淺析信息時代背景下高校干部人事檔案工作的思考

摘要：隨著信息技術廣泛使用，對高校人事檔案工作產生深刻的影響，檔案管理的條件得到了明顯的改善，但是面臨的挑戰和問題更加嚴峻。因此，高校人事檔案部門應充分利用信息技術，改進服務手段，創新檔案管理體制、機制等措施，以適應信息時代人事檔案發展的趨勢。

關鍵詞：信息時代；高校；人事檔案；思考

中圖分類號：G647.24 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）013-0-01

在中組部明確提出從嚴管理干部人事檔案的形勢下，高校人事檔案工作越來越重要，人事檔案利用的需求明顯增多，在信息時代如何加快高校檔案工做發展的步伐，提升檔案服務學校教學、科研和人才選拔的能力和水平，是檔案工作者亟待解決的一個重要課題。

一、當前高校干部人事檔案工作的現狀

（一）高度重視，成立了專門的工作機構

在貫徹中央從嚴治黨、從嚴治吏的形勢下，中組部于2014年在全國范圍開展干部人事檔案專項審核工作，高校干部人事檔案工作重新回歸人們的視野，對檔案工作重要性的認識提高到了一個新的高度。

學校高度重視，成立了干部人事檔案工作領導小組，負責專項審核工作的組織領導，設立了人事檔案室，負責管理檔案工作。

（二）檔案基礎設施和硬件環境明顯改善

進一步加強檔案室基礎設施建設，硬件條件得到改善。投入專項資金配備了檔案管理專用電腦、掃描儀、打印機、復印機、監控設備、空調等設施，為推進干部檔案信息化奠定了堅實基礎。

（三）檔案規范化管理水平不斷提升

根據《干部人事檔案工作條例》，結合工作實際，進一步健全完善各項規章制度，嚴格按制度辦事，檔案接收、轉遞等工作手續完備。有力提升了檔案工作制度化、規范化、科學化管理水平。

二、高校干部人事檔案工作存在的問題

（一）經費保障不到位、沒有建立正常的檔案經費保障機制

近幾年，雖然基礎設施和硬件建設得到了明顯的改善，尚未建立現代化標準的檔案庫房，沒有建立正常的經費保障機制，不能保證檔案經費的穩定投入。

（二）檔案工作隊伍綜合素質有待提高

長期以來，檔案工作得不到重視、檔案工作隊伍年齡偏大，女性占多數，文化水平參差不齊。這種年齡、性別、知識機構不合理已無法適應時代發展的要求需要，嚴重制約了檔案工作創新發展。缺少系統的專業化培訓，干部人事檔案管理隊伍的綜合素質有待提升。

（三）服務方式和手段落后

信息時代，高校檔案工作的服務方式和手段都發生了深刻的變化，紙質檔案和電子檔案同時存在，但是檔案工作人員服務理念跟不上時代發展的步伐，還停留在重保管、輕利用，忽視開發利用的階段。停留在最初級、最簡單提供紙質檔案的服務階段，仍是一種“坐等上門”被動的服務方式，沒有發揮檔案的利用價值。

（四）分散的檔案管理模式，不利于檔案資源的整合

現行的檔案管理采用的是分級管理模式，即各個部門負責本單位檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等工作。分散管理模式下，同屬高校人事檔案歸不同部門管理，容易導致“政出多門”[1]，不利于檔案資源的整合。

三、完善人事檔案管理工作的對策

（一）建立檔案管理經費保障機制

根據檔案信息化建設方案，提前做好預算，按照“政策保證，逐步實施，加強監督”的原則，建立適應檔案事業發展的經費保障機制，避免有任務時，突擊投入，實現檔案工作穩步發展。

（二）檔案工作創新發展，需要人來實現

建立高素質的檔案工作隊伍是關鍵。重視高校檔案干部隊伍建設，在優化年齡和知識結構方面下功夫，提前儲備和培養專業人才，不斷增強檔案工作隊伍職業認同和自信。為適應檔案發展新形勢，當務之急是要抓好專業技能培訓，對檔案工作人員開展多層次、多渠道的專業培訓，不斷提高干部人事檔案管理人員的理論水平、業務能力和綜合素質。

（三）創新高校檔案服務的方式和手段

在檔案管理中，應樹立以人為本思想，轉變傳統的重管理、輕利用；重保管，輕開發的觀念。要根據教職工需求開展檔案信息資源的收集、整理、開發和利用，將紙質檔案轉化成數字檔案。“互聯網+”技術的廣泛應用和新興媒體的使用，為創新檔案服務方式提供了新手段。人事檔案部門應充分利用校園網、檔案微博，微信等開辟檔案服務新途徑，逐步拓展高校人事檔案對外服務的領域，全面、準確地為干部選拔任用、職稱評聘、獎勵等提供有力依據[2]。

（四）構建區域性大檔案格局，探索建立人事檔案管理中心

探索建立獨立于高校、政府機構之外的人事檔案管理中心，負責管理本行政區域內的人事檔案，實現人事檔案在一個機構內的整合[3]。構建區域性大檔案格局，突破傳統模式下封閉管理的行為習慣和時空局限，構建網絡服務平臺，實現高校人事檔案共建共享，充分發揮高校檔案服務經濟社會和高等教育事業發展的信息支撐作用。

當前，高校應抓住人事檔案發展的有利時機，加快推進檔案信息化建設，積極推動人事檔案工作理念、制度、機制和方法創新，將高校積累的檔案資源進行深度開發和利用，為學校決策和教學科研工作提供多層次、多種形式檔案信息。

參考文獻：

[1]蔣張施寧.信息有棧交流視野下的人事檔案管理中心研究[D].廣西民族大學碩士論文，2016（5）.

[2]周書生.四川高等學校檔案工作的實踐與思考[J].四川檔案，2016（5）.

[3]閆政.運用大數據 貢獻大作為[N].中國檔案報，2016（11）.

作者簡介：史曉燕（1979-），女，漢族，內蒙古呼和浩特人，內蒙古醫科大學人事處，館員，公共管理學碩士，主要從事檔案管理研究。