淺談電子會計檔案在企業中的應用

王兆民

一、引言

為了規范和提高會計檔案的現代化管理水平，國家財政部、國家檔案局于2015年12月發布了修訂后的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱：辦法），自2016年1月1日起施行。《辦法》確定了電子會計檔案的法律效力，會計檔案的取得、使用、歸檔、保管等均可以通過電子形式管理，進一步肯定了電子會計檔案的有效性和對紙質會計檔案的可替代性。

二、電子會計檔案解析

（一）為何會產生電子會計檔案

千百年來會計都是使用紙筆記賬，但隨著計算機和網絡技術的出現，這一情況發生了根本性的轉變。計算機技術可以說是迄今為止最為有力的會計核算工具，而網絡技術的廣泛應用又為財務工作提供了更為高效快捷的手段。現如今，無論是大型集團，還是小微企業，無論是財務核算，還是納稅申報，都離不開計算機和網絡的應用，很難想象如果脫離開計算機和網絡，我們如何將財務工作進行下去。

紙張作為會計核算信息的載體，隨著計算機和網絡的普及，正在逐步喪失主導地位。經過二十余年的發展，現如今大中型企業普遍使用ERP軟件來滿足日常管理需要，小型企業的財務部門也基本實現會計電算化。這些新手段的應用，導致企業時時刻刻都在產生大量的電子數據，也就生成了大量的電子會計檔案。

（二）電子會計檔案必然性

白紙黑色的紙質檔案，看得見、摸得著、存得住，長期以來都是會計檔案保存的不二選擇。但隨著企業大量電子財務數據的產生，紙質會計檔案已顯得有些力不從心，畢竟要把所有的財務數據打印、裝訂、歸檔，是一件費時費力的工作，如果是大型集團企業的話，則是一項龐大的工程，幾乎是不可能完成的任務。

因此，電子會計檔案是隨著會計核算方式的變革而產生的，是將信息化手段應用于財務工作后的必然結果。

（三）保存電子會計檔案的關鍵

雖然電子會計檔案是一種全新的檔案形式，但其仍然屬于會計檔案的范疇，日常工作中我們需要按照《會計檔案管理辦法》的有關規定執行。《會計檔案管理辦法》明確規定：單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案；當滿足特定條件時，單位內部形成的電子會計資料及從外部接收的電子會計資料，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

現代會計核算主要依托于目前廣泛使用的ERP系統，ERP系統既是會計核算的手段，同時也是電子會計檔案的保存工具。由于ERP系統具備功能多樣性，因此能否做好ERP系統的應用及維護工作，將成為電子會計檔案能否有效保管的關鍵所在。

三、實現會計檔案電子化的條件

（一）實現電子會計檔案的軟件條件

由于ERP系統本身能夠儲存絕大多數的會計核算信息，因此ERP軟件是實現會計檔案電子化必要的軟件之一。

早期的電子會計檔案是以會計電算化形式出現的。模擬手工賬務處理是早期會計軟件的主要特點，它簡化了轉賬、過賬、記賬、報表等環節的操作，實現了數據的一次性錄入，從而減少了重復勞動，同時也降低了出錯的可能，大大提高了工作效率，可以說是會計核算方式革命性的突破。隨著會計電算化逐步成熟和普及，計算機技術開始向產供銷等領域擴展，最終替代了手工傳票，實現了業務信息的傳遞和共享，實現了財務與業務的一體化，ERP系統也就此誕生。因此，ERP系統是具有雙重功能，既是廣大財務人員日常使用的核算軟件，也是存儲核算結果、保存會計檔案的“倉庫”。

數據庫軟件，是實現會計檔案電子化的另一個必要條件。ERP系統將核算的結果保存在數據庫之中，數據庫軟件將這些數據作為一個個的獨立元素保存下來，因此可以說數據庫軟件就是電子會計檔案的最終“歸宿”。

ERP系統和數據庫軟件是實現會計檔案電子化的兩個必要條件，二者相互依存，缺一不可。如果把數據庫軟件比喻成存儲電子會計檔案的“倉庫”，那么ERP軟件就是連接這個倉庫的“傳送帶”，它將核算結果傳送到倉庫里，又從倉庫里將數據取出并翻譯成可讀的會計語言呈獻給信息使用者。

（二）實現電子會計檔案的硬件基礎

要想實現電子會計檔案的保存，除了ERP系統和數據庫等軟件條件外，還需要具備一定的硬件基礎，主要包括計算機、服務器、存儲、帶庫等運算存儲設備，同時也包括交換機、路由器、VPN等網絡設備。

計算機是每個財務人員所必需的，日常操作大多在計算機上完成。對于使用網絡ERP軟件的企業來說，服務器也是必需的設備，由于服務器具有大容量存儲和較好的安全系數，因此ERP軟件的數據端和數據庫軟件都安裝在服務器上。大型集團企業往往會產生海量的數據，需要更大的存儲空間和更高的安全等級，同時還要滿足異地備份和高可用的需要，僅使用服務器遠遠不能夠滿足使用要求，因此還需要增加存儲設備、磁帶機、虛擬帶庫等設備。

（三）安全至上原則

電子會計檔案屬于會計檔案的范疇，在安全性方面除了需要滿足防止丟失、毀損、篡改等基本要求，同時還要根據“電子化”這個特點，采取針對性的措施來滿足電子會計檔案的安全要求。誠然會計檔案電子化能夠為企業財務工作帶來很多益處，但它的安全性仍是很多企業不得不面對和思考的問題。

同保存紙質會計檔案需要有安全可靠的倉庫一樣，電子會計檔案也需要有一個安全且足夠大的地方來保存。對于擁有局域網的單位來說，在局域網內架設服務器和存儲是安全和成本比較均衡的方案，能夠防范絕大多數風險并且成本可控，也是目前大多數企業采取的方法。如果單位距離比較分散，無法使用局域網互聯，也可以使用公有云技術來完成電子會計檔案的儲存，目前國內許多IT公司都能提供云服務技術，如百度云、阿里云、360云盤等。由于有強大的技術支持，知名IT公司提供的云服務在安全方面是比較有保障的，遠高于企業自行組建的遠程存儲方案，而且一旦出現系統受損的情況，云服務的供應商也更有可能將受損的數據恢復。

電子會計檔案的保管同樣應當滿足不相容會計崗位的要求，即出納人員不得兼任會計檔案保管的崗位。電子會計檔案一般都儲存在服務器中，財務人員可以通過網絡調閱，大大提高了查閱效率，但同時也為篡改會計檔案留下了隱患，任何人都有可能“神不知，鬼不覺”地將電子會計檔案變更或刪除。因此，需要對使用電子會計檔案系統的人員權限進行設定，實行按需分配，并且在會計崗位調整時同步調整系統的權限。對ERP等系統的使用進行行為審計，使用審計軟件對系統的使用情況進行監督和記錄，有效保障電子會計檔案的使用安全。

四、利用好電子會計檔案，不要讓數據沉睡

紙質會計檔案歸檔后再次查閱的機會比較少，如無特殊事項，這些紙質會計檔案會一直“沉睡”直到銷毀，其中的數據也得不到挖掘整理。所以說紙質檔案的作用比較單一，僅僅起到了備查的作用，并不能為企業未來的發展提供強有力的數據支持。

電子會計檔案則不然，由于電子會計檔案檢索查閱十分方便，所以它是非常好的企業財務分析的數據來源。如果將電子會計檔案與數據分析軟件相結合，則能夠構建出企業數據模型，如實的反映企業的經營狀況，并在此基礎上更好地謀劃發展方向。因此，電子會計檔案不能僅僅停留在備查層面，而是要更多的 “激活”其內在的數據，讓數據更好的為企業服務，這才是電子會計檔案所體現出的最大價值。

五、按需定制符合自身條件的電子會計檔案方案

電子會計檔案具備諸多優點，是未來會計檔案保管的重要形式之一，預計今后會有越來越多的企業選擇將會計檔案電子化。但要實現會計檔案電子化，并非一朝一夕之功，需要進行大量的工作，投入大量的資源，無論是人力、物力、財力，還是時間成本，都不是普通企業能夠承受的。

構建完整的電子會計檔案體系，需要合適的軟件以及與之配套的計算機和網絡硬件，同時為了維持全套系統的正常運轉還需要消耗額外的電能，另外也需要配備專業的技術人員。隨著軟件系統升級、計算機技術發展及設備逐步老化淘汰等原因，企業為了保存電子會計檔案仍需要大量的資金支出。由此可見，并非所有企業都能夠承受會計檔案電子化所帶來的成本壓力，這就要求企業要根據自身的需求和能力來選擇會計檔案電子化的程度。

大型集團企業業務量大、種類繁多，分支機構可能分散在不同地點，會計檔案的整理歸集難度較大，同時大型集團企業能夠提供足夠的人力、物力、財力和時間來支持電子會計檔案的建設，滿足運行所需的資金支持。因此，大型集團企業比較適合全面的會計檔案電子化，雖然需要投入較大的成本，但從節省紙質檔案成本和檔案保管便利性方面考慮，還是電子會計檔案更具性價比。

中小型企業由于沒有大型集團企業的需求以及財力方面的支持，不宜將會計檔案全面電子化，而是采取電子會計檔案和紙質會計檔案相結合的方式。企業可以視情況將部分會計檔案打印、整理、歸檔，按照紙質檔案的保管規定辦理，這樣既能夠滿足會計檔案的保管需要，又能有有效的節約成本。

六、結語

修訂后的《會計檔案管理辦法》給未來會計檔案的管理工作帶來了許多新的課題，未來很長一段時間會計檔案仍將由電子會計檔案和紙質會計檔案共同組成，電子會計檔案與紙質會計檔案之間可通過建立索引關系實現互閱互查，同時可考慮構建電子會計檔案的格式標準和歸檔標準，以確保《會計檔案管理辦法》的真正落實。