事業單位數字化檔案管理優化對策

高琳琳

【摘要】隨著我國經濟的快速發展，各方面的技術水平也在不斷的提高，在新的時代的背景下，各個事業單位的檔案管理也在逐漸的趨于數字化，并且檔案管理時事業單位管理工作的重要的一部分。因此，只有將數字化檔案管理實現進一步優化，才能更好地滿足在當前如此激烈的競爭環境下實現檔案管理信息化的需求。本文主要針對目前我國事業單位在數字化檔案管理方面存在的不足，提出了一些相應的優化對策，從而提高事業單位檔案管理的質量和工作效率，為事業單位日后的發展做好準備。

【關鍵詞】事業單位 檔案管理 優化對策

在如今經濟快速發展的形勢下，事業單位要想一直保持良好的生存和發展，就一定要加強本單位的檔案管理。并且傳統的管理方法已經不適合當下的形勢發展要求。因此，事業單位必須加強數字化檔案管理，以便及時解決管理過程中出現的問題。但是當下我國的數字化管理還存在很大的不足，如工作保密性不高、工作效率低下等問題，因此，一定要對數字化的管理提出一些優化政策。

一、我國目前事業單位數字化檔案管理存在的不足

（一）現代化的辦公設備比較缺乏

一個良好的、高端的辦公設備對一個單位的發展來說至關重要，然而，目前，我國現在許多事業單位的辦公設備還沒有及時達到數字化和現代化的要求。有的甚至只是會利用計算機進行一些簡單的工作或者僅有少數的幾臺計算機，并且還沒有對計算機的硬件等進行及時的更新，這些落后的辦公設備都嚴重的影響了事業單位工作效率提高和工作的準確性。由于軟件、硬件設備缺乏，使得檔案管理停滯在落后水平，使得對于檔案的調閱與查訪不能夠很好的運用現代化手段，影響了事業單位檔案的安全與完整，從而無法在理想的情況下發揮出檔案管理的應有效果。此外由于事業單位不重視資源的現代化建設，也導致了事業單位不能夠充分的發揮檔案的作用。

（二）工作人員的綜合方面的素質不夠高

由于目前的事業單位許多員工都是上了年紀的，因此，他們可能對逐漸更新換代的新式的設備的使用方法不能快速的學習和掌握，使得他們的工作技能慢慢的不能滿足新形勢下的工作要求。并且數字化的檔案管理與傳統的管理模式存在很大的不同，一些員工不能很好的理解新形勢下的工作內容而使工作的質量下降。而且，現在科學技術發展的如此之快，使得事業單位嚴重缺乏相關的專業技術人才，比如當工作設備出現故障時，不能夠及時的解決，因此專業的檔案管理人員的缺乏使得現代化設備不能充分發揮作用。還有一個很嚴重的問題就是一些工作人員的服務意識沒有跟上新的工作形式要求，從而常常造成工作人員與顧客發生沖突的現象，這些都非常的不利于工作的開展。

（三）各項制度建設不合理

對于任何一個事業單位的發展來說，一個完善的制度都是必不可少的。如今大多數的事業單位對于檔案管理沒有明確設置制度，使得各單位對檔案的管理存在諸多的漏洞，這很不利于工作的保存和檔案管理工作的開展。其中一個很重要的就是安全保密制度，如果不建立完善的話，就很容易泄露個人和組織的信息，這可能會對檔案所屬者造成極大的困擾。并且各事業單位之間缺乏資源共性的平臺，導致工作信息分散，工作質量和效率都不高。此外，有些單位沒有明確的對檔案管理進行規范和設置制度，造成了檔案室內的環境不夠清潔和雜物較多的現象，很容易導致檔案的丟失、毀損，使得檔案的使用效率低下，影響工作質量的提高。

二、提高事業單位數字化檔案管理的對策

（一）完善現代化的辦公設備

事業單位要想將檔案管理向數字化轉變，就一定要有先進的辦公設備作為基礎。因此，事業單位一定要虛心的、積極的聽取相關專家人員的意見和建議，在經費的允許下，盡可能的引進適合自己單位的現代化的辦公設備。并且，各單位要意識到獨自戰斗是不理智的，事業單位要加強和其他企業之間的合作，在形成良好的關系可能就會有機會以較低的價格購買到非常先進的設備，并且拓寬了企業的交際領域，有利于促進企業的發展。除此之外，為了實現事業單位的可持續發展，事業單位在完善辦公設備的同時，還要綠色、循環等可持續發展的理念。

（二）提高工作人員各個方面的素質

由于事業單位的檔案管理工作的綜合性較強，所以對員工各方面的要求也就相應的比較高，因此，強化檔案管理工作人員的工作能力和綜合素質對提高事業單位的良好發展至關重要。對于單位的老員工來說，因為他們對新知識的接受能力較差，然而現代化的辦公設備對新的技術的要求又不斷的在提高。因此，事業單位要經常組織一些培訓并及時進行考核，提高員工們的專業技能。同時，除了對工作人員進行技能上的培訓，還要對他們的服務態度及方法進行培訓，提高顧客們的滿意度。更重要的是要讓員工們意識到現代化檔案管理的重要性，從而加快他們觀念的轉變并能夠積極的學習新的技能。除以上所說，另一個重要措施就是建立獎懲措施，以提高工作的人員的積極性。

（三）建立好檔案管理的各項制度

通過上文，我們已經可以得出，一個事業單位良好的發展一定要有合理的管理制度作為前提保障。要明確檔案管理的規范和制度，從而保持檔案室內環境的清潔，以為日后查詢資料提供便捷。還要建立一個良好的資源共享平臺，從而提高檔案信息的時效性。但同時還要建立健全檔案管理安全保密制度，健全保密制度就要根據不同的檔案來設置不同的保密方式和級別，并且要有配套的制度來指導管理權限的使用，從而有利于保證信息的安全性。在日常的工作中，對于所有的工作人員來說，要對工作的信息做到嚴格的保護，只有在需要的時候及時打算，使用完之后還要及時的關閉，以防止信息泄漏到不法分子之處。對于專業的技術人員，要及時的對辦公設備進行定期的維護和修理，排除不必要的隱患。對于單位中的安保人員，要對存有重要保存資料的場所進行嚴格的看守和保護。

三、結語

在如今信息技術快速發展的時代，檔案管理已經成為一種不可缺少的模式，各事業單位一定要清楚的意識到這一點。并且，可以看出數字化檔案管理對事業單位的日常工作，如保存、篩選、查閱資料等具有重要作用，具有很好的、廣闊的發展前景，非常值得廣泛的推廣和應用。因此，事業單位要及時修改數字化檔案管理存在的不足，使數字化檔案管理模式向智能化、現代化、更加安全的方面轉變，有利于使該模式變得更加的科學和合理，從而有利于提高檔案管理的利用率和檔案管理的安全性，最終得到讓企業長久的發展下去的目標。