淺析會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

孫翠萍+李佳蔓+陳子璇

摘要：社會科技的不斷發(fā)展，加快了計算機信息技術(shù)普及的腳步。計算機信息技術(shù)逐漸融入到會計工作中，有效提高了會計工作的效率。在會計電算化的使用過程中，關(guān)于會計內(nèi)部管控問題不斷出現(xiàn)，對單位造成極大的沖擊，使企業(yè)的內(nèi)部能力不斷下降，文章主要針對這一問題進行分析，并詳細分析了會計電算化在會計內(nèi)部控制過程的應(yīng)用策略，為促進我國會計電算化行業(yè)的快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制；途徑

中圖分類號：F232；F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）013-0-02

會計電算化主要是通過電子技術(shù)和信息技術(shù)相結(jié)合所形成的會計實用技術(shù)。結(jié)合電子信息技術(shù)本身的特點與手工會計進行比較，會計電算化在運算速度、存儲能力、數(shù)據(jù)共享速度、查詢檢索能力、繪制報表功能和數(shù)據(jù)分析能力等方面都具有極大的優(yōu)勢。會計電算化能夠有效節(jié)約會計工作人員的工作時間、減輕勞動強度[1]。內(nèi)部控制主要是指單位在會計工作過程中有效維持會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，實現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)營管理的有效性和共有財產(chǎn)的制約管理性，通過會計電算化能夠有效提高單位內(nèi)部控制能力，提升單位財務(wù)管理運行效率，促進單位的業(yè)績增長，為會計電算化行業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、會計電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制所面臨的問題

（一）會計電算化系統(tǒng)與時代脫節(jié)

目前，部分單位所使用的會計電算化系統(tǒng)均是由財務(wù)管理人員和協(xié)作技術(shù)單位共同合作開發(fā)，這種軟件開發(fā)行為造成了會計電算化軟件流于形式，無法從本質(zhì)上適應(yīng)社會發(fā)展，造成所開發(fā)的軟件與社會脫節(jié)問題，并且存在許多系統(tǒng)問題，不能有效反映出單位的運行實際情況。會計電算化系統(tǒng)的功能逐漸完善，對于計算機的操作水平要求逐步提高，而目前在崗的財務(wù)工作人員雖然參加了計算機應(yīng)用教育和會計電算化培訓(xùn)，但是在實際操作過程中還是存在一定的技術(shù)差異，限制了ERP系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用[2]。

（二）會計信息系統(tǒng)的安全性風(fēng)險

會計電算化信息系統(tǒng)的安全風(fēng)險性主要包含以下幾種狀況：外來人員未經(jīng)授權(quán)進行數(shù)據(jù)瀏覽、修改會計信息、系統(tǒng)密碼被盜等等方面，為單位的會計電算化管理系統(tǒng)帶來嚴重的安全性風(fēng)險[3]。計算機硬件系統(tǒng)存在一定的物理性，所以在硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障和問題時，會直接影響其他非人為因素造成的會計數(shù)據(jù)丟失，出現(xiàn)會計數(shù)據(jù)信息失準(zhǔn)現(xiàn)象。數(shù)據(jù)的存儲媒介已經(jīng)從過去的磁盤、磁帶等等，轉(zhuǎn)變成為U盤、網(wǎng)盤等等，數(shù)據(jù)信息經(jīng)過修改和拷貝等工作能夠直接消除等狀況，會造成會計數(shù)據(jù)信息的永久性丟失。

（三）會計電算化系統(tǒng)對于內(nèi)部管控和審計難度較大

對于單位會計電算化系統(tǒng)審核工作，需要思考以下幾項內(nèi)容：公司的內(nèi)部機密文件是否存在暴露和泄密危險，會計電算化系統(tǒng)是否存影響單位市場競爭能力的技術(shù)漏洞，會計電算化系統(tǒng)是否會讓單位造成不必要的經(jīng)濟損失[4]。企業(yè)財務(wù)管理工作人員應(yīng)該及時進行審核，審核過程中的工作人員要熟練企業(yè)會計電算化執(zhí)行系統(tǒng)，并且要精通會計專業(yè)知識，還要具備處理復(fù)雜電腦數(shù)據(jù)信息的能力，所以單位需要花費大量的審核時間和經(jīng)營成本來培養(yǎng)審計工作人員，提高審計工作人員的計算機信息技術(shù)的熟練掌握能力、專業(yè)的會計知識、對于單位會計系統(tǒng)的熟練應(yīng)用和了解，有效提升單位的會計工作信息管理能力。

二、加強內(nèi)部控制途徑

（一）加強組織和管理控制

電算化知識和具體的輸出功能較為集中，所以必須進行科學(xué)的組織管理和內(nèi)部控制，部門之間應(yīng)該進行組織管理，而部門之間應(yīng)該實施崗位分工細化監(jiān)管，詳細規(guī)定部門員工的具體工作內(nèi)容和職責(zé)范圍，有效加強組織內(nèi)部管理。在單位組織結(jié)構(gòu)中，會計電算化系統(tǒng)應(yīng)該包含兩個專業(yè)部門，一個為系統(tǒng)開發(fā)部門，另一個為系統(tǒng)應(yīng)用部門。系統(tǒng)開發(fā)部門主要針對會計電算化系統(tǒng)維護和研發(fā)方面工作，保證系統(tǒng)在使用過程中不受其他系統(tǒng)的干擾，信息的管理、儲存、運算等功能完全獨立，能夠有效杜絕其他部門或非單位人員使用、查看單位內(nèi)部信息等等，會計電算化系統(tǒng)的組織管控的重點方向在于系統(tǒng)操作內(nèi)部崗位要細化責(zé)任、規(guī)劃技術(shù)職能、監(jiān)管系統(tǒng)操作應(yīng)用、系統(tǒng)開發(fā)和維護的技術(shù)人員管控等方面。有助于單位的會計電算化內(nèi)部管控更加科學(xué)合理。

（二）加強會計電算化軟件的開發(fā)和應(yīng)用

加強運行管控主要為了保障會計電算化信息系統(tǒng)能夠有效適應(yīng)會計工作對于數(shù)據(jù)信息處理的特殊要求，創(chuàng)建了監(jiān)管會計工作中的錯誤數(shù)據(jù)更正、舞弊行為處置、數(shù)據(jù)信息的監(jiān)測等等工作的管控措施[5]。依據(jù)運行管控的具體特點可分為處理管控、輸入管控和輸出管控三種類型，主要的設(shè)置目的在于保障會計數(shù)據(jù)信息的完整、安全、有效、準(zhǔn)確。

軟件管控主要是為檢查會計電算化系統(tǒng)的運算處理是否正確，并且也是系統(tǒng)管控應(yīng)用的關(guān)鍵。軟件管控的監(jiān)測方法主要包含程序?qū)徍恕?shù)據(jù)完整性監(jiān)測、數(shù)據(jù)有效性監(jiān)測、設(shè)置處理上機工作日志和會計技術(shù)管控等等。

輸出管控主要是針對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸出結(jié)果進行嚴格管控，實現(xiàn)輸出數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備目的，輸出管控時所管控的輸出數(shù)據(jù)內(nèi)容要具有極強的適用性和及時性，已結(jié)算的數(shù)據(jù)信息要通過打印賬簿的形式進行標(biāo)識。常用檢測的方法主要針對輸出的數(shù)據(jù)信息進行科學(xué)管控，判斷數(shù)據(jù)信息是否完整、準(zhǔn)確和合法；管理數(shù)據(jù)輸出足夠及時，數(shù)據(jù)信息所反映的信息是否具有時效性，輸出信息的具體格式是否符合實際工作需求，系統(tǒng)表格的輸入形式是否適合工作人員的使用習(xí)慣。

（三）數(shù)據(jù)信息和程序管控

數(shù)據(jù)信息和程序管控主要針對數(shù)據(jù)和系統(tǒng)程序的安全進行管控。程序的安全能夠直接影響到單位的系統(tǒng)運行，數(shù)據(jù)信息的安全則關(guān)乎單位財務(wù)信息數(shù)據(jù)的安全性、保密性和完整性。

數(shù)據(jù)管控的主要目的在于降低數(shù)據(jù)信息的損毀、泄露、丟失、非法侵入等現(xiàn)象發(fā)生[6]。一般采用的管控方式在于數(shù)據(jù)信息的接觸管控、丟失信息的重建和回復(fù)等等方面，數(shù)據(jù)信息預(yù)防丟失的方式就是將數(shù)據(jù)信息備份，數(shù)據(jù)信息的備份能夠保證會計電算化系統(tǒng)丟失數(shù)據(jù)的重建和回復(fù)基礎(chǔ)，也是一種常見的數(shù)據(jù)管控方式，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可以利用兩個服務(wù)器進行鏡像雙機映射備份。

（四）加強系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全管控

加強系統(tǒng)的安全管控主要應(yīng)該預(yù)防未經(jīng)授權(quán)人員擅自動用會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源，降低因外界因素造成的系統(tǒng)故障。主要的管控辦法包含：

1.監(jiān)理內(nèi)部操作管控系統(tǒng)，禁止非電腦操作人員使用財務(wù)系統(tǒng)專用電腦。

2.創(chuàng)建嚴謹?shù)牟僮鳈?quán)限。

3.要求工作人員進行密碼管理。

4.會計電算化系統(tǒng)要將數(shù)據(jù)信息的存儲功能和數(shù)據(jù)處理功能隔離開。

5.保證系統(tǒng)機房的運行環(huán)境。

網(wǎng)絡(luò)安全的主要表現(xiàn)在于數(shù)據(jù)信息的保密、系統(tǒng)身份識別和訪問限制等等。針對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全管理方面需要采用專業(yè)安全管理技術(shù)，包含數(shù)據(jù)信息加密技術(shù)、認證管理技術(shù)、訪問管控技術(shù)等等，對于數(shù)據(jù)系統(tǒng)的光纖傳輸接口也應(yīng)該保密。利用網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)能夠基本保障數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)外部的網(wǎng)絡(luò)安全。

（五）加強內(nèi)部審計

單位內(nèi)部審計工作主要針對企業(yè)的內(nèi)部管控系統(tǒng)，是單位內(nèi)部管控的重要組成部分，有效強化企業(yè)內(nèi)部會計電算化系統(tǒng)的監(jiān)督管理工作。內(nèi)部審計主要包含以下幾方面：

1.針對會計工作進行定期審核，并且對會計財務(wù)數(shù)據(jù)處理的方式進行盤點，依照《會計法》和其他相關(guān)法律法規(guī)，嚴格審查財務(wù)支出費用的審核簽字工作，查看憑證附件的整理是否規(guī)范和完整等等[7]。

2.審計數(shù)據(jù)信息中的電子信息與財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，比如財務(wù)賬冊內(nèi)容與會計系統(tǒng)賬目內(nèi)容是否相符，對錯誤賬目要進行及時處理和調(diào)整。

3.監(jiān)督財務(wù)數(shù)據(jù)信息的保管方式，確保財務(wù)數(shù)據(jù)信息的合法性和安全性，杜絕發(fā)生私自修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

4.嚴格審查會計電算化的運行環(huán)節(jié)，嚴防系統(tǒng)漏洞的出現(xiàn)，減少系統(tǒng)漏洞為單位造成嚴重的經(jīng)濟損失。

三、結(jié)語

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，會計電算化系統(tǒng)技術(shù)也得到更好的發(fā)展。通過會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用有效降低了會計工作人員的勞動強度，有效提升了會計人員的工作效率，增強了會計數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。在會計電算化系統(tǒng)運行過程中存在了許多問題，通過嚴格執(zhí)行會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部管控工作，有效保障會計數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、安全性、實用性，為會計電算化系統(tǒng)的逐步完善奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻：

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