傳統檔案管理與電子檔案管理的利弊分析

康婕?程菲

摘要：隨著信息技術的廣泛運用，在檔案管理過程中，新的檔案管理方式也隨之出現。電子檔案管理作為一種新的檔案管理形式，對于提高檔案管理效率和降低檔案管理成本具有重要作用。

關鍵詞：傳統檔案管理；電子檔案管理；利弊分析

從目前檔案管理實際來看，傳統檔案管理雖然應用時間較長，但是受到信息技術以及電子技術的影響，傳統檔案管理無論是在管理效率還是在管理成本上都存在一定的缺陷。

一、電子檔案管理

（一）傳統檔案管理延續時間較長，是一種有效的檔案管理方式

從傳統檔案管理的施行時間來看，傳統檔案管理所采用的時間相對較長，具有較長的管理歷史，在實際的管理過程中也起到了積極的管理效果，是一種主流的檔案管理方式，被許多管理機構所接受，在實際的使用過程中滿足了檔案管理的實際需要，提供了有效的檔案管理手段。

（二）與電子檔案管理相比，傳統檔案管理成本相對較高

雖然傳統檔案管理在長期的管理實踐中取得了積極效果，但是與電子檔案管理相比，傳統的檔案管理需要專用的場所用于檔案存放，并且需要對檔案進行分類，同時還要安排專人進行管理工作，在整體管理成本上要比電子檔案管理有較大增加。因此，在成本比較上，傳統檔案管理與電子檔案管理相比不具有優勢。這個也是電子檔案管理逐漸取代傳統檔案管理的重要原因，對此我們應當有正確認識。

（三）傳統檔案管理與電子檔案管理各具特點各有利弊

雖然電子方案在施行過程中具有較多的優勢，但是傳統檔案管理還是具有一定的優勢，在短期之內電子檔案無法實現。檔案原件本身具有一定保管價值。對于這些檔案的保管，就需要采取傳統檔案管理方式，而對于其他的一般性文件，則可以選擇電子檔案的管理方式。

二、傳統檔案管理的利與弊分析

（一）傳統檔案管理可以實現對檔案原件的有效保存

基于對傳統檔案管理的了解，傳統檔案管理的優勢在于可以實現對檔案原件兒的有效保存，由于傳統檔案具有專用的場所以及專業的管理人員進行管理，可以實現對檔案原件的有效保存，并且保存質量相對較高，可以實現檔案原件的長期保存，對于重要性較高的檔案原件，采用傳統檔案管理方式具有較大的優勢，可以最大程度的保管檔案原件，避免檔案原件丟失，或者在保管過程中受到損壞。因此，傳統檔案管理在這一方面具有一定

的優勢。

（二）傳統檔案管理流程相對嚴密，能夠滿足檔案管理需要

除了上述優勢之外，傳統檔案在管理過程中對管理流程有著嚴格的要求，無論是對檔案保管還是對檔案借用都進行了明確的要求，對于檔案管理有著重要的影響。基于傳統檔案管理流程的實際特點，在實際的管理過程中，傳統檔案管理能夠滿足檔案管理的實際需要，在基本的管理過程中能夠實現檔案管理功能。

（三）傳統檔案管理占用場地大，需要的場所較為特殊

但是由于傳統檔案管理需要專門的場所進行檔案保管。對檔案管理場所的規模有較高的要求，同時還需要檔案管理場所具備基本的硬件設施，能夠保證檔案材料不發生損毀。這一要求相對較高，需要檔案管理場所具有專門的除濕和加熱設備，保證檔案管理場所恒溫，為了滿足這一要求，傳統檔案管理需要在管理場所上投入較多的資金，由此也導致了傳統檔案管理成本相對較高。

三、電子檔案管理的利與弊分析

（一）電子檔案管理效率高，實現了信息化和網絡化管理

從電子檔案管理方式來看，電子檔案管理在管理效率上相對較高，不但能夠根據用戶的需求快速地實現檔案資料的查找，同時還能夠對系統中所存儲的電子檔案信息進行有效的分類整理，實現了檔案資料的信息化和網絡化，在整體的管理效率上相對較高，是目前檔案管理所采用的主要方式之一，也是未來檔案管理的重要發展趨勢，對于傳統檔案管理有著重要的影響。

（二）電子檔案管理有利于降低管理成本，實現了網絡信息共享

由于電子檔案管理從根本上改變了傳統檔案管理的方式，使得檔案管理的存儲和檔案管理的調用都采取網絡化信息化手段來進行，這種管理模式實現了網絡信息共享，對于一般的檔案信息可以實現網絡化調用，既節約了管理成本，又提高了檔案的管理效率，最大程度的滿足了客戶的實際需要，實現了檔案資料的優化利用，使得整個檔案管理流程更加優化更加有效。

（三）電子檔案管理存在一定的安全隱患，需要專門的信息加密技術

雖然電子檔案管理具有較多的優勢，但是電子檔案管理也存在一定的安全隱患，對于公共檔案可以實現信息共享和用戶隨時調用，但是對于一些機密的檔案就需要設置一定的管理權限，確保機密檔案不發生泄密。但是由于現有的網絡系統還存在一定的安全隱患，要想保證檔案資料的完整性和保密性，就需要專門的信息加密技術予以處理。因此，安全性低是電子檔案管理的一個重要弊端，也是其必須解決的問題之一。

四、結論

通過本文的分析可知，電子檔案管理成為了一種新的檔案管理形式，對于提高檔案管理效率和降低檔案管理的成本具有重要作用。但是從傳統的管理與電子檔案管理的實際管理過程和內容來看，傳統檔案管理與電子檔案管理各有利弊，要想提高檔案管理的有效性，就應當把握傳統檔案管理與電子檔案管理的優勢，根據實際需要合理地選擇檔案管理方式，實現傳統檔案管理與電子檔案管理的融合。

參考文獻：

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