關(guān)于推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的探討

鄭欣

【摘要】在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理實(shí)行信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案管理的工作效率，同時(shí)還能夠加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案工作的潛在價(jià)值。檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展不僅需要有硬件設(shè)施的支持，還需要在管理理念和人才隊(duì)伍方面進(jìn)行完善，才能夠有效促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的高效開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化建設(shè)；管理

對(duì)于工程建設(shè)單位而言，檔案管理的內(nèi)容更加全面，不僅是對(duì)日常資料的收集和整理，還包括了工程技術(shù)資料的管理。面對(duì)大量的檔案管理內(nèi)容，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)具有重要的意義。通過(guò)信息化的管理方式，能夠深入挖掘檔案信息資源的價(jià)值，建立信息共享平臺(tái)，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展需要圍繞工作的實(shí)際需求，才能夠使管理體系更加完善。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)信息資源傳遞和管理的基礎(chǔ)保障。所以首先應(yīng)該配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件，并且做好局域網(wǎng)建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件應(yīng)用的普及。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)必須依賴檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行檔案信息管理的核心，所以應(yīng)該建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便能夠?qū)n案資源進(jìn)行分類和管理。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)完成后，需要將相關(guān)的檔案信息錄入系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理方式，有效提高檔案管理效率。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。為了保證檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施，應(yīng)該制定完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)行信息化工作后，一切流程都應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施，實(shí)行統(tǒng)一管理。加強(qiáng)對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和管理，具有通用和兼容功能，為統(tǒng)一管理提供便利。

（四）安全保障體系的建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案的電子化對(duì)檔案的安全提出了更高的要求。因此，在實(shí)際工作中要提高檔案人員的檔案信息安全意識(shí)，建立健全檔案信息安全管理機(jī)制，構(gòu)建完善的檔案信息安全保障體系，有效保證檔案信息的安全。

（五）人才的建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要重視人才隊(duì)伍的建設(shè)，重視檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，努力提高檔案從業(yè)人員信息化知識(shí)水平，能夠熟練掌握和應(yīng)用各種新技術(shù)、新設(shè)備，打造一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍，全面提高檔案信息化建設(shè)的效率。

二、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要舉措

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理模式，完善檔案管理體系。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案保管、查詢和利用更具便利性。當(dāng)前檔案信息不僅數(shù)量較大，而且存在較強(qiáng)的異構(gòu)性特點(diǎn)，這使得檔案信息化建設(shè)過(guò)程中檔案信息安全隱患增加。因此要加快轉(zhuǎn)變檔案管理模式，進(jìn)一步對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善。檔案管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)對(duì)檔案信息的真實(shí)性和安全性帶來(lái)較大的影響。因此需要把好檔案信息從錄入至資源共享各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，強(qiáng)化對(duì)電子檔案的全程管理，進(jìn)一步完善檔案管理制度，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，確保檔案管理水平的全面提升。

（二）樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。檔案信息化建設(shè)的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，使檔案信息能夠更好地為社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要努力提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步對(duì)檔案服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。這就需要在日常工作中使檔案人員從“重保管，輕服務(wù)”工作理念中轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行公開(kāi)和及時(shí)進(jìn)行更新管理，進(jìn)一步提高檔案信息的查閱服務(wù)能力，在遵循保密原則的基礎(chǔ)上，允許部分用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)查閱，使檔案信息查詢方便、快捷，更好地發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值。

（三）健全技術(shù)保障體系，提高檔案管理水平。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中離不開(kāi)各種先進(jìn)技術(shù)的保障作用，通過(guò)充分應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)才能有效提高檔案信息化水平。因此要構(gòu)建檔案信息化建設(shè)技術(shù)保障體系，配備專業(yè)的信息化技術(shù)人員，做好檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)、升級(jí)及維修工作，有效保證檔案信息的安全性。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，對(duì)檔案信息的錄入格式和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，加快對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化電子檔案，確保檔案信息的真實(shí)性、有效性和完整性，努力提高電子檔案的管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要加快建設(shè)檔案的硬件和軟件，并進(jìn)一步完善檔案技術(shù)體系、管理體系和服務(wù)體系，全面提高檔案信息化水平，更充分地發(fā)揮出檔案信息資源的重要價(jià)值，使檔案信息能夠更好地為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)。

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