建立信息化平臺加強高校實驗室安全管理

俞歡軍, 章 薇, 章興棋, 張銀珠, 王旭明, 馮建躍

(浙江大學 實驗室與設備管理處, 浙江 杭州 310058)

建立信息化平臺加強高校實驗室安全管理

俞歡軍, 章 薇, 章興棋, 張銀珠, 王旭明, 馮建躍

(浙江大學 實驗室與設備管理處, 浙江 杭州 310058)

通過建立實驗室安全管理信息系統,全面梳理了全校的各級各類實驗室的安全情況,深入落實和推進學校—學院(系)—研究所—實驗室四級實驗室安全責任體系,建立了全面、準確、動態的實驗室安全信息數據庫。依托實驗室安全管理信息系統開展的“安全實驗室”達標考評活動取得了良好的效果,線上的實驗室自查模式也成為實驗室安全管理的長效機制。

實驗室安全管理; 信息化平臺; 多平臺融合

近年來,隨著我國高校教育事業的飛速發展,高校實驗室建設迅速推進,隨之帶來的實驗室安全隱患也不斷增加。因此,運用信息化的手段,建立全面、準確、動態的實驗室信息數據庫,搭建實驗室安全管理信息平臺,將為教學和科研工作撐起一把安全的保護傘。

1 建立實驗室安全管理信息系統的意義

建立實驗室安全管理信息系統有重要的現實意義。

1.1 傳統管理手段的困境

隨著辦學和科研規模的不斷擴大,實驗室內人員和設備密度明顯增加；交叉學科和跨學科合作的發展使實驗室安全的學科背景更加復雜；此外,由于實驗室開放程度增加,實驗室內設備和人員的流動性加劇[1-2]。面對這些管理難點,傳統的管理模式時常顯得力不從心。按照傳統的校—院—室逐級管理模式,學校管理部門往往無法及時掌握全校實驗室和各種危險源的變動情況,從而導致實驗室安全管理出現盲區和死角。特別是實驗室數量較大的理工科類院校和綜合性大學,學校管理部門甚至無法準確掌握全校實驗室的數量,這將嚴重影響各項管理制度的落實和推進,造成安全隱患。因此,采用更科學、更高效的管理模式勢在必行。

1.2 建立實驗室安全管理信息系統的必要性

高校實驗室安全管理工作在空間維度上要實現“橫向到邊,縱向到底”,不留死角；在時間維度上要實現實時掌控學校實驗室的基本情況,真正做到預防為主。這就必須依靠信息化的手段,建立全面、準確、動態的實驗室安全管理信息系統,運用“大數據”的理念,實現實驗室安全管理全覆蓋,最大限度杜絕安全隱患,保障實驗室安全[3-4]。為全方位、實時掌握實驗室的人員、設備、化學品等信息,并基于這些信息有的放矢地建立健全安全防范體系,浙江大學實驗室與設備管理處設計開發了“實驗室安全管理信息系統”,對全校實驗室信息進行了一次徹底梳理。系統運行以來,不僅方便了學校管理部門和院系統計實驗室信息,推進各項管理工作、提高管理效率,而且實現了實驗室與學校、學院安全管理部門的無縫對接,方便師生了解和落實各項安全制度,受到了好評。

2 實驗室安全管理信息系統的管理模式

2.1 完善全校實驗室安全責任體系

浙江大學實驗室安全管理信息系統在全面梳理全校各級各類實驗室,逐級明確各級及各實驗室房間的安全責任人和管理人的基礎上,建立了學校—學院(系)—研究所—實驗室四級的安全責任體系。各級安全責任人對本單位內所有實驗室的安全負責,管理人協助責任人做好本單位系統信息的核實、更新和各項安全管理工作的落實推進。以物理房間定義的實驗室是安全管理責任體系中的基本單位,信息主要包括房間基本信息、安全衛生責任人、安全衛生聯系人、其他人員、實驗室資質、危險源、防護措施和滅火要點等。其中,安全衛生責任人、危險源和滅火要點等信息必須與實驗室信息牌同步更新。全校實驗室數量多,涉及的安全種類又繁雜,因此基礎數據需先由院系單位統計上報并通過后臺導入,再經各實驗室責任人、聯系人以多次核對、補充和完善,最后由院系單位管理人確認,目前全校共有4 358間實驗室在實驗室安全管理信息系統中登記備案。

借助實驗室安全管理信息系統,每個實驗室房間明確了唯一的安全責任人,學校和院系的實驗室安全管理部門可通過系統查詢到每一個實驗室安全責任人的聯系方式,大大提高了點對點的工作效率；每個院系梳理了本單位的所有實驗室,一些存在跨課題組、跨專業甚至跨院系合作的實驗室也通過協商、虛擬分區等方式,以“誰使用,誰負責”為原則,明確安全責任劃分,真正推進和落實了全校的實驗室安全責任體系。此外,當實驗室信息發生變化時,實驗室責任人、聯系人或上級單位的管理人可以隨時登錄系統進行更改,并保留修改前的信息,保證系統中實驗室信息的實時準確性,實現實驗室安全的動態管理。

2.2 開展網上實驗室安全檢查

俗話說,安全靠檢查,實驗室檢查是實驗室安全管理的常規工作。傳統的實驗室檢查活動由學校發起,依托學院組織實驗室進行自查,學院和學校管理部門現場抽查,并落實隱患整改工作。這種自查模式簡單易行,能起到良好的規范和宣傳效果,但往往缺乏統一的檢查標準,且自查的完成率很大程度上取決于師生的重視程度。為切實推進實驗室自查工作規范化、常態化,提高實驗室自查的完成率,“實驗室安全管理信息系統”實現了網絡在線的“實驗室自查”和“實驗室復查”功能。實驗室自查由實驗室責任人完成,實驗室復查由學院管理人員完成。自查和復查內容根據“浙江大學實驗室安全與衛生檢查辦法”(浙大發設[2015]2號)設置,包括規章制度、安全教育、環境與管理、安全設施、水電安全、化學安全、生物安全、輻射安全、儀器設備安全、個人防護與其他等11個大類自查項目的243個具體條款[5]。學校發起實驗室自查活動時,實驗室安全管理信息系統會出現房間自查提醒,要求實驗室房間的責任人或聯系人對照系統中的“自查表”,逐條完成自查。學院根據實驗室自查結果進行復查,并督促隱患整改工作。

依托實驗室安全管理信息系統開展的線上實驗室自查和復查活動大大提高了實驗室安全隱患自查的覆蓋率,全校實驗室首次線上自查完成率達到91.8%。其次,學校的實驗室安全管理部門和學院可以掌握每個實驗室的自查進度,以便及時督促實驗室完成自查和整改工作。再次,實驗室安全管理信息系統能保存歷次實驗室自查、復查數據和隱患整改信息,有效避免了傳統的運動式自查工作雁過無痕的尷尬,成為實驗室安全檢查的長效機制。此外,線上的實驗室自查對師生而言更是一次生動的實驗室安全教育,師生可以隨時登錄系統進行查看,逐條對照，發現實驗室安全隱患,提高實驗室安全知識水平。

2.3 開展“安全實驗室”達標考評活動

在實驗室自查和復查的基礎上,學校于2016年推出了“安全實驗室”達標考評活動。活動依托實驗室安全管理信息系統中的“實驗室自查”“實驗室復查”和“實驗室評優”3個模塊進行。各學院根據實驗室自查和學院復查結果評定“安全達標實驗室”,并推薦若干“安全優秀實驗室”。學校組成“安全實驗室”達標督查小組對評優實驗室和部分達標實驗室進行現場督查,結合實驗室安全規范和安全文化,首次達標率為92%,并確定了99個“優秀安全實驗室”。學校統一印制并發放了“達標安全實驗室”和“優秀安全實驗室”標牌,貼在每個實驗室的門口,起到了較好的督促和宣傳效果。

2.4 管控化學品申購資質

實驗室內的化學品具有種類多、存放地點分散、使用人員流動性強等特點,一直以來都是實驗室安全管理的重中之重[6-7]。近年來,為規范管理,包括天津大學、南開大學、清華大學、北京大學、北京化工大學、浙江大學等在內的許多國內高校已建立了化學品在線采購與管理平臺[8],用信息化手段記錄各類危險化學品的申購、使用、存放和回收全過程,大大降低了安全隱患。

對危險化學品申購的管控是實現化學品全程管理的關鍵所在,學校實驗室安全管理部門不僅要掌握申購危險化學品的人員信息,建立規范化的審批流程,而且要審核申購人、申購實驗室是否具備申購和使用危險化學品的資質,從源頭上保障實驗室化學品安全。為嚴格管控危險化學品的申購,浙江大學以實驗室安全管理信息系統中的人員與實驗室資質信息為基礎,在師生申購化學品時對申購人員和申購實驗室進行資質審核。首先,實驗室責任人或管理人可對實驗室內人員信息進行管理,只有在系統中備案登記的師生才能在申購化學品,有效管控了申購化學品的人員資質。其次,學生下單申購各類管制化學品,必須經所在實驗室的責任人審批通過,徹底杜絕學生私自購買管制化學品的安全隱患。實驗室資質審核方面,師生申購危險化學品時,申購人所在的實驗室必須具有申購和使用該類化學品的資質。最后,欲購買化學品的實驗室如未按要求在規定時間內履行自查,或者是自查未達標,也會暫停購買資格,等自查完成或整改達標后再恢復。

3 信息化管理平臺的發展與融合

3.1 多平臺融合強化實驗室安全管理

隨著高校實驗室安全管理的信息化水平不斷提高,國內有許多高校建立了專門的化學品采購管理或設備資產的信息化管理平臺。目前,實驗室信息化管理的重點集中在安全考試、化學品以及儀器設備等的安全管理上[9-11]。然而,目前這些系統大都呈現“信息孤島”的狀態,不同公司開發的不同系統與平臺之間不易實現數據互通與共享,因而無法打造全方位的實驗室安全信息化管理平臺。因此,多平臺融合,建立人、機(物)、環(境)全面的信息化管理平臺是實驗室安全管理的發展趨勢[12],具有十分重要的意義。

基于這種情況,實驗室安全管理信息系統建立了實驗室人員(人)、實驗室內物品(機)和物理房間地址(環)所對應的數據平臺。為進一步強化實驗室物品管理,系統設置了“實驗室設備”模塊,逐步將各類儀器設備信息錄入系統,特別是特種設備、加熱設備等的管理。未來,各類單獨的管理系統,如化學品全程管理平臺、設備資產管理系統、大型儀器管理系統等都可關聯至實驗室安全管理信息系統,實現實驗室安全管理全覆蓋。打開該系統,既可以一目了然地看到全校每一個實驗室內有哪些人員、化學品和儀器設備,又可以通過關聯的各個子系統,了解每一瓶化學品、每一臺儀器設備的來源、使用狀態和去向,真正實現實驗室安全管理零死角。

3.2 “大數據”打造實驗室安全防范體系

信息化是實現高校實驗室安全管理的新手段,建立全面的實驗室安全防范體系,創造安全、健康、環保的實驗環境是最終目的,而兩者之間需要“大數據”的后臺支撐。通過實驗室安全管理信息系統,進行大量數據的篩選、集中和分析,可以了解哪些實驗室內具有危險性較大的化學品和儀器設備，哪些實驗室具有較高的起火風險，哪些實驗室、樓宇需要高等級的安全監控等,從而制定個性化的實驗室安全防范體系。院系和學校的現場安全檢查也可結合實驗室自查結果和實驗室內化學品和儀器設備信息,針對不同的實驗室制定不同的檢查重點,既提高了安全檢查的效率,又能抓住重點,嚴防安全隱患。

3.3 “人人參與”的實驗室信息更新及自維護機制

目前大多數系統采用的由少數管理員集中更新信息的模式,常常會發生數據滯后的問題,導致實際查詢的房間信息與現實不一致。如某實驗室已調整給其他院系或管理人員,但系統中卻未及時更新。需要查詢時得到的是過時的消息。

為了解決這個問題,我們用“人人參與”和自維護來解決這個問題。為了方便登錄,采用了全校已非常成熟的統一身份認證作為身份識別機制,只要人事處給了工號,就可以登錄我們的系統。系統直接設置各級各類管理員,讓每一級管理員都對自己的這一層實驗室數據信息的準確性負責。學院對房間進行了調整,就把負責人信息更改；責任人再登錄系統,把相關信息補充完整；在補充完整并對實驗室進行安全自查前,不可以進行購買化學品等操作。

所謂自維護,即學校的管理部門只需要創建和維護各個院級單位及相應的責任人信息；同樣的,院級單位的責任人也可創建和維護院下屬各個系、所、實驗室及其責任人信息；這樣層層往下,最終建立以物理房間為單位的實驗室作為系統的基本管理單元,并設置實驗室安全負責人；實驗室安全負責人又對他所屬的實驗室的相關信息的準確性和及時性負責。最終建立全校實驗室安全責任體系及實驗室安全信息數據庫。如此,每一層級只需要完成他所在層級的工作,而涉及的信息又恰恰是他最清楚的,因此保證了各級各類數據的準確和及時更新。

3.4 虛實結合,齊抓共管

由于學科的融合及科學研究的需要,學校建立了先進技術研究院、轉化醫學研究院等跨學科、跨院級單位的研究實體,參與研究人員來自各個學院、各個附屬醫院,但工作場所卻在由研究實體統一管理的實驗園區或大樓內。管理系統中的一個實驗室只能歸屬一個單位,也不能在原來的院級單位和研究實體下各建一個實驗室，造成數據冗余及數據不一致。為了解決屬地管理和人員管理的矛盾,我們提出了虛實結合的原則。在物理房間所在的研究實體下建立實際存在的實驗室(實節點),由研究實體為主進行管理；再將該實驗室鏈接到研究人員所有的院系下建立虛節點,達到房間所屬和人員所屬的2個單位都能對實驗室進行管理,做到齊抓共管,共同做好實驗室安全工作。

4 結語

浙江大學實驗室安全管理信息系統在全面梳理全校各級各類實驗室信息的基礎上,建立健全了全校的實驗室安全責任體系,在線提供全面、準確、動態的實驗室安全管理信息數據,極大地提高了全校實驗室安全管理的工作效率。系統中實驗室、人員、設備和各類危險源等信息為學校目前正在推進的化學品全程管理提供了數據基礎,也為將來建立全方位、定制化的安全防護體系及長效機制提供了數據支撐。

References)

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Constructing information platform and strengthening laboratory safety management in colleges and universities

Yu Huanjun, Zhang Wei, Zhang Xingqi, Zhang Yinzhu, Wang Xuming, Feng Jianyue

(Department of Laboratory and Equipment Management,Zhejiang University,Hangzhou 310058,China)

Through the construction of the information system for laboratory safety management,the safety situation of all kinds of laboratories in Zhejiang University is thoroughly analyzed,the four-level safety responsibility system of university-school(department)-institute-laboratory is established,and a complete,accurate and dynamic laboratory safety database is set up. Based on this system,the “Safe laboratory” standard assessment program achieves good results. The online laboratory self-examination model becomes a long-term mechanism for the laboratory safety management.

laboratory safety management; information platform; multi-platform integration

10.16791/j.cnki.sjg.2017.07.002

2017-05-04

中國高等教育學會高等教育科學研究“十三五”教育科學規劃課題(6SZ004)

俞歡軍(1969—),男,浙江余姚,博士，副教授,浙江大學實驗室與設備管理處副處長,研究方向為企業信息化應用

E-mail：yuhuanjun@zju.edu.cn

馮建躍(1960—),男,浙江杭州,碩士,研究員,浙江大學實驗室與設備管理處處長,研究方向為高等教育管理、實驗室建設與管理.

E-mail：jyfeng@zju.edu.cn

G482;X913

A

1002-4956(2017)07-0004-03