超媒體技術概念。當信息載體不限于文本時，稱之為超媒體。超媒體技術是一種典型的數據管理技術，它是由稱之為結點（node）和表示結點之間聯系的鏈（link）組成的有向圖（網絡），用戶可以將包括多媒體在內的各種信息的數據化、存儲管理、查詢和發布集成在一起，并將這些信息在網上傳播。超媒體技術是多媒體技術和超文本的結合，它既有超文本靈活、非線性的信息管理優勢，又有多媒體生動、自然的表現特點。超媒體與其說是一種新技術，不如說是信息管理的一種新思想的體現。

（二）超媒體技術的特點。1.科學性。超媒體技術合理應用主要依賴于科技水平及計算機運營速度，因此，在運用超媒體技術時主要體現出檔案管理部門整體工作網絡及計算機系統的先進性與科學性，同時超媒體技術自身具備的較高科學性系統及運行方式也體現出該技術的整體科學水平。2.多元化。超媒體是在超文本的基礎上加入多媒體形式后形成的一種文本處理技術，其形式多元化、豐富化，與傳統文本技術相比較而言，更加適應當今社會及各企事業單位的需求與要求，因此，該技術不僅是科技時代的象征，也是當今社會的必然產物，是我國文本處理科學技術發展的必然趨勢。3.形象化、動態化。上文提到，超媒體中包含多媒體技術，因此其自身能夠對多媒體文件及檔案進行處理及管理，同時也能夠利用其多媒體優勢，將現代檔案更加形象地利用動態形式表現出來，使其更加結構化、形象化，滿足現代檔案管理形式的基本需求，同時也因其自身具備的網絡一體化使具有大容量、實時交換以及高度集成等特點的現代管理模式逐漸變為可能。

二、有關超媒體技術在檔案管理中應用的研究

現如今我國部分企事業單位已經廣泛應用超媒體技術，而該技術中的音頻、多媒體及超文本等內容的應用不僅為檔案管理部門工作了提供便利，降低了工作壓力，同時也使整體管理效率水平及準確程度得到大幅度提升，也使我國整體檔案管理水平得到提高。具體包括以下幾點：

（一）多媒體檔案的處理及應用。首先，該技術能夠對音頻等多媒體檔案進行處理。在現代檔案管理中，早已不再大范圍使用紙張檔案，而是利用計算機系統對檔案進行數據管理，但由于部分檔案內容較為抽象，部分部門難以直接使用這類檔案，因此可將其轉換為直觀、形象的多媒體檔案形式。其次，通過利用超媒體技術，能夠使抽象的文字、精致的圖像轉換為具有動態效果的影音視頻信息，而通過增加聲音等使其成為聲像檔案，而檔案部門在對其管理時只需歸類、保存、備份即可，其他部門或本部門需要調用時可直接將其播放出來，快速且便捷，符合現代企事業單位工作速率及需要。例如博物館中的部分展品如果只利用文字檔案難以將其完美地展現出來，而通過對超媒體技術的投入使用，可使檔案內容直觀地展現出來，且因其完美配音使檔案內容更加清晰，同時也使其內容變得更加豐富，并使檔案庫房擁擠的局面得到改善。

（二）應用流媒體技術實現超媒體檔案瀏覽。超媒體載體在Internet中使用流式（Stream）傳輸技術傳輸音頻、視頻等連續性的多媒體數據。這些數據經高清編解碼和流暢的多媒體編輯操作，用戶對這些數據進行解碼后，便可在線利用。

（三）交互式遠程多媒體信息服務系統的應用。在線利用文本、圖像、圖形、視頻等檔案數據時，運用異步通信技術，對實時數據進行異步通信輸入、查詢、刷新等信息操作。數據進行實時交互，提高了利用和服務之間的數據交互量，從而提高了工作效率。

（四）一體化網絡需求的實現。現如今網絡一體化已不再是天方夜譚，而是各企事業單位在社會及其發展長流中的必然基本條件。而在一體化中，主要包括網絡及通信技術。一方面，一體化包括以電子郵件、遠程管理及控制以及Web等以文本為主的數據通信；另一方面，其中包括以聲像點播、協同工作以及電視會議等多媒體網絡通信。而檔案部門在利用網絡一體化技術進行管理時，則需要對上述內容進行整合，利用網絡使這些檔案資源轉換成數據形式進行保存及管理，實現檔案管理工作的具體價值。

而在具體管理過程中，可利用超媒體技術的網絡一體化優勢通過遠程協作技術可以實現異地協同工作、協作研究。這就使得處在不同地域位置的檔案同行們同時進行學術探討、經驗交流及協同工作等，在充分體現出超媒體技術作用的同時進一步達到促進檔案管理工作穩定進行的目的。

【參考文獻】

[1]王燕子.論超媒體文本的互文性[J].陰山學刊，2014（01）.

[2]譚斯文.試論多媒體技術在檔案管理中的應用[J].科技與企業，2015（2）：6-6.