紙質檔案防損入庫微技術研究

曾小武

前言

盡管電子化是檔案管理的趨勢，但即使信息化普及，多數檔案仍需要紙質版本備存，紙質檔案將長期占據庫房的大部分空間。

現實中，紙質檔案帶傷入庫的現象比較普遍，主要包括孔洞、拉裂、銹損幾個方面。庫房存放較久的紙質文書、科技以及人事檔案均出現大量開裂甚至脫落現象，就與入庫前的紙張傷口直接相關，也必然減損紙質檔案的壽命。

一站式裝訂、釘一釘、直角去釘、螺改平、夾袋固定、電子歸檔等小方法、小技巧可盡量減少或避免紙張入庫前的傷害。這些易被忽視的微技術，相當程度上影響著紙質檔案的存續時間。就目前紙質檔案仍處主流的現實環境來說，盡量減少或避免檔案帶傷入庫，無疑對延長紙質檔案的生命具有十分積極的意義。文章擬以高校為例，對這些檔案紙張的防損技術進行討論。

一、防孔洞技術

檔案紙張的孔洞主要指訂書機產生的釘孔和打孔機帶來的洞眼。

（一）一站式裝訂、釘一釘減釘孔

一站式裝訂指的是紙質檔案在歸檔前的文件整理階段一次性裝訂完好，移交檔案館（室）后，不必再次裝訂的方法。

按照傳統的文書檔案歸檔模式，各教學單位生成的學籍文件以及管理部門形成的文書文件往往采用鐵質訂書釘裝訂，檔案管理部門接收之后，必需去除鐵釘及重新不銹釘裝訂。取釘與補釘二個環節均給紙張帶來拉裂傷害并制造新的釘孔。

解決該問題的關鍵在避免取釘環節。辦法就是在文書生成階段，首次整理文件之時即用不銹訂等工具進行裝訂，歸檔后直接入庫存放，避免檔案管理部門的再次人為損傷。

釘一釘指的是僅用一枚釘子裝訂的方法，可減少釘孔。

移交之前的文件整理及歸檔之后的檔案管護，都存在訂書釘濫用的弊病。導致紙張釘孔多、傷口多，且浪費資源。

因此，應提倡釘一釘原則，即盡量免用釘子、盡量使用一枚釘子。該法不僅減少紙張釘孔，同時節能、環保。

具體一點說，可以采取分類用釘的操作方式：先盡量免用釘子：大學生學籍卡、成績單等學籍檔案，以及答辯表決、評閱意見書等學位檔案直接用檔案盒裝入即可，不必用釘。

其次盡量只用一枚釘子，存在幾種情形：文書檔案中的黨政有編號收發文等利用率較高，可一件一釘；無編號收文則利用率較低，可批量合訂，一卷一釘。學籍檔案中的開題報告、學位授予審批材料，以及科技檔案中的專利材料、協議書等頁碼較多，宜一件一釘；科研材料包含項目申請書、立項通知、結題報告等若干小類，宜一套一釘。如此，最低限度的用釘，可最大限度的減少釘孔，便于利用。

（二）夾袋固定防洞眼

用夾子或袋子代替釘子或裝訂立柱，可以完全避免紙張產生洞眼。

即便遵循釘一釘原則，文書、科技檔案仍至少存在二個釘孔。而人事檔案，因需使用打孔機，紙張至少存在三個5mm直徑的圓形洞眼。不少檔案還得多次打孔，洞眼倍增，紙張損傷明顯。

用夾子或袋子固定檔案紙張是徹底解決釘孔和洞眼的辦法之一。具體一點說，文書、科技檔案可用大小不同規格的夾子固定紙張歸檔入庫，不再使用釘子；書頁特少的檔案，回形針即可。

預防人事檔案洞眼，只需略加調整現行的卷盒設計：外部規格樣式不變，盒內可用夾子或袋子代替裝訂立柱。考慮到人事檔案共有十類，不妨參考查用頻率，采用多個夾子或袋子分類固定檔案：第一、二類的干部履歷表、自傳二者書頁較少且變動小，只有年度考核表每年新增一份，該三類可合用一個夾子；第四類的學歷職稱材料每年均有升職查用所需，宜用一個夾子；第五、六、七、八類的政審、黨團、獎勵及處分材料變化不大且查用率低，可合用一個夾子；第九類的工資審批表、任免審批表每年均有新增，宜單用一個夾子。如此，最多5個夾子或袋子既可裝訂十類檔案。如果夾子代替裝訂立柱的設計需費一些思量，采用內含5個袋子的公文包樣式就相對簡單。不僅避免紙張的洞眼及摩損，查用及新增也更為便利。

二、直角取釘防拉裂

直角取釘指的是去除金屬物過程中，先將訂書釘的二個釘腳盡量拉直再取出的方法，可避免大范圍拉裂紙張。

對于已經歸檔的文書檔案，必需去除鐵質釘子。此過程中，常用的取釘器對紙張造成明顯的拉裂傷害。因為取釘器一般采取正面嵌入方式，強行抓握釘子背脊，將釘子拔出。這種操作會導致紙張的二處損傷：一是取釘器的二個抓扣本身會摩壓紙張；二是訂書釘的二個釘腳脫離紙張的過程中，嚴重撕裂紙張；如果文件頁數較少，取釘器還有可能把訂書釘所占據的紙張部分全部撕裂。

巧用尖嘴鉗直角取釘可較好解決紙張拉裂問題。

用鉗嘴直接夾住釘子往外拉，破壞效果跟取釘器無異。因此使用尖嘴鉗宜分步操作：先用尖嘴鉗從文件背面分別將二個釘腳拉直，再從正面把釘子緩慢拉出。如果文件較厚，還應注意用尖嘴鉗分別夾住訂書釘的兩端肩背，一左一右逐步往外牽拉。如此，釘書釘的釘腳以接近90度的角度脫離紙張，對紙張造成的傷害最小。由此看，取釘器的副作用不小，不妨完全棄用，僅用尖嘴鉗即可。

三、螺改平防摩損

螺改平，指的是將人事檔案卷盒中的螺紋式裝訂立柱改為平滑式立柱。可有效減輕裝訂立柱對人事檔案紙張的磨損。

2000年開始的人事檔案卷盒改版以來，人事檔案裝訂一直采用螺紋式裝訂立柱。可折疊式與和直立式二兩種立柱的螺紋裝置都給紙張帶來明顯的摩擦損傷。

這種摩損主要集中在查閱利用和新增散材料歸檔二個環節。每一次查閱利用，檔案都必須經歷從立柱拔出和放回二個動作，紙張必然遭受立柱螺紋的二次摩擦。其中，二類檔案的查用，傷害最明顯：查用第四類的學歷、職稱檔案與第九類工資任免檔案，分別近乎一半的人事檔案和幾乎全部人事檔案經歷立柱螺紋的摩損。

就裝訂新增散材料來說，年度考核登記表及工資審批表每年均有歸檔，也就是說，即使排除不定時的日常查閱，每一份在職人事檔案每年至少得經歷二次立柱螺紋的摩損；如果算上年度職稱評審、職務晉升等查用需求，一年之中，至少經歷三次螺紋折磨的人事檔案可達一所高校的1/3。

經咨詢有關人士，裝訂立柱的螺紋主要目的在于方便壓條的緊扣。其實該設計明顯背離現實，因為絕大部分高校職員檔案無需使用壓條。經隨機抽查，高校中級職稱以下職員的檔案占用卷盒（310×225×45mm標準規格）不到一半；大部高級職稱、職務職員的檔案也往往不滿一個卷盒，這二類人事檔案占據高校九成以上的比例，均無需使用壓條。檔案有可能超過一個卷盒的職員僅有少數博導型教授或干部，其比例不到一成。以華南農大為例，博導240人，占現有教職工3200人的7.5% 。其檔案如果采用壓條的辦法勉強用一個卷盒裝訂，壓條的利用率也不到10% 。如需二個卷盒裝訂，壓條仍屬多余。因此螺紋式立柱設計不僅無效，損傷紙張卻十分明顯。而平滑式立柱的摩擦系數大大低于螺紋式，不但明顯減輕紙張摩損，還便于查用，設計更為科學，同時節省壓條的費用。

四、電子歸檔防銹損

紙質檔案難以避免銹損問題，集中體現在學位檔案。學位論文、開題報告等材料多由學生自己裝訂，往往會濫用鐵質訂書釘，一份文件多達4-5個釘子，且開題報告多早于學位論文開始寫作前完成，等到跟其他學位材料一并移交歸檔，歷時一年以上，紙張銹跡十分明顯，銹損面積大，釘眼多，檔案更易破損。這種銹損問題難以提前阻止，因為歸檔之前的文件管理不屬于檔案管理部門的范圍。

預防銹損有二個辦法，最簡單的就是采用不銹工具裝訂，前文已有略論，此不贅述。最徹底的辦法就是盡量避免歸檔紙質版本。學位論文、開題報告等材料，利用率低，檔案價值不明顯，庫房占用率卻高，大可不必移交歸檔。如確需保存，除少部分優秀論文可紙質歸檔，其他宜電子文本歸檔。此舉不僅防銹，更節省庫房建設費用。

（作者單位：華南農業大學檔案館）