淺談行政資源檔案管理信息化

楊國杰

一、新時代賦予行政資源檔案管理信息化的新內涵

現代信息技術的迅速發展和廣泛運用，極大地豐富了政府信息公開載體、渠道和方式，使政府信息的標準化、規范化、電子化成為新形勢下政府信息公開檔案管理的發展趨勢。政府信息資源的規范化、電子化管理有望列入新修訂的《中華人民共和國政府信息公開條例》。所謂行政資源檔案管理信息化，是指要結合當前行政資源檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，以信息技術手段提高檔案管理工作現代化水平，從而實現行政資源檔案服務社會的目標。主要有“四大目標”：一是完善檔案數字化設備并建設檔案信息網絡系統，實現信息的交換、傳輸和互通共享的目標；二是做好電子化檔案信息的收集和整理工作，實現紙質文件轉換為數據文件的目標；三是制定檔案管理信息化標準，實現電子檔案信息資源描述、標識、查詢、交換、存儲、網上傳送和管理等要素規范化管理的目標；四是圍繞政府及其行政機關權力運行全流程，依托“互聯網+”，確保政府信息公開與服務標準化有機融合，真正讓公眾能看得到、易獲取，實現政府信息服務社會效率最大化的目標。

二、推進行政資源檔案管理信息化的緊迫性

隨著政府信息主動公開范圍的逐年擴大，政府信息資源從無到有，從重點領域信息公開到決策、執行、管理、服務和結果的“五公開”，公開的范圍、公開的力度逐年擴大加深，信息更新的有效性、及時性都有了很大提高，給公眾獲取信息帶來了很大的方便。比如，2015年6月，河北省邯鄲市開通運營“市民網”，提供信息公開、投資審批、行政許可、公共服務、政民互動、縣區政務六大板塊服務，148項市本級行政許可審批事項和284項公共服務事項全部實現網上辦理。市民通過電腦、智能手機、自助終端、熱線、服務站等多種渠道，隨時、隨地、隨需地享受政務、商業和便民等服務，包括查詢空氣質量、交通路況，甚至辦事指南等實時信息，在線繳納水、電、氣、暖費用，在線預約辦理事項時間、提交行政許可審批事項的申請材料等，市本級行政許可審批、公共事項辦理也可實現100%協同辦理。這一便民舉措，受到了廣大群眾認可。

但通過近年來的運行情況來看，真正實現一站式辦公服務，讓群眾“少跑腿，多辦事”，還有很多問題要改進，主要表現在三個方面：一是行政資源檔案信息管理分散凌亂，未實現聚合共享。信息孤島較為普遍，信息化管理不到位，有些政府信息沒有歸入標準化的目錄管理，或者沒有規范的信息索引號、發文機關、發文日期、名稱、文號等元數據。二是發布政府信息的平臺不統一，不同平臺之間發布的同類信息內容存在矛盾。有些平臺發布內容不規范，有些欄目設置不一致，難以實現各級政府間對公開信息的聚合和共享，還存在難查找、找不全、不及時的問題。三是檔案管理信息化軟件的開發和應用滯后，信息系統的管理沒有實現互通。各行政機關之間有各自的信息系統，每個信息系統都由自己的信息中心管理，完全是獨立的體系。有些部門或地方政府的網站組合檢索流于形式，有的不配置目錄導航，有的無信息下載功能，給公眾查尋帶來不便。

對此，各級政府及其行政機關必須高度重視，切實增強對推進檔案管理信息化的緊迫性，緊緊圍繞全面推進政務公開這一目標，以互聯網+政務服務為手段，積極推進數據共享，打通信息孤島，轉變政府職能，實現公開內容覆蓋政務服務全過程、權力運行全流程，提升公開標準化、制度化、信息化的水平，最大程度利企便民。

三、實現行政資源檔案管理信息化的新路徑

（一）建立行政資源檔案數據庫，實現信息資源共享互通

積極運用現代信息技術，改造傳統的載體手段和工作模式。一是建立完善數據庫。加快電子數字檔案館、電子政務、檔案網站和檔案中心建設，實施政府數據資源清單管理，建設數據統一開放平臺，完善平臺服務功能，逐步形成國家、省、市、縣四級資源共享的政務公開網絡體系。二是做好軟件開發應用。建立技術先進、功能完備的服務系統、檢索系統和綜合管理系統，進一步明確各領域“五公開”（決策、執行、管理、服務和結果的公開）的主體、內容、時限、方式等，實現管理與服務的高質量、程序化和標準化、高效率。三是推動信息資源共享。依托大數據，各地各部門數據庫之間建立互動交流機制，盡快形成全國性的檔案數據庫，推動檔案資源的互通共享、共建共用。

（二）編制信息共享目錄，細化檔案管理標準化建設

各級政府及其行政機關要按照機構分類、主題分類、服務對象和體裁分類標準，構建政府公開信息的分類體系并實現信息化。要制定符合本級政府網站建設的發展指引，明確欄目設置、功能定位、內容保障等要求。要全面梳理直接面向社會公眾提供的具體信息事項，依據法定職能編制事項目錄，實行政府信息、檔案資源編碼管理，做到每一個信息資源都具備生成日期、關鍵詞、索引號、在線鏈接地址、文號、名稱、內容概述、有效期、發布機構、信息分類等要素，形成行政資源檔案信息化目錄編排。

（三）做好對公開政府信息進行甄別工作

要在信息的收集、整理和歸并分類上下功夫，對信息資源進行系統化、合理化、程序化歸檔。一是梳理好已公開的信息。依照已經編排好的檔案信息共享目錄，以仍然有效的政府信息為重點，做好網上公開、梳理、歸并和清理工作。二是審核好擬公開的信息。依法依規明確不能公開、不予公開的范圍，對公開后危及“三安全一穩定”（國家安全、經濟安全、公共安全、社會穩定）等方面的事項，實行負面清單式管理，做到能公開的盡公開。三是清理好廢止失效文件。針對落后社會發展、失去社會效益的電子化檔案資源，及時進行清理并標注，清理結果向社會公開。

（四）正確處理檔案信息化與網絡安全之間的矛盾

2017年5月12日爆發的勒索病毒，使全球近100個國家，目前至少7.5萬臺計算機被感染，這對檔案信息化建設敲響了警鐘。我們在做好信息網絡化的同時，也要做好網絡安全工作，堅持信息化管理與網絡安全統籌推進，在保守秘密和檔案公開之間尋找平衡點，實現安全保密和方便利用的有機統一。一是做好信息公開保密審查工作。進一步規范公開信息的保密審查程序，凡涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的信息，加大保護力度，杜絕信息泄露。二是落實國家信息安全等級保護制度。開展等級測評、定級備案、等級保護，將安全責任明確到各系統，建立各方能夠積極協同配合的機制，實現信息安全防范、檢測、通報、響應和處置。三是提供信息安全技術保障。加強對統一身份認證、電子證照等關鍵環節和重要系統的實時監控，提高各系統、各平臺的安全防御能力。對可能存在的安全漏洞積極查補，有容災備份機制。

（作者單位：邯鄲市人民政府辦公廳）