體育系統檔案信息化建設的幾點思考

付瑩瑩

體育系統檔案管理的信息化是體育事業發展和計算機技術、網絡技術、通訊技術和多媒體技術飛速發展的必然結果。體育檔案信息化管理，是檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程，是促進體育事業跨越式發展的重要手段。

一、體育系統檔案信息化建設的意義

體育系統檔案信息化，就是通過計算機技術對傳統檔案進行分類、錄入數據等，并以電子文件形式保存、使用，提高檔案管理、利用的效率。傳統檔案在保存中存在諸多不確定風險，由于是紙質文件，會面臨氧化、霉變、蟲蛀、意外銷毀等因素的破壞，當以數據錄入電子系統時，除去系統意外故障，檔案能得到最大限度的安全保管，并且可以隨時調用。

秦皇島市體育局負責組織、指導、協調全市競技、群眾體育活動，組織運動員赴全國各地參加比賽，主辦、承辦各項大型體育賽事，全面貫徹實施全民健身計劃，增強人民體質。每年開展的活動110余項，包括龍舟賽、鐵人三項大賽、北戴河輪滑節、全國青少年山地自行車賽、全國青少年賽艇皮劃艇比賽、秦皇島國際馬拉松暨全國馬拉松錦標賽在內的多項常規系列賽事，留下了豐富的聲像資料。目前我局已儲存光盤200余張、電子版音響資料500GB。這些聲像資料真實記錄了比賽的各個環節，為各項活動的開展提供了寶貴的參考資料。

編輯、歸檔、調用傳統檔案費時費力，電子檔案則大大節省調出使用的時間。一是聲像檔案客觀真實，原原本本、完完整整地再現比賽現場的情形，避免人為描述曲解。二是聲像檔案直觀形象、信息多元，能夠在觀看過程中，查找問題，分析不足，比如在賽事準備過程中，賽道的設置、頒獎臺的位置、賽道起終點拱門的安排設計等問題，都能夠通過查看錄像進行直觀分析。三是聲像檔案可以反復利用，在進行大型賽事組織之前，可以調取往年的比賽錄像，事先學習記錄，觀看過程中可隨時暫停播放，詳盡分析各環節設置的特色及應注意改進的問題，為更好地舉辦賽事提供豐富的資料及寶貴的經驗。

秦皇島市體育局十分重視電子檔案的收集、整理、歸檔工作。購置電腦，專門用于聲像、電子檔案的保存、歸檔工作。新增加檔案柜20余組，按照比賽項目、科室分工及年度對檔案進行細化，按照文字材料、圖表、照片、影片、光盤及實物等分類保存。按照門類錄入計算機，利用計算機軟件管理檔案。查找檔案信息時，只需一個指令性操作，系統將自動調取信息。

二、體育系統檔案信息化建設現存的問題

檔案數字化管理給檔案管理帶來快捷、方便、高效管理的同時也將檔案信息管理安全問題提上了日程。安全問題是檔案管理現代化發展過程中必須加以重視的問題。

1檔案管理數字化進程中的安全問題

1.1網絡傳輸過程中，信息安全問題。由于電子檔案的傳輸途徑是互聯網，而互聯網具有公眾開放性，因此檔案信息容易被非法竊取、篡改、偽造。

1.2電子檔案的真實性問題。由于與紙質檔案的有形實物介質區別，電子檔案更容易被復制、篡改。因此對于電子檔案的真實性和合法性鑒別技術更加復雜。

1.3電子檔案載體具有不穩定性。電子檔案一般存儲于硬磁盤、光盤等幾種主要介質上，而這些載體多有一定壽命且較易受到自然環境（如：溫度、磁場、載體結構）和運行環境（如：計算機操作平臺、軟件接口、計算機病毒）等的影響。

2.檔案管理人員素質參差不齊

現代化的體育檔案管理工作，對檔案管理人員的素質提出了更高要求，不僅要熟悉檔案管理基本原理、手段和方法，還要掌握計算機網絡等新技術。體育檔案管理工作的全方位復合型人才難求，不能建設一個規模化可傳承的團隊。單位人員結構老化，老的檔案管理人員受文化水平差異等條件所限，對電子技術不熟悉，而年輕人員卻不懂得檔案管理的原則、理論和實際操作，停留在表面上的錄入和輸出，不能達到對資源的最大化利用。

三、體育系統檔案信息化建設對策

檔案管理的安全性。檔案信息具有一定的保密原則，電子檔案的真實安全、準確可用，不僅關系到數據本身的正常運行，更重要的是關系到與電子檔案相關工作的展開。

秦皇島市體育局在檔案系統信息管理硬件上面下功夫，同時對內部進行有組織，有計劃性的培訓，形成科學系統管理。同時加大對電腦、打印機等設備更新、維護的投入，保證信息化建設的可持續發展。2015年除在原檔案保管室的基礎上，新增擴建檔案室，配備打印機一臺，電腦兩臺，在10余組檔案柜的基礎上，新增20余組手搖檔案柜，更加直觀、方便進行檔案存取。

設置專門的檔案管理人員，嚴禁其他人員隨意接觸檔案保存專用電腦。一是絕對禁止電子檔案管理專用電腦訪問外網，以免被網絡攻擊者鎖定，造成數據丟失或惡意修改破壞；二是安裝正版軟件，以獲得及時的更新和良好的技術服務，保證數據不受任何病毒和木馬軟件的影響；三是定期對電腦進行檢查，嚴格遵照國際、國內防范標準和規范，通過防火墻訪問防范措施、網絡入侵檢測防御技術、電子檔案異地備份等手段，建立安全保障體系，保證電子檔案數據的絕對安全。

聲像檔案是記錄體育系統組織系列賽事、參加各項比賽的重要資料，其特點在于聲、形、文并茂，相對于紙質檔案來說，傳遞資訊效果更直觀、更生動、更形象。聲像檔案是體育系統歷史發展的結晶，是秦皇島市體育局參賽、辦賽、訓練等各方面工作的長期積累，客觀、直接、形象記錄和再現了體育系統的歷史面貌與各方面情況。

聲像檔案實現了檔案信息化技術在訓練教學、教練員培訓、運動員參賽中提供資料的現代模式，進一步提高了訓練水平，為體育系統訓練教學水平的提升奠定了良好的基礎。體育系統檔案信息化建設是體育運動訓練進程的一大進步，它帶來了很多的顯著效益，我們要更加合理利用聲像電子檔案，在體育系統發展過程中發揮更大作用。

（作者單位：秦皇島市體育局）