《企業檔案工作規范》解讀

四、企業檔案部門管理職責

第一，有序開展企業檔案工作。

5.4.1 統籌規劃企業檔案工作，制定企業文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等有關規章制度。

從理論上講，檔案工作就是運用科學原則和方法管理檔案。從狹義上講，檔案工作就是檔案業務工作。

檔案業務工作主要內容：

檔案收集工作，是依據法律法規有關規定和企業規章制度，把檔案集中起來的一項工作。

檔案整理工作，是按照一定的原則、方法和標準對企業檔案進行系統性、條理性加工和編目的過程。檔案整理工作包括文件材料整理和檔案整理。

檔案鑒定工作就是根據一定的原則和標準，判定企業檔案價值，確定其保管期限的工作。檔案鑒定工作分為兩個過程：一是歸檔前對企業文件材料的鑒定，確定文件材料的取舍和保管期限的長短；二是對檔案的鑒定，對已到期的企業檔案進行復審性的鑒定。

檔案保管工作，是在集中統一管理原則指導下，維護企業檔案的完整與安全、最大程度地延長其壽命，為提供利用創造物質條件。

檔案統計工作，是按照統計學的原理和方法，用數字和表冊的形式揭示企業檔案及其工作各種現象、特征及規律的一項工作。通過定量分析研究企業檔案工作規律，提高檔案工作質量與效率。

檔案利用工作，是依托檔案，通過一定的方式和方法向利用者提供企業檔案。

第二，加強企業文件形成全過程的協助、指導與監督。

5.4.2 負責企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

5.4.3 指導企業各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4 監督、指導、檢查企業所屬單位（包括派出機構和投資的全資、控股企業）的檔案工作。

一是以企業各項工作程序和規章制度為依據，監督、知道企業文件的形成、積累工作。企業檔案部門應了解各項工作的程序，參與制訂有關文件形成質量的規章、制度，并以此為據，檢查企業文件的質量是否合乎規范，監督指導有關人員做好平時文件積累工作。

二是根據企業生產經營活動的性質和具體任務，協助、指導企業文件的形成、積累工作。企業因生產經營的專業性質不同，形成文件的過程、種類、內容各不相同，具體的監督和指導內容也相差很遠。如工業企業主要形成產品文件，建筑企業主要形成工程文件，產品文件的監督管理明細區別于工程文件。同一生產經營性質的企業，因具體工作任務的不用，文件形成過程及相應的監督和指導工作也有所不同。再如同屬工業企業，工作任務有全新產品開發、變型產品的開發研制、老產品的更新換代等若干不同類型。對全新產品開發的文件形成工作，應實行全過程監督管理；對其他類型的產品開發研制，則應根據其特點，抓住重點和關鍵環節。

三是根據企業不同種類文件的形成特點，監督、指導企業文件的形成、積累工作。文件的種類不同，形成的規律和特點也不同。比如，科技文件成套形成，企業檔案部門須以一個科技、生產項目為單元，監督、指導企業文件的形成、積累工作。會計文件有規律地按會計年度形成，在形成次序上還具有連續性的特點，先有會計憑證，再有會計賬簿，最后編制會計報表，企業檔案部門的監督、指導工作也應具有連續性。

四是抓住薄弱環節和容易造成文件散失的環節，協助做好企業文件形成、積累工作。企業的各項工作都是由諸多環節組成，文件形成和積累與企業活動的各環節密切相關。比如，決策的開始階段，往往是文件形成和積累的薄弱環節，此時缺乏工作基礎，工作人員比較忙亂，容易疏忽資料的形成和積累。檔案部門應注意協助指導這一階段的文件工作，不讓寶貴的原始調研材料流失。此外，人們對證據性的文件，如執照、合同、證書、紅頭文件等能引起重視，但對情報研究性的文件容易疏忽，如市場調研、各種分析研究資料等，則容易散失在個人手中，因此檔案部門應注意協助指導對企業發展有現實和長遠研究利用價值的文件的收集。